Jak obniżyć koszty w firmie?

Jednym z najbardziej efektywnych sposobów na redukcję kosztów w przedsiębiorstwie jest automatyzacja działań przy pomocy narzędzia typu Workflow, dostępnego w systemie ERP enova365. Zwyczajowo każdy obszar w firmie ma swoje systemy workflow, niezależne od siebie, które automatyzują procesy biznesowe, np. dział księgowości korzysta z elektronicznego obiegu dokumentów, a dział handlowy z osobnego rozwiązania, które automatyzuje realizację zamówień. ERP enova365 podchodzi do automatyzacji całościowo: w przeciwieństwie do innych systemów ERP, Workflow jest zintegrowany z jądrem systemu, dzięki czemu obejmuje on wszystkie obszary, ma nieograniczone możliwości rozbudowy, a użytkownik może dostosować zachowanie procesów do swoich potrzeb.

W enova365 moduł Workflow usprawnia przepływ informacji i zadań między pracownikami. Pozwala, między innymi, na:

  • zdefiniowanie procesów związanych z obiegiem dokumentów w firmie,
  • zautomatyzowanie części działań na podstawie wewnętrznych procedur,
  • przypominanie pracownikom o kolejnych krokach, jakie powinni podjąć w ramach danego zadania,
  • angażowanie osób decyzyjnych na tych etapach procesów, na których jest to wymagane wewnętrznymi przepisami firmy.

Wdrożenie workflow pozwala uporządkować wybrane procesy. Jednym z nich może być rejestracja faktur kosztowych.

Szybkość rejestracji i akceptacji faktur usprawnia zarządzanie przepływami pieniężnymi w firmie” – mówi Piotr Puzyn, architekt rozwiązań ERP w DPS System, który wdraża Workflow enova365 w przedsiębiorstwach.

„Tymczasem w wielu firmach, które nie wdrożyły workflow, proces rejestracji faktur kosztowych jest nieefektywny. Najpierw faktura jest drukowana, następnie opieczętowana i zaniesiona do odpowiedniej osoby, która może tę fakturę zaakceptować. Zdarza się, jednak, że faktura „ginie” i odnajduje się po kilku miesiącach, co komplikuje rozliczenia” – wyjaśnia Piotr Puzyn.

„Dzięki modułowi Workflow możemy zeskanować taką fakturę i włączyć ją w obieg elektroniczny. Zostanie ona automatycznie wysłana do odpowiedniej osoby, która zatwierdzi ją pod kątem merytorycznym. Można także zyskać wgląd w historię obiegu faktury, żeby sprawdzić, kto ją przetrzymuje. Takie osoby będą też otrzymywać przypomnienia i alerty, wysyłane z systemu, co przyspieszy cały proces” – podsumowuje.

Aby w pełni wdrożyć narzędzie workflow, wymagane jest przeprowadzenie przedwdrożeniowej analizy. W jej ramach mapuje się procesy, które mają podlegać automatyzacji, a następnie odpowiednio konfiguruje narzędzie.

Wdrożenie modułu workflow wymusza na organizacji uściślenie procedur. Musimy dokładnie wiedzieć, kto jest odpowiedzialny za dany dokument, kto go przetwarza i w jaki sposób” – mówi Miłosz Papla, zastępca kierownika projektu Workflow w Soneta.

Działania takie, w zależności od liczby procesów, mogą trwać od kilku dni do kilku tygodni.

Wdrożenie workflow – przykłady usprawnień

  • Dyrektor finansowy zyskuje szybki wgląd w materiały związane z zakresem jego obowiązków. Otrzymuje powiadomienia np. o wnioskach inwestycyjnych, dokumentach finansowych czy kosztowych. Może je szybko przetwarzać, zatwierdzać lub odrzucać.
  • Specjalista ds. HR szybciej obsługuje wnioski o wydanie zaświadczeń lub zwolnień lekarskich. Uczestnicząc w procesie rekrutacyjnym, buduje bazy kandydatów na podstawie informacji dostarczanych przy pomocy dedykowanych formularzy bądź CV.
  • Asystent biura sprawniej zarządza dokumentami. Jest w stanie uporządkować korespondencję, a następnie wybrać osoby docelowe, które powinny ją otrzymać.

Workflow, a automatyzacja procesów

System enova365 może automatycznie wykonywać pewne zadania w reakcji na działania użytkowników. Przykładowo, gdy pracownik księgowości zaakceptuje dokument kosztowy, system automatycznie go zadekretuje i wyśle przelew.

Możesz także zlecić pracę automatycznemu operatorowi – botowi, który w systemie enova365 nazywa się Harmonogramem Zadań – samoczynne wykonuje on pewne działania.

„Programujemy, co system ma zrobić i ustalamy warunki wykonania zadania. Kiedy zostaną spełnione, program automatycznie je realizuje” – wyjaśnia Miłosz Papla.

Jakie działania mogą być wykonywane bez udziału pracowników? Na przykład, codzienne tworzenie kopii bazy danych, pobieranie kursów walut czy przypominanie o terminach.

Fot. materiały prasowe

Ile można zaoszczędzić dzięki wdrożeniu workflow?

„Obniżenie kosztów o ponad 30%, eliminacja błędów oraz wąskich gardeł, poprawa jakości obsługi procesów wewnętrznych – oto następstwo zastosowania systemów informatycznych z wykorzystaniem modułu Workflow, jakie zauważyli polscy przedsiębiorcy” – mówi Konrad Spryńca, kierownik zespołu ds. działań z rynkiem enova365.

System Workflow w enova365 jest w pełni konfigurowalny i pozwala zaprojektować modele procesów biznesowych zachodzących w każdym dziale, przyczyniając się do redukcji kosztów w firmie i poprawy jej sytuacji finansowej.