IFS Connect 2023: bezcenna wartość systemów IT

Spotkanie przedstawicieli biznesu z Polski oraz Europy Środkowo-Wschodniej odbyło się 30 i 31 maja w Krakowie. Była to również okazja do uczczenia czterdziestolecia istnienia IFS na globalnym rynku.

O zasięgu IFS, firmy, która jest globalnie obecna w 80 krajach, a w Europie Środkowo-Wschodniej obsługuje klientów w 32 językach, mówił, witając ponad 400 zgromadzonych gości Marek Głazowski, dyrektor zarządzający IFS w Polsce i w Europie Wschodniej.

– Kiedy staję przed wami jestem ogromnie dumny i zaszczycony, że możemy współpracować, bo to wy towarzyszycie nam w tej podróży po nowoczesność, po rozwój i po wspólne lepsze wyniki, które osiągamy w biznesie – powiedział. W przemówieniu wprowadzającym do konferencji IFS Connect Marek Głazowski poruszył także temat tego, jak obecne otoczenie gospodarcze i geopolityczne wpływa na biznes. Podkreślił, jak ważna jest współpraca, która może pomóc w optymalizacji biznesu.

– Wyzwania, które mamy, mogą się przekonwertować w możliwości. Mądrze inwestując podczas spowolnienia gospodarczego, mamy szansę przy wyjściu z kryzysu być jeszcze silniejszymi – powiedział.

Siła Polski i regionu

Simon Niesler, IFS Chief Revenue Officer, ocenia, że potencjał rozwoju biznesu w naszej części Europy jest ogromny.

– Od dwóch i pół roku notujemy ciągły wzrost w regionie. W związku z tym zwiększyliśmy tu zatrudnienie o ponad 100 proc. w ciągu ostatniego roku. To dowód naszego przekonania o potencjale. Dynamiczny wzrost notujemy szczególnie w dwóch z naszych głównych branż. Istotne znaczenie w Polsce i Europie Wschodniej ma dla nas oczywiście branża produkcyjna. Widzimy też mocne perspektywy dla branży telekomunikacyjnej oraz E&R, czyli energetyki i zasobów naturalnych. Upatrujemy w tym sporych możliwości i będziemy nadal dokonywać znaczących inwestycji w celu ich pełnego wykorzystania – deklaruje.

Simon Niesler dodaje, że sam często rozmawia z przedstawicielami kierownictw firm klientów, którzy obecnie najczęściej wskazują trzy istotne interesujące ich obszary.

– Po pierwsze, chodzi im o szybkie zwiększenie wartości. Firmy szukają partnerów, którzy sprawnie wdrażają rozwiązania, pozwalające jak najszybciej osiągnąć wartość za sprawą inwestycji. A my wyjątkowo sprawnie dostarczamy rozwiązania. Po drugie, klienci oczekują rozwiązań, które są zwinne i umożliwią im sprawne oraz skuteczne osiągnięcie celów. Nasze podejście dedykowane konkretnym branżom z całą pewnością spełnia ich oczekiwania. I wreszcie po trzecie, naszym klientom zależy na tym, by wypracowywać konkretne wyniki. Oczekują realizacji wartości w całym cyklu życia danego rozwiązania. Nasze podejście oraz wiedza o tym, jakich efektów klienci oczekują są gwarancją, że potrafimy realizować te cele. Staram się, aby trzy wspomniane aspekty stanowiły podstawę oferowanych rozwiązań i obsługi naszych klientów nie tylko w tym regionie, lecz także na całym świecie, aby zapewnić wartościowe rozwiązania dostosowane do konkretnych potrzeb, gotowe do wdrożenia, gwarantujące oczekiwane wyniki. To podejście przyświeca całej naszej działalności – mówi Simon Niesler.

Podczas konferencji w Krakowie we wszystkich panelach, rozmowach i prezentacjach akcentowano, że najważniejsze jest słuchanie klienta, aby móc dostarczyć mu rozwiązania wspierające go w prowadzeniu firmy. Programy, aplikacje, rozwiązania IT mają wspierać biznes.

– Bardzo ważna jest dla nas branża produkcyjna, mamy tu bogate doświadczenia. Coraz ważniejszym partnerem są dla nas firmy, których działalność mocno opiera się na środkach trwałych, takie jak spółki telekomunikacyjne, z branży energetyki i zasobów naturalnych. Atrakcyjna jest dla nich nasza unikatowa oferta oparta na zintegrowanej platformie łączącej planowanie zasobów przedsiębiorstwa (ERP) i zarządzanie usługami w ramach jednej platformy – mówi Simon Niesler.

W tym duchu wypowiadała się także Elni Kullmer, Regional President for North and Central Europe.

