Spowolnienie gospodarki, turbulencje wzrostu gospodarczego – m.in. tak eksperci ekonomiczni oceniają warunki do prowadzenia biznesu w Polsce w 2013 r. W odpowiedzi na trudności rynkowe przedsiębiorcy redukują koszty, zwalniając część pracowników lub odcinając te kierunki działalności gospodarczej, które przynoszą straty czy generują najniższe marże. Niektórzy rezygnują też z wydatków na nowe technologie. Czynią to, zakładając, że „to jest luksus, na który w dobie kryzysu nas nie stać”. Jednak w oszczędnościach można się zagalopować i wyrządzić nimi krzywdę biznesowi.

Pozorne oszczędności

Bez starannie dobranego sprzętu i aplikacyjnego wsparcia (m.in. systemy kontroli kosztów i bezpieczeństwa dokumentów oraz systemy obiegu dokumentów oraz systemy obiegu dokumentów i monitoringu infrastruktury) trudno będzie firmie wychodzić zwycięsko z rynkowej konkurencji. Zwłaszcza że użytkowanie zaawansowanych narzędzi IT niekoniecznie musi pociągać za sobą znaczące koszty finansowe. Można dziś przecież wdrażać je i stosować bez nadmiernego obciążania budżetów, które rzeczywiście są obecnie skromniejsze niż choćby rok temu. Przykładem są profesjonalne systemy do zarządzania drukiem i obiegiem dokumentów – za ich pomocą można zredukować koszty firmy i jednocześnie poprawić jej produktywność.

– Pozornym oszczędnościom nierzadko towarzyszy zupełna beztroska w wydatkowaniu firmowych środków, np. różne badania wskazują, że ponad połowa firm w ogóle nie kontroluje kosztów druku. Tymczasem rocznie można na tym obszarze zaoszczędzić nawet kilkaset złotych w przeliczeniu na pracownika – twierdzi Michał Czeredys, prezes spółki giełdowej Arcus, która specjalizuje się w rozwiązaniach optymalizujących koszty druku i obieg dokumentów.

Mniej, ale lepiej

Bez nowoczesnych technologii firmy nie mogą się obyć, nawet w kryzysie. Przekonał się o tym niejeden przedsiębiorca, np. Apart, właściciel największej sieci salonów jubilerskich w Polsce. Każdy sklep tej firmy jest wyposażony w informatyczne narzędzia do obsługi klientów i współpracy z pozostałymi oddziałami, w tym w wielofunkcyjne urządzenia laserowe (MFP) marki Kyocera, które służą zarówno do drukowania, jak i do wykonywania kopii, faksowania oraz skanowania. Dostarczyli je i zmontowali w jeden międzyoddziałowy system teleinformatyczny eksperci spółki Arcus, która jest wyłącznym dystrybutorem rozwiązań Kyocera Document Solutions w Polsce.

– Instalacja sprzętu pochodzącego od japońskiego lidera branży przetwarzania dokumentów doprowadziła nas do redukcji liczby urządzeń i redukcji kosztów utrzymania infrastruktury teleinformatycznej, a także do lepszego zagospodarowania przestrzeni w poszczególnych salonach. Efektem są korzyści zarówno ekonomiczne, ergonomiczne, jak i wizerunkowe – przyznaje Marcin Buciora, dyrektor ds. informatyki w firmie Apart.

Poprawa obiegu dokumentów, wyższa jakość obsługi klientów i mniejsze zużycie papieru to korzyści, które jubilerski potentat osiągnął w efekcie współpracy z Arcusem.

– Skanowanie dokumentów i przesyłania ich pocztą elektroniczną przekłada się na obniżenie liczby wysyłanych faksów, co daje oszczędności telekomunikacyjne. Miłe jest też przekonanie, że dzięki ulepszonemu systemowi obiegu dokumentów jesteśmy bardziej przyjaźni środowisku – podkreśla Marcin Buciora.

Wynajem się sprawdza

Tradycyjne podejście każe firmom kupować sprzęt. Jednak obecnie można go też wydzierżawić. Od lat na dzierżawę stawia kilkunastoosobowa spółka Mericon, która specjalizuje się w audycie i outsourcingu kadrowo–płacowym. Przykład tej firmy dowodzi, że wynajem jest dobrym rozwiązaniem dla podmiotów z sektora MSP, które z reguły dysponują skromniejszym budżetem na IT.

– Dla finansów firmy lepszym rozwiązaniem jest korzystanie ze środków bieżących do opłacenia funkcji sprzętu biurowego niż dokonywanie kosztownych inwestycji – tłumaczy Adam Kubiak, dyrektor ds. administracji w Mericonie.

