Kodeks spółek handlowych daje każdemu wspólnikowi spółki z ograniczoną odpowiedzialnością prawo do jej indywidualnej kontroli. Wspólnik ma prawo przeglądać księgi oraz inne dokumenty spółki, żądać wyjaśnień od zarządu, sporządzać bilanse na własny użytek. Kodeks nie precyzuje, o jakie księgi i dokumenty chodzi. Należy więc uznać, że zakresem kontroli objęte są wszystkie dokumenty spółki. Wyłączony może być jedynie dostęp do takich informacji, które nie mogą być ujawnione ze względu na treść szczegółowych przepisów, np. ustawy o ochronie danych osobowych. Wyjaśnienia zarządu nie powinny natomiast wychodzić poza zakres spraw spółki.

Prawo dostępu do informacji jest prawem osobistym i nie może być, co do zasady, przekazane osobie trzeciej. Wspólnik może jednak wskazać osobę, która będzie mu towarzyszyć w trakcie wykonywania uprawnień kontrolnych w charakterze eksperta lub doradcy. Wspólnikowi należy umożliwić dostęp do dokumentów spółki w godzinach jej urzędowania. Przeglądanie dokumentów powinno być wykonywane w lokalu spółki. Z reguły jest to lokal siedziby spółki lub jej oddziału. Niedopuszczalne jest ustanawianie przez spółkę barier czasowych lub finansowych ograniczających możliwość korzystania z prawa do jej kontroli.

Ponieważ nie ma podstaw, aby zarząd udzielał wspólnikowi wyjaśnień tylko w formie ustnej, wspólnik może żądać wyjaśnień od zarządu i domagać się przekazania ich w formie pisemnej.

Prawo do indywidualnej kontroli spółki przez wspólnika może być wyłączone bądź ograniczone z mocy umowy spółki tylko wówczas, gdy w spółce ustanowiona jest rada nadzorcza lub komisja rewizyjna.

Kodeks spółek handlowych dopuszcza możliwość odmowy wspólnikowi dostępu do informacji o spółce w sytuacji, gdy istnieje uzasadniona obawa, że wykorzysta on udostępnione mu informacje o spółce w celach sprzecznych z interesem spółki i wyrządzi spółce poważną szkodę. Przesłanki te muszą być spełnione łącznie i musi istnieć między nimi związek przyczynowy.

Stanisław Rachelski, radca prawny, wspólnik zarządzający, Kancelaria Prawnicza Rachelski i Wspólnicy