– Jesteśmy organizacją zorientowaną na klienta. Dzięki temu udaje nam się sprostać wyzwaniom w naszej współpracy. W tym roku firma obchodzi swoje 40-lecie. W naszym regionie wielu klientów pracuje z nami od kilkunastu lat, to również pokazuje, jak ważna jest dla nas współpraca – wskazała.

Elni Kullmer zwróciła także uwagę na trudności, jakie zawsze występują przy wprowadzaniu dużych projektów, mających zmodernizować biznes. Mówiła, że każdy, kto przez nie przechodził, wie, ile energii wymaga ich wprowadzenie. Jednak, jak dodała, w IFS dzięki zorientowaniu na klienta, słuchaniu, jaki jest oczekiwany efekt wdrożenia, buduje się wspólnie plan sukcesu. Jest on następnie realizowany tak, aby klient wyniósł największą wartość ze swojej inwestycji.

Rynek się zmienia

Nowatorskim podejściem do zadań działu IT w firmie podzielił się Wojciech Sipak, CIO spółki Ampol-Merol, zajmującej się kompleksowym zaopatrzeniem rolnictwa.

– Myślę, że to nie jest częsty model, natomiast w naszym przypadku coraz więcej jest takich kreacji, procesów czy kreacji produktów czy usług, z którymi wychodzi IT. Jest to nowość, ale coraz więcej firm będzie orientowała się na rozwiązanie informatyczne ze względu na to, że to jest najprostszy i najbardziej efektywny sposób dostarczenia usługi do klienta. Zawsze podstawą w firmach, które wychodzą od produkcji czy dystrybucji, są systemy ERP. Mając taką podstawę jak IFS Cloud, możemy bardzo szybko dostarczać usługi. IT jest w stanie kreować dodatkowe korzyści i dla klienta, i dla biznesu – powiedział Wojciech Sipak.

Podejście prezentowane przez Wojciecha Sipaka dodatkowo wzbudza zainteresowanie, ponieważ firma Ampol-Merol jest liderem w branży agro w dostarczaniu do klientów produktów, takich jak środki ochrony roślin, nawozy, nasiona, czyli tych służących do produkcji rolnej. Do tej pory firmy działające w branży nie były kojarzone bezpośrednio z IT.

Podczas IFS Connect widać było, jak bardzo mocno zmienia się rynek. Firmy agro, które do tej pory głównie sprzedawały produkty, teraz zaczynają świadczyć usługi doradztwa. Polegają one na dostarczaniu danych o polach klienta oraz zakupów w takiej dokładnie ilości, jakiej on potrzebuje. Aby móc przekazać klientowi wiedzę, potrzebne są systemy informatyczne agregujące dane, przetwarzające oraz udostępniające je w odpowiednim czasie.

– Systemy muszą być ze sobą zintegrowane. Najważniejsza jest platforma, która jest pośrodku, czyli w naszym przypadku IFS Cloud. Jesteśmy na ostatnim etapie jej wdrożenia. Integruje ona wszystkie źródła danych, pozwalając nam za pomocą szyn danych czy poszczególnych elementów związanych z api pobierać dane chociażby obrazów satelitarnych dostępnych praktycznie w trybie online. Na tej podstawie przetwarzamy takie obrazy, analizując stopień zazielenienia i dostarczamy klientowi informacje, czego tak naprawdę potrzebuje i w jakiej skali. Często przekazujemy je szybciej, niż tego potrzebuje – dodał Wojciech Sipak.

Ludzie grają kluczową rolę

Każde wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego wiąże się z wyzwaniami. W większości takich działań dzieje się to na żywym organizmie. Nie można przerwać produkcji, zamknąć magazynu czy zaprzestać sprzedaży. Aby jak najlepiej przeprowadzić ten proces, ważne jest zadbanie o pracowników. Szczególnie ma to znaczenie w przedsiębiorstwach, gdzie wiele osób ma długi staż pracy i co za tym idzie wieloletnie przyzwyczajenia. A przy wdrożeniu nowych technologii – duże obawy przed zmianami.

– Na pewno wyzwania czekają młodych menadżerów. To przede wszystkim oni są motywatorem do tego, żeby starać się iść inaczej i robić coś innego. Przyzwyczajenia są naszym drugim życiem i to widać szczególnie w tego typu zakładach. Ale można tym zarządzić. Zdecydowanie poprzez rozmowy, a nie naciskanie i wymuszanie zmian. Najlepiej jest tłumaczyć, dlaczego to robimy. Wskazywanie na młodych ludzi, którzy zostaną i będą tworzyć swoje środowisko pracy – podczas kiedy dzisiejsze kadry będą odpoczywać na emeryturze. Zmiany są dobre – pomagają tworzyć przyjazne środowisko, które spełnia ich wymagania. Gdzie oni mogą się spełniać jako pracownicy. To są istotne rzeczy, o których nie możemy zapominać, wymiana pokoleniowa jest rzeczą normalną. Pogodzenie się z tym, że następuje nowe, przychodzą młodzi, firma musi funkcjonować na nowych warunkach – opowiadała Magdalena Jagiełło, CEO Zakładów Metalowych „Postęp".

