Specyfiką pracy handlowca jest konieczność stałego kontaktu z klientami, co często wiąże się z podróżami. W tych kontaktach niezbędne są informacje o historii transakcji, tego, co się znajduje aktualnie w magazynie, czy na temat danych finansowych. Z drugiej strony firma chce mieć możliwości monitorowania aktywności pracownika. Pomocą w tego rodzaju zadaniach są mobilne aplikacje i systemy wspomagające handlowców.

Szybszy obieg informacji

Barbara Skrzypek, business development manager ERP w Comarch podkreśla, że rynek na tego typu rozwiązania bardzo szybko się zmienia. To efekt szybkiego rozwoju technologii sieci bezprzewodowych i możliwości smartfonów. – Podstawowym atutem urządzeń mobilnych jest to, że można je zabrać ze sobą praktycznie wszędzie. Będąc poza firmą, możemy pobrać czy przesłać np. raport lub pobrać dane z firmowej bazy. Możliwość takiego obiegu informacji wpływa znacząco na poprawę szybkości przepływu informacji w obrębie danej organizacji – mówi Barbara Skrzypek.

Jedną z firm, które w ostatnim czasie zdecydowały się na zainwestowanie w tego typu rozwiązania, jest Sokpol, producentów soków, nektarów i napojów. Firma na początku tego roku podpisała z Comarchem umowę na wdrożenie i obsługę nowej wersji systemu mobilnego Comarch ECOD Agent 2.0 do wsparcia przedstawicieli handlowych.

– Celem tego wdrożenia jest możliwość szybkiego pozyskiwania informacji o sprzedaży naszych produktów. Na podstawie danych będziemy mogli wyciągnąć wnioski, które pozwolą odpowiednio szybko reagować na potrzeby – mówi Krzysztof Janik, dyrektor sprzedaży Sokpolu.

Z badań firmy DIS wynika, że w Polsce najpopularniejszymi branżami docelowymi produktów SFA/FFA jest handel hurtowy. Dość dużą liczbę użytkowników produkty te mają też w branżach zajmujących się obrotem artykułami przemysłowymi, a zwłaszcza FMCG (głównie przemysł spożywczy).

Więcej funkcjonalności

Według Łukasza Potrzeszcza, dyrektora ds. wdrożeń systemów mobilnych w Asseco Business Solutions, tendencją, jaką ostatnio można zaobserwować na rynku, jest potrzeba kompleksowego wsparcia skomplikowanych procesów sprzedażowych. System musi obsługiwać zarówno raportowanie wizyt, jak i składanie oraz przesyłanie zamówień, a także raportowanie na temat sprzedaży zrealizowanej u dystrybutora i jego odsprzedaży do sklepów, stanach magazynowych itp.

– Wielu naszych klientów z branży FMCG sprzedaje swoje produkty wykorzystując różne kanały sprzedaży. Po pierwsze odsprzedają swój asortyment do dystrybutorów (system musi więc wspomagać pracę producenta w centrali, dystrybutora oraz łączące ich ogniwo, czyli przedstawicieli handlowych). Ponadto firmy współpracują również bezpośrednio z dużymi sieciami supermarketów (tutaj wymagane jest wsparcie programu na linii: producent – key account – przedstawiciel handlowy – supermarket – merchandiser – liczne firmy zewnętrzne, np. obsługujące akcje promocyjne). Kolejną opcją jest też sprzedaż tzw. kanałam horeca, czyli do restauracji, hoteli itp. W tym przypadku często do współpracy należy włączyć także partnerów zewnętrznych. Przykładem jest branża piwowarska, która w koszty sprzedaży musi wliczyć również instalacje i serwis ogródków piwnych czy sprzętu do rozlewania piwa w poszczególnych lokalach – wyjaśnia Łukasz Potrzeszcz.

Dlatego, jak podkreśla, obecnie najważniejszą cechą systemu mobilnego jest to, by umożliwić producentowi zmierzenie sprzedaży, jej kosztów, zysków oraz w konsekwencji optymalizacja kosztów operacyjnych i osobowych.

Aplikacje SFA pozwalają na wzrost wydajności pracy, efektywne zarządzanie siecią pracowników terenowych, podnoszą jakość obsługi klienta, a także ułatwiają ekspansję na nowe rynki. Platforma wymiany danych natomiast automatyzuje przepływ informacji w kanałach dystrybucji, a co za tym idzie przyczynia się do wzrostu efektywności pracy zarówno u producenta, jak i dystrybutora. Przyspiesza także wiele procesów związanych ze współpracą handlową.

Przykłady funkcjonalności w aplikacjach dla handlowców

● automatyczna aktualizacja stanów magazynowych i płatności kontrahentów na podstawie oprogramowania F-K, używanego w przedsiębiorstwie,

● możliwość wglądu handlowca w historię rozliczeń z kontrahentem,

● możliwość sprawdzenia nieuregulowanych faktur,

● zarządzanie danymi personalnymi zatrudnionych handlowców,

● moduł kontroli aktywności (historia logowań),

● system raportowania pracy handlowca,

● miesięczne i roczne statystyki aktywności (z podaniem kwoty obrotu),

● automatyczne przygotowywanie dokumentów rozliczających pracę handlowca,

● statystyki zbiorcze wszystkich pracowników,

● statystyki zbiorcze transakcji z kontrahentem,

● optymalizacja pod kątem pracy systemu za pośrednictwem usługi GPRS.

Co to są SFA i FFA

Oprogramowanie SFA (sales force automation) to narzędzia przeznaczone do wspomagania pracy handlowców pracujących bez przerwy w drodze. Typowe funkcje SFA to z jednej strony elementy CRM operacyjnego, a z drugiej funkcje zdalnego prowadzenia magazynu, zaopatrzenia oraz fakturowania. Z racji pokrewieństwa zadań systemy SFA oferowane są dość często wraz z oprogramowaniem dla pracowników realizujących usługi serwisowe w terenie FFA (field force automation) oraz aplikacjami pokrewnymi, wykorzystywanymi np. przez ankieterów.