Przedstawione w czasie Forum Podpisu Elektronicznego i Usług Zaufania przykłady udanej cyfrowej transformacji w firmach pokazują, że problemem nie jest technologia ani prawo, a brak wiedzy i mentalność menedżerów.

Podczas pandemii 56 proc. polskich firm zrealizowało projekty przygotowujące i wdrażające pracę zdalną, a prawie połowa chce w najbliższej przyszłości wykorzystywać możliwości elektronicznej identyfikacji (eID) oraz usług zaufania – wynika z raportu przedstawionego w czasie Europejskiego Forum Podpisu Elektronicznego i Usług Zaufania. Największa tego typu konferencja w Europie, zorganizowana przez firmę Asseco Data Systems, zgromadziła międzynarodowe grono ekspertów z dziedziny technologii, biznesu i prawa, którzy przedstawili perspektywę rozwoju rynku tych usług na kolejne lata.

Raport „Trusted Economy w nowej rzeczywistości. Ograniczanie ryzyka związanego z szybką cyfryzacją” przygotowany został przez kancelarię prawną Deloitte Legal wspólnie z Obserwatorium.biz i Asseco Data Systems na bazie danych z 33 krajów europejskich – od Portugalii po Armenię. Wynika z niego, że sześć miesięcy pandemii COVID-19 znacznie przyspieszyło procesy cyfryzacji w firmach na całym kontynencie. Dotyczyły one nie tylko wprowadzenia pracy zdalnej.

44 proc. polskich firm realizowało projekty związane z cyfryzacją obszaru zarządzania kadrami (HR). 51 proc. działań dotyczyło digitalizacji procesów wewnętrznych, dotyczących obiegu dokumentów i podpisywania umów on-line. Najczęściej wymienianym dokumentem było roczne sprawozdanie finansowe – 63 proc. respondentów wykorzystuje przy jego sporządzaniu podpis elektroniczny. Nieco tylko mniejszą liczbę wskazań uzyskały umowy kredytowe, zabezpieczeń i inwestycyjne oraz dokumentacja dotycząca zatrudnienia.

Rewolucja „paperless” wciąż daleko?

Nie oznacza to jednak, że pandemia zadziałała jako katalizator cyfryzacji tak samo we wszystkich obszarach i dziedzinach.

- O niewykorzystanej szansie można mówić w przypadku firm z branży utilities i telco. Spośród czołowych polskich dostawców energii i gazu jedynie dwóch pozwala potencjalnym klientom na zdalne podpisanie umowy. Podobnie wygląda rynek operatorów komórkowych oraz dostawców internetu i pakietów telewizyjnych – mówi Miłosz Brakoniecki, partner Obserwatorium.biz.

Mimo przyspieszenia cyfryzacji w czasie pandemii, w Polsce jest aktywnych wciąż niewiele ponad 600 tys. certyfikatów kwalifikowanych, umożliwiających zdalne podpisywanie dokumentów i umów. Ich liczba rok do roku wzrosła o 17 procent, gdy jednak zestawi się je z liczbą wydanych dotąd kart płatniczych - 43 mln sztuk – widać wyraźnie, że rewolucja „paperless” jest w Polsce wciąż w tyle za „cashless”. Niemniej konieczność utrzymania obiegu dokumentów w sytuacji, gdy większość pracowników pracuje zdalnie, spowodowała ogromny wzrost popularności kwalifikowanego podpisu elektronicznego w rodzaju SimplySign.
- W szczytowym momencie lockdownu zainteresowanie tym narzędziem było 600 proc. wyższe niż rok wcześniej – mówił Tomasz Litarowicz, dyrektor Pionu Usług Bezpieczeństwa i Zaufania Asseco Data Systems dodając, że większość respondentów posiadających kwalifikowany podpis elektroniczny używa go ponad 20 razy miesięcznie, a więc bardzo często.

Pełen raport możliwy do pobrania na stronie www.efpe.pl

Umowy o 40 proc. szybciej

Europejskie Forum Podpisu Elektronicznego i Usług Zaufania było okazją do zapoznania się z udanymi przykładami cyfrowej transformacji w różnych obszarach biznesu w Polsce. Pierwszą prezentację przedstawiły Monika Ścibor-Staniszewska oraz Monika Zając z Santander Consumer Bank. Z analiz firmy wynikało, że największym problemem dla klientów była konieczność drukowania i archiwizowania zawieranych umów, a także długi czas, który mijał pomiędzy pełnym cyklem obiegu papierowych dokumentów, a uruchomieniem kredytu. Bank postanowił więc poszukać nowego rozwiązania, kierując się trzema kryteriami. Musiało być ono zgodne z eIDAS (rozporządzenie UE w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na jednolitym rynku europejskim), proste i bezpieczne.

- Asseco Data Systems zaoferowało nam rozwiązanie, łączące te wszystkie elementy. Ważny był również fakt, że firma, jako jeden z nielicznych dostawców w Polsce, posiada WebTrust Certificate, bardzo istotny dla sektora bankowego – mówiła Monika Ścibor-Staniszewska.
Po integracji aplikacji do podpisu elektronicznego z systemem bankowym klienci Santander Consumer Bank w czerwcu br. zyskali możliwość zdalnego zawierania umów z wykorzystaniem poczty elektronicznej i telefonu komórkowego. Wprowadzona została też automatyczna archiwizacja dokumentów. Według opinii klientów czas zawierania umów skrócił się o 40 proc., a 80 proc. badanych stwierdziło, że nowa procedura jest znacznie prostsza i przyjazna dla środowiska.