Po to wdraża się rozwiązania IT, aby przyspieszyć pracę, odciążyć pracowników od zbędnych, nieefektywnych zadań. Oczywiście skutkuje to zmianami w obowiązkach, często zmienia profil stanowisk pracy.

– Chcieliśmy mieć zintegrowany system we wszystkich obszarach. Taki, gdzie rozpoczynamy sprzedaż i kończymy ją wystawieniem faktury, ewentualnie korekty lub innego dokumentu, który jest oczekiwany podczas dostawy przez klienta. Zdecydowaliśmy się na IFS, bo firma posiada duże doświadczenie w branży automotive, a system możemy uszyć na miarę naszych potrzeb. To było podstawowym czynnikiem, który wpłynął na naszą decyzję. Ten system agreguje w jednym miejscu całą naszą wiedzę, kompetencje i wszystkie procesy – dodawała Magdalena Jagiełło.

Technologia w każdej firmie

Swoimi doświadczeniami z wdrożenia systemu ERP do międzynarodowej firmy dzielił się Andrzej Miszczuk, dyrektor IT w spółce KAN. Firma jest obecna na wielu rynkach europejskich, a obecnie poszerza swoją działalność m.in. o rynek chiński. W Polsce jest jednym z głównych producentów, jeśli chodzi o rury do ogrzewania podłogowego, do instalacji wodnych z tworzyw. W ofercie są też rury stalowe i nierdzewne do instalacji przeciwpożarowych. Są one m.in. zainstalowane na Stadionie Narodowym w Warszawie.

– Tak naprawdę każda firma po trosze jest firmą technologiczną i szczerze mówiąc, im więcej tej technologii jest w działaniu firmy, tym bardziej jest konkurencyjna na rynku – powiedział Andrzej Miszczuk.

Żeby móc otwierać się na nowe rynki, na nowe kraje, system, na którym firmy pracują, musi być skalowalny i łatwo łączyć różne aplikacje. Funkcje systemu muszą ułatwiać menadżerom zarządzanie produkcją, łańcuchem dostaw czy finansami.

– To było jedno z podstawowych kryteriów, które braliśmy pod uwagę przy wyborze systemu ERP. Od 2006 r. mieliśmy system ERP, spełnił swoje zadanie, ale już nie przystaje do obecnych czasów. IFS zapewnił nam właśnie to, na czym nam zależało. Planowanie łańcucha dostaw na poziomie całej grupy, bo to było wyzwanie, z którym się mierzyliśmy – kontynuował Andrzej Miszczuk.

Zamiana systemu ERP w firmie działającej na wielu rynkach to ogromne wyzwanie. Trzeba odpowiednio się do tego przygotować zarówno pod względem zasobów finansowych, jak i ludzkich. Należy zapewnić personel, który weźmie odpowiedzialność za przeprowadzenie całego procesu.

– Kończymy prototyp. Po akceptacji prototypu przejdziemy do wdrożenia produkcyjnego. Planowane zakończenie wdrożenia to jest 1 stycznia przyszłego roku. To jest taka praca na żywym organizmie, pacjent musi przeżyć. Są różne metody, żeby sobie poradzić. Motywowanie pracowników, zwiększenie zatrudnienia w obszarach newralgicznych. Tak się stało na przykład w dziale IT. Obsługę obecnego systemu przekazaliśmy do firmy zewnętrznej, a dział IT skupił się na wdrożeniu systemu – powiedział Andrzej Miszczuk.

Odwołał się on też do słów, które często padały z ust prelegentów IFS Connect, że IT musi być blisko biznesu. Musi współdziałać, żeby wyczuć trendy i potrzeby, a następnie zaimplementować je w systemie informatycznym. Dlatego firmy decydują się na powołanie obszarowych specjalistów IT, którzy przy wdrożeniu zajmują się ścisłą współpracą z biznesem.

Wartość integracji

Agnieszka Sanocka-Zajdel, członek zarządu spółki SPLAST, zwróciła uwagę na dużą wartość, jaką dla firmy ma jeden zintegrowany system łączący wszystkie działy i procesy. Działa od zapytania ofertowego, zaprojektowania produktu dla klienta, poprzez etap wykonania narzędzia, produkcji, sprzedaży, kontroli jakości, utrzymania ruchu, zarządzania parkiem maszynowym, całą infrastrukturą i oczywiście finansami, kadrami i magazynami.

