Posiadacz akcji na okaziciela, aby wziąć udział w walnym zgromadzeniu, musi złożyć w spółce swoje akcje co najmniej na tydzień przed walnym zgromadzeniem i nie odbierać ich przed zakończeniem obrad. Zamiast akcji może być złożone zaświadczenie o zdeponowaniu akcji u notariusza albo w banku lub firmie inwestycyjnej, wskazanym w ogłoszeniu o zwołaniu walnego. Zaświadczenie takie również musi być doręczone spółce co najmniej na siedem dni przed terminem zgromadzenia. W zaświadczeniu o zdeponowaniu akcji należy wymienić ich numery oraz zaznaczyć, że nie będą one wydawane przed ukończeniem walnego zgromadzenia.

Akcjonariusze spółek publicznych posiadający akcje zdematerializowane powinni natomiast w powyższym terminie złożyć w spółce imienne świadectwa depozytowe wystawione przez podmiot prowadzący ich rachunek papierów wartościowych.

Udział akcjonariusza w walnym zgromadzeniu zależy nie tylko od złożenia w spółce akcji na okaziciela, ale także od tego, aby akcje nie zostały przed zakończeniem zgromadzenia przez akcjonariusza odebrane. Decydując się na odebranie złożonych w spółce akcji w tygodniu przed rozpoczęciem zgromadzenia lub w trakcie trwania zgromadzenia, akcjonariusz traci prawo do udziału w zgromadzeniu. W przypadku zaświadczenia o zdeponowaniu akcji u notariusza lub instytucji finansowej, zaświadczenie to w swej treści powinno zawierać nieodwołalne oświadczenie akcjonariusza, że nie będzie żądał wydania akcji z depozytu przed zakończeniem zgromadzenia. Akcjonariusz spółki publicznej chcący uczestniczyć w zgromadzeniu nie powinien natomiast odbierać przed zakończeniem obrad złożonego w spółce świadectwa depozytowego.

Lista akcjonariuszy uprawnionych do udziału w zgromadzeniu, podpisana przez zarząd, powinna być wyłożona w lokalu zarządu przez trzy dni powszednie przed odbyciem walnego zgromadzenia. Akcjonariusz może przeglądać listę akcjonariuszy w lokalu zarządu oraz żądać odpisu listy za zwrotem kosztów jego sporządzenia. Listę przeglądać może każdy akcjonariusz, nie tylko umieszczony na liście.

Akcjonariusze mogą uczestniczyć w walnym zgromadzeniu oraz wykonywać prawo głosu osobiście lub przez pełnomocników. Nie ma także przeszkód, aby ta sama osoba była pełnomocnikiem kilku akcjonariuszy, natomiast jeden akcjonariusz może mieć tylko jednego pełnomocnika (nie może mieć kilku pełnomocników). Pełnomocnikiem akcjonariusza może być każda osoba, za wyjątkiem członka zarządu i pracownika spółki. Pełnomocnikiem można ustanowić także innego akcjonariusza. Pełnomocnictwo do udziału w zgromadzeniu i wykonywania prawa głosu powinno być udzielone przez akcjonariusza na piśmie pod rygorem nieważności. Pełnomocnik przedstawia dokument pełnomocnictwa na walnym zgromadzeniu przy sporządzaniu listy obecności. Jeśli się spóźni, powinien wnieść o uzupełnienie listy obecności i złożyć otrzymane od akcjonariusza pełnomocnictwo.

Przyjmuje się, że pełnomocnictwo swym zakresem obejmuje nie tylko upoważnienie do udziału w zgromadzeniu i wykonywania w imieniu akcjonariusza prawa głosu, ale także upoważnia pełnomocnika do podejmowania na zgromadzeniu wszelkich innych czynności, jakie uzna za zasadne. Udzielane przez akcjonariusza pełnomocnictwo może być jednorazowe (do udziału w jednym, konkretnym zgromadzeniu), na czas określony, albo bezterminowe (do odwołania).

JAROSŁAW CHAŁAS

radca prawny i partner zarządzający w Kancelarii Prawnej Chałas i Wspólnicy