Wirtualne biuro to działalność, którą może założyć nawet zupełnie niedoświadczony młody przedsiębiorca. Pomysł wymaga minimalnych nakładów oraz kosztów. Na początek wystarczy własne mieszkanie oraz standardowy sprzęt biurowy: komputer, drukarka i telefon z faksem. Można też rozpocząć działalność z tzw. wyższej półki, wynajmując biuro w atrakcyjnym komunikacyjnie i biznesowo miejscu, ale to już sporo kosztuje.

Przykładowo w Warszawie, gdzie klientów wirtualnego biura najłatwiej pozyskać, inwestycja w lokal o powierzchni np. 50 mkw. to przy Nowym Świecie wydatek 53 tys. zł rocznie. Biurowce klasy A to koszt 22 euro za każdy metr kwadratowy.

Inwestycja w lokal to zdaniem ekspertów dobrze spożytkowane pieniądze. Od położenia biura zależy bowiem, kto w przyszłości będzie jego klientem. Osoby, które myślą o poważnym biznesie i obsłudze dużych firm, powinny raczej unikać zakładania firmy pod domowym adresem lub w mieszkaniach prywatnych i skupiać się na dużych centrach biznesowych i finansowych.

Do zadań wirtualnego biura należy m.in. przyjmowanie wszelkiej korespondencji oraz połączeń przychodzących i niezwłoczne informowanie o tym fakcie klientów, umawianie oraz organizowanie im spotkań biznesowych.

Niektóre biura oferują też pomoc przy rejestracji i obsłudze prawnej oraz księgowej klientów, wparcie informatyczne oraz tłumaczenia.

Nie wszystkie usługi muszą być świadczone przez jednego przedsiębiorcę. Sekretariat Kancelarii Doradcy Podatkowego Natalii Gorczycy ze Szczecina dysponuje np. dobrze wyposażonym w sprzęt biurowy lokalem wraz z salą konferencyjną (wynajmuje ją na godziny), natomiast usługi prawne klientom biura świadczy zaprzyjaźniona kancelaria prawnicza.

Od niedawna wirtualne biura pełnią także rolę realnych przedstawicieli swoich klientów, jeśli ci wcześniej prawnie przenieśli na biuro pełnomocnictwo do reprezentowania swojej firmy.

Pierwsze wirtualne biura powstały w Polsce dziesięć lat temu, jednak prawdziwy rozkwit tej branży nastąpił dopiero trzy, cztery lata temu. Mimo dużej konkurencji zleceń starczy też dla nowych firm.

– W prowadzeniu wirtualnego biura bardzo przydaje się znajomość rynku, sieć osobistych kontaktów oraz podstawowa wiedza prawna z zakresu zakładania i prowadzenia różnych form działalności – mówi Rafał Kucharski z firmy Tele System z Warszawy.

Klientami ich trzyosobowego wirtualnego biura są m.in. spółki handlowe, jak i fundacje oraz stowarzyszenia. Włożone w Tele System pieniądze zwróciły się już po roku.

Od trzech lat firma Rafała Kucharskiego przynosi zyski.

Kluczem do sukcesu była m.in. skuteczna reklama.

Zlecenie zaprojektowania strony firmowej to jednorazowy koszt ok. 1,6–2,5 tys. zł. Warto wydać te środki – zwrócą się.

Kryzys gospodarczy wywołał bowiem prawdziwy boom na usługi wirtualnych biur.

Firmy, nawet te międzynarodowe, tną koszty swojej działalności, zamykają biura oraz przedstawicielstwa i przenoszą się do internetu. Obroty biur wirtualnych w ciągu kilku miesięcy podskoczyły kilkakrotnie.

Jedna z małych firm z tej branży chwali się obrotami na poziomie 400 tys. zł rocznie. Samozatrudniony, który dopiero zaczyna działalność w Warszawie, szacuje swój miesięczny dochód na poziomie 10–15 tys. zł i zapowiada, że będzie jeszcze lepiej.

Wirtualne biura wyczekują m.in na zagranicznych inwestorów, którzy pojawią się w Polsce w związku ze zbliżającym się mistrzostwami Euro 2012. Inwestorom tym nie będzie opłacało się wyszukiwać drogich biur i ich utrzymywać, bo zostaną u nas krótko. Na ich wizytówkach biznesowych pojawią się prawdopodobnie wirtualne adresy biur w Polsce.