To było głównym powodem, dla którego SPLAST zdecydował się na rozwiązania przygotowane przez IFS. Wcześniej firma była wykorzystywała różne systemy informatyczne, które trzeba było integrować, aby mogły wymieniać się między sobą informacjami. IFS dał możliwość wykorzystania i zarządzania informacją prawie w każdym obszarze działalności i to w jednym systemie.

– IFS jako transakcyjny system pozwala wyciągnąć nam wszystkie parametry od danych finansowych poprzez dane kontrolingowe i produkcyjne. Potem te informacje możemy przetwarzać i wizualizować w zależności od tego, jakie są potrzeby poszczególnych działów czy departamentów – powiedziała Agnieszka Sanocka-Zajdel.

Priorytetowe bezpieczeństwo

Bezpieczeństwo było kolejnym ważnym tematem, jaki pojawił się w dyskusjach podczas IFS Connect. Już nie tylko państwa czy konkretne sektory jak bankowość albo firmy przechowujące dane są narażone na działanie internetowych przestępców. Coraz częściej pojawiają się informacje o atakach na przedsiębiorstwa produkcyjne czy handlowe. Zablokowanie, sparaliżowanie ich działalności powoduje bardzo wysokie straty finansowe. Podczas swojego wystąpienia o procederze wymuszania okupu oraz jak się przed tym zabezpieczyć opowiadał Mariusz Sobociński, CIO Nowego Stylu z branży meblarskiej.

– Na bezpieczeństwo operacji wprost wpływa wszelka automatyzacja. Każda firma ma jakąś mniej lub bardziej rozbudowaną albo za chwilę będzie ją miała. Jak sobie wyobrazimy blokadę działania organizacji, takiej jak na przykład moja firma, to oznacza w skrócie mniej więcej pięć dni przestoju. Łatwo sobie wyobrazić, co to oznacza dla wszystkich kontraktów oraz ludzi, którzy pracują w firmie. Koszt samego postoju jest znaczny, a potem odtworzenie tego, co straciliśmy, to są naprawdę ogromne pieniądze. I jeszcze środki, które przepadają – ostrzegał Mariusz Sobociński.

Aby zminimalizować możliwość włamań do systemów informatycznych, firmy powinny być nowoczesne, oparte na jednej centralnej platformie i w pełni kompatybilne, a przede wszystkim dające się łatwo monitorować. Ku takim rozwiązaniom skierował się Nowy Styl.

– Używamy produkt IFS ERP. Obecnie rozpoczęliśmy wdrożenie nowego – IFS assyst. To są troszkę inne światy. Jeden świat, ERP, służy do zarządzania procesami ogólnie w całej organizacji. IFS assyst działa w obszarze procesów głównych IT. Dzisiaj trend jest taki, że te procesy ze świata IT bardzo szybko przechodzą do świata biznesu. Każdy potrzebuje pewnego standardu, szybkości działania. Oczywiście zarządzania ryzykiem, compliance i informacji zarządczej, żeby właściwie podejmować decyzje. To wszystko dziś dostarcza nam IFS, jest centralnym punktem naszej całej infrastruktury – dodawał Mariusz Sobociński.

Zauważył on też, że dziś żadna firma osiągająca pewną skalę nie ma szans na sensowne, ekonomiczne zarządzanie biznesem bez systemu IT. Stwierdził, że są małe firmy wyspecjalizowane w swoich branżach, np. niewielkie stolarnie. Wykonują ekskluzywne meble dla klienta indywidualnego i z tego żyją. Natomiast nie są to firmy z zakładem z linią produkcyjną, która się amortyzuje. W takim zakładzie wszystko musi byś dokładnie zorganizowane, ludzie muszą dostarczać materiały, odpowiednio serwisować maszyny. Produkcja jest bardzo szybka, bez informatyzacji tego procesu nie można tego zrobić, a jeśli nawet – to przy ogromnym nakładzie pracy ludzkiej obarczonej dużą liczbą błędów. A to generuje niepotrzebne koszty i utratę konkurencyjnej pozycji.

Podczas IFS Connect można było przekonać się, że dziś w biznesie nie ma już branży, która może obejść się bez IT. Produkcja, handel, usługi, każda z tych działalności, jeśli chce zapewnić najwyższą jakość dla swoich klientów, a dodatkowo rozwiać swoje portfolio i zdobywać nowe rynki powinna korzystać z rozwiązań informatycznych. Pomagają one zarządzać codziennymi procesami, a na podstawie analizy pozyskanych z nich danych można przewidywać zagrożenia lub wprowadzać nowe produkty. SGL

Materiał powstał przy współpracy IFS Industrial and Financial Systems Poland Sp. z o.o.