Zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego. W praktyce można spotkać spółki, którym z różnych przyczyn nie udaje się odbyć zwyczajnego zgromadzenia w ustawowym terminie. W takich sytuacjach zachodzi pytanie, czy można odbyć zaległe zwyczajne zgromadzenia, a jeśli tak, to kiedy?

Na pierwsze pytanie dotyczące możliwości odbycia zwyczajnego zgromadzenia po terminie ustawowym należy odpowiedzieć twierdząco. Znaczna część przedstawicieli doktryny dopuszcza możliwość odbycia zwyczajnego zgromadzenia po terminie, wskazując, że naruszenie ustawowego zapisu nakazującego odbycie zgromadzenia w terminie sześciu miesięcy od upływu roku obrotowego, ma charakter proceduralny i nie skutkuje nieważnością uchwał podejmowanych na takim zgromadzeniu.

Do rozważenia pozostaje termin odbycia zaległych zgromadzeń. Jednym z rozwiązań jest nadrobienie zaległości na najbliższym zwyczajnym zgromadzeniu, które obok zatwierdzenia ostatniego sprawozdania finansowego zajmie się także zatwierdzeniem zaległych sprawozdań finansowych, a także pozostałymi sprawami przeznaczonymi dla kompetencji zwyczajnego zgromadzenia, tj. rozpatrzeniem sprawozdań zarządu, powzięciem decyzji w sprawie podziału zysku lub pokrycia straty, udzieleniem absolutorium członkom organów spółki.

Alternatywnie spółka może też postanowić, że nie czeka do kolejnego zwyczajnego zgromadzenia i rozpocząć odrabianie zaległości poprzez zwoływanie zaległych zgromadzeń. W doktrynie i orzecznictwie przeważa pogląd, że zwyczajne zgromadzenie może odbyć się tylko raz w roku, oraz, że spraw objętych obradami zwyczajnego zgromadzenia nie można przesuwać do porządku obrad nadzwyczajnego zgromadzenia. W sytuacji jednak, gdy kilka zaległych sprawozdań czeka na zatwierdzenie, można bronić stanowiska o dopuszczalności zwołania przez spółkę kilku zwyczajnych zgromadzeń w ciągu jednego roku obrotowego. Porządek obrad każdego ze zgromadzeń będzie dotyczył zatwierdzenia spraw związanych z innym zaległym sprawozdaniem finansowym. Zgromadzenia takie będzie można uznać za zwyczajne, gdyż ich materia nie była wcześniej w terminie ustawowym przedmiotem obrad żadnego zgromadzenia.

Sposób odrabiania zaległości przez spółkę warto uzgodnić z audytorem spółki, który ze względu na konieczność zbadania zaległych sprawozdań finansowych i sporządzenia raportów z ich badania może preferować sukcesywne zatwierdzanie sprawozdań finansowych na kolejno zwoływanych zwyczajnych zgromadzeniach.