Zaoszczędzić wagon papieru

Kolejny case udanej transformacji przedstawiła największa w Polsce sieć małych sklepów detalicznych – Żabka. Obejmuje ona 6,5 tys. placówek, prowadzonych przez 5 tys. franczyzobiorców. Aby pozbyć się ogromnej liczby krążących między nimi a centralą papierowych dokumentów, postanowiono skorzystać z mobilnego podpisu elektronicznego SimplySign od Asseco Data Systems. Przewagą firmy było to, że połączony ze szkoleniami proces wydawania podpisów elektronicznych franczyzobiorcom w całej Polsce rozpoczął się już 1,5 roku temu, a od lutego br. wszystkie umowy w sieci zawierane były w formie elektronicznej. W rezultacie Żabka weszła w okres pandemii nie tylko dobrze przygotowana do codziennego funkcjonowania, ale też do zawierania umów z nowymi partnerami.

- Cyfrowa transformacja dała nam odporność na Covid i umożliwiła rozwój w warunkach lockdownu. Dzięki podpisowi elektronicznemu i systemowi obiegu dokumentów Signer od Asseco Data Systems czas zawierania umów skrócił się o 75 proc., a oparcie procesów na technologii chmury umożliwiło łatwe dostosowanie się do liczby partnerów – mówił Mateusz Bendyk, IT project manager w Żabka Polska. Jak dodał, firma przygotowuje się obecnie do kolejnego etapu cyfrowej transformacji, który pozwoli jej zaoszczędzić jeden wagon kolejowy papieru miesięcznie.

Przykład cyfrowej transformacji przedstawiła też firma BFF Banking Group Polska, zajmująca się m.in. finansowaniem sektora medycznego. Dzięki eliminacji „papierowych” procesów niektóre procedury zostały w niej skrócone z siedmiu do jednego dnia. Skorzystanie z podpisu elektronicznego ze znacznikiem czasu i rozwiązania WebNotarius od Asseco Data Systems umożliwiło zdalne podpisywanie umów przez członków zarządu i wyeliminowało konieczność korzystania z notariusza. Obecnie firma czeka na wdrożenie do polskiego prawa usługi e-doręczenia, której zastosowanie jeszcze bardziej przyspieszy procesy biznesowe.

Więcej języka biznesu

O możliwościach, jakie daje usługa e-delivery, mówili w czasie Forum włoscy eksperci Andrea Caccia i Riccardo Genghini. W ich kraju od 12 lat funkcjonuje narodowy program e-doręczenia o nazwie PEC, dzięki któremu firmy, obywatele i administracja publiczna zaoszczędzili dotąd 2 mld euro. Program umożliwia m.in. takie usługi jak e-sprawiedliwość i e-faktury i obejmuje 11 mln aktywnych skrzynek pocztowych. 2 miliardy rejestrowanych maili rocznie eliminuje konieczność wysłania takiej samej liczby papierowych dokumentów. Włoski rynek usług zaufania rozwija się szybko m.in. dzięki temu, że działa tam wielu dostawców cyfrowej tożsamości, prywatnych i publicznych. W rezultacie 26 mln Włochów – niemal połowa ludności kraju - może korzystać z zaawansowanych usług cyfrowych.

Jeszcze większy odsetek korzystających z eID jest w krajach skandynawskich. Sięga on tam niemal 90 proc. mieszkańców. Dzieje się tak mimo, że w krajach tych istnieją skrajnie odmienne modele usług zaufania. W Finlandii 10 rodzajów eID dostarczają banki, a jedną telecom, jednak są one kompatybilne i wszystkie je można wykorzystywać w ramach jednego systemu. Z kolei w Danii jest tylko jeden rodzaj eID, przygotowany przez banki na zlecenie rządu. Zdaniem norweskiego eksperta Jona Ølnesa z perspektywy transgranicznego rozwoju usług zaufania w Europie lepszy jest model fiński, w którym różni dostawcy eID obsługują cały system za pomocą interoperacyjnych rozwiązań.

Jakich narzędzi potrzeba, by jeszcze lepiej odpowiadać na potrzeby klientów w zakresie eID, podpisu elektronicznego i innych usług zaufania? Na pytanie odpowiadał Artur Miękina, dyrektor sprzedaży produktów kluczowych Asseco Data Systems. Jego zdaniem dobre ramy prawne w postaci eIDAS i technologia nie wystarczą.

- Za mało mówimy językiem biznesu. Przedsiębiorcy nie muszą mieć profesjonalnej wiedzy o technologii ani znać definicji z eIDAS. Musimy skupić się na procesach. Jest dobra technologia i prawo, ale kluczową sprawą jest komunikowanie ludziom, jak je wykorzystać. Bardzo ważna jest edukacja i wszystko będzie od niej zależało – podsumował przedstawiciel Asseco Data Systems.

Pandemia Covid–19, chociaż doprowadziła do kryzysu gospodarczego na całym świecie, stała się też katalizatorem technologicznej zmiany i zachęciła firmy do odważniejszego sięgania po usługi zaufania. Uczestnicy EFPE 2020 zgodzili się, że zmiany w nastawieniu biznesu i administracji publicznej do narzędzi cyfrowych są nieodwracalne.
ANF