Za dzierżawą przemawiają zresztą nie tylko korzyści finansowe. Zdecydowanie się na tę usługę oznacza też brak konieczności angażowania pracowników w obsługę urządzeń i całej infrastruktury służącej do druku. Dlaczego? Bo to zadanie bierze na siebie dostawca – wykonuje je skuteczniej i tym samym ogranicza do minimum przestoje wynikające z awarii maszyn.

– Warto wziąć pod uwagę fakt, że piąta część zgłoszeń do wewnętrznych działów IT w firmach dotyczy eksploatacji drukarek. Firmy, które korzystają z dzierżawy i tym samym zdają się w tym zakresie na specjalistów zewnętrznych, nie tylko odciążają własnych informatyków, ale też lepiej radzą sobie z przypadkami awarii sprzętu. Konsultant nie tylko szybciej usunie usterkę, ale też doradzi jak efektywnie wykorzystać dostępne funkcje – zaznacza Michał Czeredys.

Optymalizacja sprzętowa

Ciągła i staranna analiza kosztów zarządzania dokumentami to jedna z usług, które proponują dzierżawcy sprzętu biurowego. To również jedna z głównych przyczyn, dla których BRE Bank zdecydował się na współpracę z Arcusem. Zamiana wielu różnych modeli drukarek i kopiarek, których dotychczas używano, na wielofunkcyjne maszyny Kyocery działające w ramach zintegrowanej platformy technologicznej jest do dziś powodem zadowolenia dla banku.

– Efektem współpracy z Arcusem była redukcja liczby urządzeń biurowych aż o 45 proc. Już po pierwszym kwartale korzystania z nowych urządzeń odnotowaliśmy spadek wydatków na druk aż o 25 proc. Ponadto uzyskaliśmy możliwość przypisywania na bieżąco kosztów druku poszczególnym działom i pracownikom, a precyzyjniejszego raportowania i zdalnego monitorowania urządzeń – zachwala Adam Domański, dyrektor biura administracji i zakupów w departamencie logistyki BRE Banku.

Redukcja pracy administracyjnej

Analitycy rynku IT wskazują, że co rok liczba papierowych informacji rośnie o 18 proc. do 21 proc. Fakt ten przemawia również za wprowadzaniem aplikacji do kontroli wykorzystania sprzętu drukującego. Jednocześnie coraz więcej biznesowych raportów, analiz czy umów ma postać elektroniczną. Do ich archiwizowania, katalogowania, indeksowania i współdzielenia firmy mogą używać systemu VARIO, który dostarcza DocuSoft, spółka z Grupy Arcus.

Wojewódzki Szpital Neuropsychiatryczny im. dr. Emila Cyrana w Lublińcu wdrożył system VARIO. Dzięki temu lepiej radzi sobie z ruchem dokumentów. Jednocześnie wyraźnie ograniczył nakład pracy administracyjnej szpitalnego personelu. Dlaczego? Bo VARIO umożliwia szybkie odszukiwanie i dostęp do potrzebnych aktualnie dokumentów.

– Większość zadań w tym systemie wykonywana jest automatycznie. Obsługujący go pracownicy jedynie uzupełniają dane. VARIO minimalizuje koszty związane z drukiem, zakupem papieru i magazynowaniem – podkreśla Andrzej Nycz, dyrektor DocuSoft.

Najpierw tańszy druk

Zmniejszenie liczby urządzeń i zarazem podniesienie jakości ich działania, przejście na dzierżawę infrastruktury urządzeń biurowych, redukowanie kosztów własnych w efekcie usług zewnętrznych konsultantów i redukowanie zużycia papieru kosztem rozbudowy e–archiwów – to ekonomiczne, ergonomiczne i użytkowe efekty, jakie firma może osiągnąć po nawiązaniu współpracy z wyspecjalizowanym dostawcą zewnętrznym, takim jak Arcus. Jednak to nie wszystko. To zaledwie początek zmian, które mogą zwiększyć sprawność i konkurencyjność firmy, nie tylko w zakresie produkcji dokumentów. Po wprowadzeniu rozwiązań zapewniających tani druk firma może postawić na usprawnienie komunikacji, zorganizowanie telepracy, telekonferencji czy telefonicznego centrum obsługi klientów. Arcus proponuje też systemy telematyczne, m.in. do zarządzania flotą samochodów i maszyn, również budowlanych, a także liczniki do zdalnego odczytu energii elektrycznej.

– Bez korzystania z nowoczesnych technologii firma nie może być ani rentowna, ani wystarczająco konkurencyjna. Dlatego nawet w dobie rynkowej niepewności warto przeanalizować możliwości wdrożenia innowacyjnych rozwiązań we współpracy z wyspecjalizowanym partnerem zewnętrznym – radzi Michał Czeredys.

Cezary Warda