Realizacja projektów dofinansowanych z funduszy europejskich wymaga od przedsiębiorców bardzo dużej dyscypliny. Wniosek o dotację to nie tylko narzędzie w walce o unijne pieniądze, ale przede wszystkim plan działania, którego firma będzie musiała się trzymać przez kilka lat. Kierowani chęcią spełnienia jak największej liczby kryteriów oceny wniosku o dotację przedsiębiorcy nie powinni o tym zapominać.

Jednak nawet najbardziej rzetelne podejście do przygotowania projektu nie jest w stanie uchronić beneficjenta przed wprowadzaniem w nim zmian. W ciągu kilku lat od złożenia wniosku o dofinansowanie do ostatecznego zakończenia realizacji mają prawo zdarzyć się nieprzewidziane sytuacje, ruchy cen, wahania koniunktury. Beneficjenci dotacji muszą być na nie wyjątkowo wyczuleni – wprowadzenie zmian w projekcie wymaga zachowania procedur, a co za tym idzie czasu. Obowiązuje tu jedna generalna zasada – o modyfikacjach należy informować z wyprzedzeniem instytucję udzielającą dofinansowania na dany projekt.

Przesunięcia w budżecie

Najwięcej modyfikacji wprowadzanych w projektach dotyczy budżetu. Bezproblemowe jest dokonywanie oszczędności – nie wymaga informowania instytucji wdrażającej, a tym bardziej uzyskania zgody. Należy jednak mieć na uwadze strukturę oszczędności i limity określone w dokumentacji konkursowej odnośnie do poszczególnych kategorii wydatków. Jeżeli na przykład zakup nieruchomości nie może stanowić więcej niż 10 proc. kosztów kwalifikowanych projektu, oszczędności w pozostałych pozycjach budżetowych mogą spowodować przekroczenie dopuszczalnego limitu. W takiej sytuacji powstałą nadwyżkę należy przesunąć do kosztów niekwalifikowanych, czyli zrezygnować z części dofinansowania w tym zakresie.

Często zdarza się, że zaoszczędzone środki beneficjent chce przesunąć na inne wydatki, które w trakcie realizacji projektu okazały się droższe niż zakładano.

– Nie ma tu jednolitej zasady obowiązującej we wszystkich programach, dlatego przy dokonywaniu tego typu zmian należy zapoznać się z warunkami odnoszącymi się do konkretnego typu dotacji – informuje Piotr Popa, rzecznik prasowy Ministerstwa Rozwoju Regionalnego.

Najczęściej instytucje pozostawiają swobodę tego typu przesunięć, jeżeli ich wartość nie przekracza 10 proc. wartości działań, pomiędzy którymi jest ono dokonywane. Większe roszady wymagają zgody instytucji odpowiadającej za daną dotację, a często również aneksowania umowy. Również w przypadku przesunięć pod uwagę trzeba brać wspomniane ograniczenia, co do udziału niektórych kategorii wydatków w kosztach kwalifikowanych.

Niemożliwe jest dokonanie zmiany polegającej na zwiększeniu kwoty dofinansowania. W przypadku niedoszacowania kosztów we wniosku o dotację lub nieprzewidzianego wzrostu cen planowanych zakupów konsekwencje ponosi przedsiębiorca. Jeżeli więc całkowita wartość projektu okaże się większa niż pierwotnie zakładano, udział dofinansowania spada, przy niezmienionej wartości dotacji.

Zakres rzeczowy

Istotą każdego projektu jest jego zakres rzeczowy, czyli w dużym uproszczeniu lista zakupów. Od przygotowania wniosku do rozpoczęcia realizacji przedsięwzięcia często mija kilka miesięcy. W tym czasie mogą pojawić się na rynku nowe rozwiązania, ulepszone modele urządzeń, itp. Wprowadzenie korekty zakresu rzeczowego projektu jest możliwe, ale trudne. Taka zmiana zawsze wymaga pisemnej zgody instytucji udzielającej dotacji i podpisania aneksu do umowy. Dopuszczalna jest jedynie w wyjątkowych, uzasadnionych przypadkach. W projektach polegających na zakupie sprzętu i aparatury co do zasady może mieć miejsce, jeśli zamiast wyrobów ujętych we wniosku o dofinansowanie zaproponuje się nowocześniejsze, uwzględniające postęp technologiczny. Argument, jakim jest wygenerowanie oszczędności w projekcie, nie stanowi uzasadnienia. Każdy wniosek o zmianę zakresu rzeczowego projektu podlega indywidualnemu rozpatrzeniu. Beneficjent powinien udowodnić łączne spełnienie następujących warunków:

● brak możliwości przewidzenia na etapie wniosku o dofinansowanie konieczności wykonania dodatkowych zadań w projekcie (np. zakupienia dodatkowego niezbędnego sprzętu);

● fakt, że rozszerzenie zakresu rzeczowego projektu jest konieczne do jego prawidłowej realizacji (brak zgody na rozszerzenie zakresu rzeczowego projektu co najmniej w sposób istotny ograniczy możliwość realizacji projektu przez beneficjenta).

