- Firmy audytorskie będą mogły czynnie brać udział w całym procesie na każdym etapie. Umożliwią to m.in. środki komunikacji elektronicznej - mówi Marcin Obroniecki, prezes Polskiej Agencji Nadzoru Audytowego
Tarcza antykryzysowa 2.0 (Dz.U. z 2020 r. poz. 695) umożliwia Polskiej Agencji Nadzoru Audytowego prowadzenie zdalnych kontroli w czasie stanu epidemii albo zagrożenia epidemicznego. Wcześniej nie było to możliwe?
Nie, ustawa o biegłych rewidentach nie pozwala na prowadzenie kontroli w pełni zdalnych. Właściwie je wyklucza. Przepisy wyraźnie wskazują, że kontrole w firmach audytorskich badających jednostki zainteresowania publicznego przeprowadza się w siedzibie firmy. Dlatego poprosiliśmy ministra finansów o zainicjowanie zmian dotyczących kontroli zdalnych.
Przepisy są, ale czy dzięki temu prowadzone są już kontrole w firmach audytorskich?
Niedługo się rozpoczną. Wystąpiliśmy już i otrzymaliśmy elektronicznie od firm audytorskich informacje związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem kontroli. Gotowe też są już odpowiednie procedury, które pozwalają na przeprowadzanie zdalnych kontroli.
Staraliśmy się tak przygotować wszystkie pisma i procedury informacyjne, aby firmy audytorskie mogły świadomie wybrać opcję kontroli – zdalną bądź tradycyjną. Zgodnie z przepisami tarczy antykryzysowej 2.0 podmiot musi wyrazić zgodę, aby można było przeprowadzić kontrolę online. Jeżeli tego nie zrobi, pozostaje tryb tradycyjny. Dlatego chcieliśmy rozwiać wątpliwości firm, które się obawiają, że kontrole online de facto uniemożliwią im w nich uczestnictwo.
Kontrolowany podmiot będzie miał zagwarantowaną taką możliwość?
Tak. W tym celu tak zmienialiśmy procedury, aby obie strony mogły skutecznie i bezpiecznie komunikować się i wymieniać informacjami. Skoncentrowaliśmy się też na tym, aby obie strony mogły mieć pełną świadomość całego procesu. Aby firmy mogły czynnie brać udział w kontroli, dostosowaliśmy narzędzia, by ten udział był na każdym etapie możliwy i nie ograniczał się jedynie do biernego przesyłania nam dokumentów. Kontrola, oprócz fundamentalnej dla gospodarki funkcji, jaką jest zapewnienie, że badania sprawozdań przeprowadzane są uczciwie i rzetelnie, ma również za zadanie wsparcie biegłych rewidentów w korygowaniu ewentualnych niedociągnięć.
Będzie zapewniona pełna wymiana informacji?
Oczywiście – przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Czyli zamiast spotkań tradycyjnych będziemy mieć telekonferencje i wymianę dokumentów poświadczonych przez osoby z firmy audytorskiej. Duża część firm prowadzi już obecnie dokumentacje z badania elektronicznie. Bardziej naturalne jest więc udostępnienie ich wersji cyfrowej niż wersji drukowanej specjalnie do celów kontroli. W okresie pandemii większość biegłych przeszła właśnie do prac na dokumentach elektronicznych, czyli ten tryb pracy stał się dla nich naturalny.
Jak krok po kroku będzie wyglądała kontrola zdalna?
Najpierw wysyłamy do podmiotu zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli na adres e-mailowy widniejący na liście firm audytorskich na stronie internetowej PANA. Jeżeli firma audytorska zgadza się na kontrolę w trybie zdalnym, to przesyła oświadczenie podpisane podpisem kwalifikowanym. Po dokonaniu wyboru trybu zdalnego rozpoczyna się kontrola, która będzie się toczyła za pośrednictwem wideokonferencji i elektronicznej wymiany dokumentów i informacji, czyli w trybie zdalnym. Tak jak to miało miejsce do tej pory przy tradycyjnym sposobie kontroli, firma audytorska utrzymuje pełną komunikację z osobami kontrolującymi i może udzielać wyjaśnień do przedstawianych dokumentacji.
Po zakończeniu przeglądu dokumentacji przesyłamy na e-mail firmy zawiadomienie o zakończeniu kontroli. Ciąg dalszy, w tym przekazanie protokołu, jest identyczny z dobrze znanym, tradycyjnym trybem kontroli.
Wszystkie informacje na ten temat są też już na naszej stronie internetowej.
Czy takie zdalne kontrole firm audytorskich prowadzone są również w innych krajach unijnych?
Zdecydowana większość organów nadzoru w Unii Europejskiej może prowadzić kontrole zdalne przy użyciu narzędzi komunikacji elektronicznej. Można powiedzieć, że jest to pewien standard stosowany w Europie, w tym u naszych sąsiadów z Czech i Słowacji, od wielu lat. Jestem zdania, że jeżeli firma audytorska prowadzi w okresie epidemii zdalnie badania, to może również poddać się kontroli w takim trybie. Nie bez znaczenia ponadto jest fakt, że niektóre z firm audytorskich w Polsce działają w sieciach międzynarodowych i ich firmy siostry w innych państwach bez problemu współ pracują z właściwymi organami nadzoru w zakresie zdalnego przeprowadzania kontroli. Jeżeli jest to możliwe w Czechach, w Niemczech czy we Francji, to czemu nie u nas?
Jednak polskie przepisy pozwalają na prowadzenie kontroli zdalnych tylko w czasie stanu epidemii lub zagrożenia epidemicznego. Czy taka możliwość nie powinna być wprowadzona na stałe?
Bez wątpienia byłoby to z korzyścią dla podmiotów zajmujących się badaniem sprawozdań. Żyjemy w dobie cyfryzacji, a firmy audytorskie coraz częściej, i to niezależnie od pandemii, przekazują i przetwarzają informacje drogą elektroniczną. Taka zmiana pozwoliłaby też prowadzić zdalne kontrole, gdyby w przyszłości pojawiły się kolejne utrudnienia. Nie mamy jednak inicjatywy legislacyjnej i ewentualne zmiany musiałby zainicjować minister finansów.
