Cyfrowy list polecony? e-Doręczenia zmienią rynek przesyłek

Już niedługo pierwsza grupa firm będzie musiała założyć skrzynkę do elektronicznych listów poleconych. Założeniem jest, by z czasem e-Doręczenia stały się podstawą w komunikacji między firmami a urzędami. Z usługi będą też mogły korzystać osoby fizyczne, jednak w tym przypadku nie będzie to obligatoryjne. Usługę taką uruchomiła właśnie firma Asseco. O nowym narzędziu rozmawiamy z Pawłem Wojtaszykiem, kierownikiem produktu w Asseco.

Od 7 marca tego roku. Każdy może założyć sobie skrzynkę do doręczeń, odbierać i wysyłać listy polecone. Nasza oferta jest kierowana zarówno do firm z Krajowego Rejestru Sądowego i z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, jak i do osób fizycznych. Wszystko to pozostaje w zgodzie z zapisami ustawy o e-doręczeniach.

Jeśli mówimy o osobie fizycznej, konieczne jest ukończenie 18 lat. Będziemy potrzebować jej numeru PESEL, bo wcześniej weryfikujemy tożsamość takiej osoby. Jeśli z kolei jest to firma, musimy mieć pewność, że osoba, która zgłasza chęć założenia skrzynki, jest faktycznie reprezentantem danego podmiotu i – poza potwierdzeniem jej tożsamości – weryfikujemy, czy może reprezentować daną firmę. Użytkownicy skrzynki do doręczeń muszą być zidentyfikowani, to kwestia bezpieczeństwa korespondencji. Musimy mieć pewność, kto jest nadawcą i kto odbiorcą listu poleconego.

Oczywiście, bezpieczeństwo to podstawa. Nasz produkt jest dopracowany pod tym względem, co zostało potwierdzone przez akredytowaną jednostkę audytorską. Identyfikacja nadawcy i odbiorcy to pierwszy z kroków, ale są też przecież inne zabezpieczenia, jak szyfrowanie całości korespondencji. W procesie stosujemy znacznik czasu czy pieczęć kwalifikowaną, co dodatkowo zabezpiecza całość przesyłki. I zapewniam, że nie ma możliwości, by ktokolwiek mógł coś zamienić, podmienić załącznik czy treść wiadomości.

Skrzynka ma właściwości związane z generowaniem dowodów elektronicznych. To są informacje o każdej wykonanej czynności. Można pobrać dowód nadania, dowód odebrania, preawizacji itd. Jesteśmy w stanie potwierdzić wykonanie danej czynności. Można taki dowód pobrać w postaci dokumentu elektronicznego. Gdy nadajemy przesyłki w formie papierowej, możemy skorzystać z różnych opcji – wysyłki z potwierdzeniem, bez potwierdzenia itd. W e-Doręczeniach również oferujemy takie możliwości. Można wysłać e-przesyłkę z potwierdzeniem, bez potwierdzenia albo z potwierdzeniem podpisanym podpisem elektronicznym. Można też ją odrzucić, jak w przypadku fizycznych listów.

Tak, tyle że jest o wiele tańsze i dużo szybsze. Działamy z poziomu komputera, smartfona czy tabletu, bez wychodzenia do placówki pocztowej, stania w kolejkach, kupowania znaczków i kopert, wypełniania druków itd. lub czekania na kuriera. Możemy wysyłać pisma o dowolnej porze, również wcześnie rano czy późno w nocy. Nic nas nie ogranicza. Wystarczy zawnioskować o założenie skrzynki na panel.certum.pl. Po założeniu skrzynki możemy już z niej korzystać, logując się na edoreczenia.certum.pl.

To narzędzie bardzo intuicyjne, przypomina skrzynkę e-mailową . Taki był cel, by stworzyć coś, co w obsłudze zbliżone jest do e-maila, do czego użytkownicy są przyzwyczajeni. Gdy złożymy już wniosek o usługę, logujemy się przez przeglądarkę na stronę internetową. Widok jest podobny jak w przypadku skrzynki e-mailowej. I tak mamy np. opcję „nadaj przesyłkę”, tyle że zamiast adresu e-mail wymagany jest adres do doręczeń elektronicznych, który ma postać ciągu kilkunastu znaków. Możemy zapisać w książce kontaktowej zdefiniowane wcześniej adresy, możemy też wyszukiwać np. firmy po numerze KRS. Takiej wiadomości trzeba nadać tytuł, wpisać treść i można już nadać przesyłkę. e-Doręczenia można także zintegrować z dowolnym systemem zarządzania dokumentami elektronicznymi. Wówczas system użytkownika łączy się przez API z infrastrukturą e-Doręczeń – jest to rozwiązanie dla największych firm.