Zmiana zakresu rzeczowego jest dopuszczalna jedynie po przeprowadzeniu testu zgodności zaproponowanych nowych warunków projektu z kryteriami wyboru wniosków do dofinansowania. Nie uzyska się pozwolenia na modyfikację, w której rezultacie projekt przestałby spełniać kryteria wyboru, według których był oceniany. Wydatki poniesione na rozszerzony zakres rzeczowy projektu nie mogą skutkować zwiększeniem dotacji, ich jedynym źródłem finansowania mogą być oszczędności wygenerowane w projekcie.

Ważne terminy

Dla realizacji dotowanego projektu istotne są terminy: rozpoczęcia, zakończenia i trwałości. Jeżeli chodzi o termin rozpoczęcia – zmiana najczęściej wynika z dłuższego niż pierwotnie zakładany czasu oczekiwania na decyzję o przyznaniu dofinansowania. Aktualizacja harmonogramu dokonywana jest przed podpisaniem umowy o dofinansowanie. To standardowa czynność nierodząca komplikacji formalnych. W przypadku niektórych dotacji, na przykład w programie Kapitał Ludzki, są dodatkowe obostrzenia – np. rozpoczęcie realizacji projektu nie może nastąpić później niż pół roku po upłynięciu terminu składania wniosków o dotację. Terminy realizacji poszczególnych zadań w projektach mogą być przesuwane w miarę dowolnie, co jest odnotowywane w harmonogramach stanowiących załącznik do wniosków o płatność. Zgody wymaga jednak przedłużenie całego okresu realizacji projektu. Brak aneksu do umowy może spowodować, że koszty poniesione po terminie zakończenia projektu zostaną uznane za niekwalifikowane.

Kolejny ważny termin to okres trwałości projektu. – Zgodnie z ogólnie obowiązującymi zasadami okres trwałości dla projektów realizowanych przez mikro, małe i średnie firmy wynosi trzy lata, a przez duże pięć lat – mówi Piotr Popa.

W tym czasie przedsiębiorca zobowiązany jest do utrzymania efektów projektu. Absolutnie nie można w tym czasie dokonywać zmian klasyfikujących się jako zasadnicza modyfikacja, tzn.:

● mających wpływ na jej charakter lub warunki jej realizacji lub powodujących uzyskanie nieuzasadnionej korzyści przez przedsiębiorstwo;

● wynikających ze zmiany charakteru własności elementu infrastruktury albo z zaprzestania działalności produkcyjnej i innych.

Znacząca modyfikacja oznacza jednoczesne spełnienie co najmniej jednego z warunków wymienionych w punkcie pierwszym i co najmniej jednego z warunków wymienionych w punkcie drugim.

W uproszczeniu oznacza to, że przedsiębiorca ma ograniczone prawo dysponowania zakupionym sprzętem czy nieruchomością w zakresie sprzedaży, sposobu, a także miejsca użytkowania. Jeżeli chodzi o ostatnią kwestię – dotowane zasoby rzeczowe nie mogą opuszczać obszaru, którego dotyczyła inwestycja. W przypadku programów krajowych – Polski, regionalnych – województwa.

W okresie trwałości trzeba zachować również wartości wskaźników określonych we wniosku, szczególnie dotyczących zatrudnienia.

Drogie błędy

Prawidłowe wprowadzanie zmian w projektach wymaga dużego zachodu. Nieprawidłowe może dużo kosztować. Najpoważniejsze konsekwencje grożą za samowolne modyfikowanie zakresu rzeczowego projektu. Zakup urządzeń, nieruchomości, oprogramowania czy jakiegokolwiek innego przedmiotu niezgodnego z opisem z wniosku o dofinansowanie bez wcześniejszego uzyskania na to zgody skutkuje utratą szansy na otrzymanie dotacji. Jeżeli firma skorzystała z zaliczki – będzie musiała ją oddać wraz z odsetkami. Zwracać należy również środki wydane w nieprawidłowy sposób, czyli na przykład w wyniku dokonania niewłaściwych przesunięć budżetowych. Korekty finansowe mogą być nakładane również w wyniku zmian wprowadzanych w okresie trwałości. Jeżeli skutkują one utratą dotrzymania głównych celów projektu, na przykład zaprzestanie produkcji z użyciem dofinansowanych urządzeń, korekta najczęściej wyliczana jest proporcjonalnie do czasu, w którym miały miejsce niepożądane zmiany.

Mniej restrykcyjnie traktowane są zmiany związane z poziomem i strukturą zatrudnienia. Jeżeli wynikały one z obiektywnych, niezależnych od beneficjenta okoliczności, a on sam podjął działania mające na celu zapobieganie im – może się obejść bez konsekwencji finansowych.

Zmiany bez konieczności aneksowania

Niektóre zmiany nie wymagają zawarcia aneksu do umowy, a jedynie pisemnego poinformowania instytucji udzielającej dotacji. Są to zmiany dotyczące:

● adresu lub reprezentacji beneficjenta;

● rachunku bankowego beneficjenta, na który przekazywane jest dofinansowanie;

● terminu realizacji poszczególnych działań i etapów projektu, o ile zmiana ta pozostaje bez wpływu na termin zakończenia realizacji projektu;

● aktualizacji harmonogramu płatności, o ile nie powoduje to zmiany wysokości zaliczki oraz zmiany okresu kwalifikowalności wydatków;

● przesunięcia pomiędzy poszczególnymi kategoriami wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem do poziomu określonego indywidualnie dla danego typu dotacji.