Z pomocą zarządzającym flotami w firmach przychodzi nowoczesna technika. Na tyle nowoczesna, że wykorzystywana m.in. na torach wyścigów Formuły 1. Chodzi o monitorowanie pojazdów z użyciem technologii GPS/GPRS. Sprawa znana od kilkunastu lat także w Polsce. Tyle, że długo wykorzystywana do prostych zadań, jak np. lokalizowanie skradzionego pojazdu. Dzisiaj zaawansowane systemy pozwalają na wiele więcej.
Narzędzie to umożliwia zarządzającemu bieżący podgląd wszystkich najważniejszych informacji dotyczących każdego samochodu we flocie. Niezależnie od tego, czy park maszyn liczy kilka czy kilka tysięcy aut. Oczywiście pozostaje wciąż możliwość „śledzenie” trasy przejazdu kierowcy. Co skutecznie eliminuje wykorzystywanie służbowych pojazdów do prywatnych celów. Jednak o wiele istotniejsza jest tutaj tzw. analiza charakterystyki eksploatacji. A zatem prędkość jazdy, obroty silnika, wszelkie informacje pojawiające się na desce rozdzielczej auta, jak np. zbyt wysoka temperatura płynu chłodzącego, niski poziom oleju. Dodatkowo, możliwość analizy historii tras danego kierowcy, aktualnego przebiegu auta, czasu pracy, itp. I wreszcie, narzędzie to, kontrolując na bieżąco zużycie paliwa, ułatwia rozliczanie tankowań.
Efekty? Z danych T-matic Systems (jednej z firm dostarczających wspomniane powyżej systemy telemetryczne dla zarządzających flotami) wynika, że chociażby w przypadku wykorzystywanych przez firmy budowlane ogromnych ciężarówek dzięki monitoringowi zużycie paliwa spada średnio aż o 30-40 proc. Podobne wyniki uzyskuje się nawet w przypadku handlowców przemierzających Polskę małymi pojazdami osobowymi. Warto to podkreślić, bowiem paliwo to często największa część kosztów utrzymania floty. Wspomniane kilkadziesiąt procent przy naprawdę dużym parku maszyn może oznaczać co miesiąc nawet setki tysięcy złotych zatrzymanych w kasie firmy.
A to dopiero początek oszczędności. Monitorowanie flot wymusza na kierowcach nie tylko oszczędzanie paliwa, ale i oszczędzanie samych pojazdów. Wcześniejsze dostrzeganie problemów technicznych pozwala zapobiegać poważniejszym awariom. Wynikające z tego mniejsze wydatki na naprawy i części zamienne także ucieszą księgowych.
Idźmy dalej. Z danych polskiej policji wynika, że w co trzecim wypadku na naszych drogach bierze udział samochód służbowy. Tymczasem kierowcy, mając świadomość monitorowanie swojego stylu jazdy (korzystając z odczytów z komputera pokładowego systemy są w stanie stworzyć „obraz” stylu jazdy kierowcy, poziomu agresji za kierownicą, itd.), siłą rzeczy poruszają się po drogach bezpieczniej. To daje wiele pozytywnych efektów. Samochód trafiający regularnie do blacharza to dodatkowe wydatki, ale i tracony czas. Żadnemu handlowcowi nie trzeba przecież tłumaczyć, że czas to pieniądz. Warto też przypomnieć, że mniej wypadków równa się tańsze polisy ubezpieczeniowe w przyszłości. Co więcej, niektóre towarzystwa ubezpieczeniowe, rozumiejąc jakie efekty niesie za sobą skuteczne monitorowanie floty, z góry proponuje firmom stosujące je niższe składki.
Plusy wykorzystania nowoczesnego monitoringu można mnożyć. Wymieńmy chociażby zmniejszenie emisji CO2. Poza tym, system natychmiast identyfikuje aktywację poduszek powietrznych. Dzięki temu operator floty natychmiast wie, że z danym autem stało się coś niepokojącego. A to, w powiązaniu ze stałą wiedzą gdzie dokładnie znajduje się aktualnie pojazd może się okazać wiedzą na wagę życia kierowcy.
Wciąż jednak w wielu firmach pozostaje otwarte pytanie, czy zarządzający flotą chce aż tak głęboko wnikać w sposób użytkowania pojazdów przez pracowników. Z jednej strony są bowiem wymierne korzyści finansowe i szybki zwrot z inwestycji w system monitoringu, z drugiej jednak często dość mocno niezadowolony pracownik, czujący że jest niemalże szpiegowany. A może po prostu kluczem do przekonania ludzi jest uświadomienie im, że tego typu cięcia kosztów w firmie na koniec dnia opłacalne są dla każdego pracownika. Bowiem owa „permanentne inwigilacja”, jak zapewne nazwałby ją bohater „Seksmisji”, to nie tylko lepsza kondycja finansowa firmy i może szansa na lepsze dochody, ale i większe bezpieczeństwo siadających za kółkiem pracowników.