Nasz model biznesowy zakłada, że można taką skrzynkę założyć bezpłatnie na rok, by komunikować się z administracją publiczną, a także odbierać przesyłki od firm lub osób fizycznych. Po upływie roku taką usługę się przedłuża. Co istotne, komunikacja z administracją publiczną nie wiąże się z żadnymi kosztami. Płatne jest jedynie nadawanie przesyłek komercyjnych, czyli do firm i osób fizycznych. Mamy też skrzynki płatne, które różnią się funkcjonalnościami od tych darmowych. Mają większą pojemność, możliwość dodania większej liczby użytkowników, dochodzą tu powiadomienia SMS-owe o wpłynięciu przesyłki. Taką skrzynkę można założyć, wedle życzenia, na rok, dwa lub trzy lata. W ramach rocznej opłaty mamy wliczoną w cenę konkretną liczbę przesyłek. Jeśli np. kupimy skrzynkę za 149 zł rocznie, będziemy mieli możliwość wysyłki w ramach tego pakietu 100 przesyłek do firm i osób fizycznych. Jeśli limit zostanie wyczerpany, można doładować konto lub przejść na wyższy abonament, gdzie pojawi się więcej przesyłek. Przy czym również tu za przesyłki do administracji publicznej nie są pobierane środki.

Tak, jednak w przypadku wysyłek elektronicznych jest inaczej. Przyjęliśmy model, że wysyłki do administracji publicznej są darmowe.

W dużej mierze tak. Dla firm posiadanie takiej skrzynki będzie obowiązkowe. Podmioty z KRS muszą ją założyć do końca tego roku, z kolei firmy z CEIDG mają na to czas do października 2026 r. Jeśli chodzi o osoby fizyczne – ta grupa może, ale nie musi korzystać z tego narzędzia. Założenie jest takie, że e-Doręczenia staną się podstawą w komunikacji między firmami a urzędami. Wynika to z tego, że obecnie działający ePUAP będzie wygaszany, ostatecznie zostanie wyłączony w 2029 r. Komunikacja z ePUAP-u przejdzie na e-Doręczenia.

Zdecydowanie tak. To nie tylko kwestia założenia skrzynki i uzyskania adresu do doręczeń. To nie jest kolejne narzędzie, o którym firma będzie mogła z czasem zapomnieć, czy stwierdzić, że tego nie potrzebuje. Skrzynka ma służyć jako podstawa komunikacji z urzędami. Urzędy nie będą z założenia nadawały papierowych listów poleconych np. z informacjami o podatku od nieruchomości czy wystawionych mandatach itd. Jeśli firma nie obsłuży tej korespondencji, poniesie tego konsekwencje.

Nie, obowiązkowe są powiadomienia e-mailowe o otrzymaniu listu poleconego na skrzynkę. Każdorazowo mamy więc sygnał, że coś pojawiło się na naszym koncie.

Jak najbardziej. Taki sam zarówno jak ją odbierzemy, jak i wtedy, gdy jej nie przyjmiemy.

Tak, adres się nigdy nie zmieni. Jeśli z czasem będziemy chcieli zmienić dostawcę usługi, możemy to zrobić, ale nasz adres pozostanie ten sam.

Konkurencja na razie nie jest duża. Asseco jest dostawcą usług zaufania od bardzo dawna. Od ponad 25 lat dostarczamy kwalifikowane podpisy elektroniczne i kwalifikowane pieczęcie elektroniczne. Teraz weszliśmy na rynek z kolejną usługą, jaką są e-Doręczenia, o których więcej informacji można znaleźć na naszej stronie certum.pl/e-doreczenia. Dla nas udostępnienie tej usługi to był naturalny ruch.

partner