Branża eventowa jest nadal w naszym kraju dość słabo monitorowana. Brakuje szczegółowych danych dotyczących liczby organizowanych przez korporacje imprez, obrotów poszczególnych firm, budżetów, osób zajmujących się tym biznesem itp.

– Eventy to nadal pewna nowość w naszym kraju – mówi Magdalena Kondas, redaktor specjalistycznego miesięcznika branży „MICE Poland”. – Jednak z naszych obserwacji wynika, że organizowanych jest coraz więcej imprez, branża jest bardzo perspektywiczna i dość dynamicznie się rozwija.

Kontakty to podstawa

– Aby założyć firmę eventową, potrzebny jest telefon, komputer, ale przede wszystkim gruby zeszyt z kontaktami – mówi Magdalena Kondas.

Dużo pracy trzeba włożyć w znalezienie kontrahenta. W każdej większej korporacji pracują osoby odpowiedzialne za organizację imprez (tzw. event managerowie). Ale robią to także poszczególne działy: marketing, human resources, brand managerowie poszczególnych produktów, a nawet osobista asystentka prezesa (organizująca osobiste święta szefa i jego rodziny).

Pierwszym krokiem jest zatem odszukanie w korporacjach odpowiednich osób, nawiązanie z nimi kontaktów i uzyskanie informacji, jakie imprezy znajdują się w ich kalendarzach.

Jak wygrać wyścig

Drugim krokiem będzie przygotowanie oferty. Trzeba włożyć w to sporo wysiłku. Przede wszystkim konieczne jest opracowanie szczegółowego scenariusza, oszacowanie kosztów. Być może konieczne będzie zatrudnienie grafika, który narysuje, jak będą wyglądać dekoracje (raczej w przypadku dużych eventów skierowanych do konsumentów – odbiorców produktów lub zewnętrznych współpracowników firmy).

Jaka jest szansa na uzyskanie zlecenia? Oczywiście firma, która nie ma doświadczenia, znajduje się na gorszej pozycji od tej, która w swoim portfolio ma liczne i skomplikowane logistycznie imprezy.

– Ale młoda agencja zawsze możne wygrać wyścig, oferując na przykład większą liczbę atrakcji za niższą cenę – mówi Kondas. – Akurat mniejsze i nowe firmy mają pod tym względem dużo większą swobodę niż duże, zmanierowane, ale mające renomę eventowe organizacje.