Udział firmy w Pracowniczych Planach Kapitałowych to duże wyzwanie organizacyjne, wymagające stworzenia nowych procedur oraz przystosowania wewnętrznych systemów IT i kadrowo-płacowych. Szczególnie w firmach zatrudniających kilkadziesiąt czy kilkaset osób, czyli tych, które przystępują do programu w pierwszej kolejności, zadanie to będzie wymagało wielu czynności. Jednym z priorytetów instytucji finansowej powinno więc być maksymalne usprawnienie tego procesu, by obsługa PPK była dla firmy jak najwygodniejsza i najbezpieczniejsza.

PPK to program długoterminowego oszczędzania. Będzie funkcjonował w każdej firmie przez wiele lat, a zatem będzie stałym elementem rozwiązań kadrowych. Od strony operacyjnej PPK są w dużej mierze podobne do otwartych funduszy emerytalnych. W Aegon zarządzamy takim funduszem od ponad 20 lat. Dlatego wykorzystaliśmy nasze wieloletnie doświadczenie w operacyjnej obsłudze. Konstruując rozwiązania do obsługi PPK, postawiliśmy na dwa główne elementy, czyli wygodę oraz bezpieczeństwo.



Nie taki twardy orzech do zgryzienia



Dziś priorytetem firm jest wybór instytucji finansowej, której powierzą zarządzanie PPK i podpisanie z nią umowy. Ale po wdrożeniu programu przyjdzie czas na jego codzienną operacyjną obsługę. To może wydać się pozornie trudnym zadaniem. Każdego miesiąca pracodawca musi bowiem od każdego pracownika uczestniczącego w PPK naliczyć wpłatę oraz przekazać ją na rachunek PPK. Wiele czynności związanych z obsługą pracowników oraz wpłat do PPK można zautomatyzować. Tu wychodzimy naprzeciw pracodawcom. Firmom, które decydują się na nawiązanie z Aegon współpracy w zakresie PPK, oddajemy do dyspozycji nowoczesne narzędzie, jakim jest internetowy serwis e-PPK, dostępny pod adresem ppk.aegon.pl. W pierwszej kolejności pozwala on na sprawne przeprowadzenie w całości online procesu zawarcia umów o zarządzanie i o prowadzenie PPK.



Wiemy, jak ważne w tego typu aplikacjach jest zwracanie uwagi na tzw. user experience, czyli łatwość obsługi z perspektywy klienta. Dlatego serwis jest prosty i intuicyjny. Na przykład przy rejestracji firmy wystarczy podać numer REGON, a pozostałe zostaną uzupełnione automatycznie. Pracodawca musi tylko wskazać osoby uprawnione do występowania w jego imieniu i koordynowania działań związanych z PPK, podać listę uczestniczących w programie pracowników oraz ustalić wysokość wpłat dodatkowych. Na koniec wystarczy zatwierdzić umowę w serwisie e-PPK poprzez wpisanie jednorazowych kodów SMS. Takie ułatwienia powodują, że zawarcie umowy o zarządzanie PPK czy umowy o prowadzenie PPK staje się naprawdę proste.



Dzięki temu, że nasz system jest przystosowany do współpracy z systemami kadrowo-płacowymi, listę pracowników oraz informacje o płatnościach można zaimportować bezpośrednio stamtąd. Wiemy, że firmy korzystają z różnych tego typu systemów, dlatego architektura naszych rozwiązań jest otwarta i pozwala na współpracę z systemami dostarczanymi zarówno przez zewnętrznych dostawców, jak i rozwijanymi wewnętrznie przez pracodawcę. Pracodawcy oraz dostawcy systemów kadrowo-płacowych mogą otrzymać od nas pomoc w połączeniu systemów. Z częścią dostawców już finalizujemy prace związane z komunikacją pomiędzy systemami. Chcemy, aby każda firma, która rozpoczyna z nami współpracę, mogła zintegrować swój system kadrowo-płacowy.



Zadbać o bezpieczeństwo



W PPK zarządzamy oszczędnościami pracowników, więc wszystko musi się odbywać sprawnie. Dlatego serwis został zaprojekowany z myślą nie tylko o wygodzie pracodawców, ale również o bezpieczeństwie całego procesu oraz udostępnianych nam danych. Jest zabezpieczony szyfrowanym protokołem https, który istotnie podnosi bezpieczeństwo, a dodatkowo istotne działania wymagają autoryzacji kodem SMS-owym.



Nasz system do obsługi PPK ma ułatwić życie pracownikom działu kadr i usprawnić ich pracę. Jeśli jednak w trakcie finalizacji umowy o zarządzanie PPK pracodawca wolałby spotkać się i porozmawiać ze specjalistą, wystarczy, że zostawi w aplikacji prośbę o kontakt, a nasz przedstawiciel niezwłocznie się do niego odezwie. Do dyspozycji firm oddaliśmy zespół z dużym doświadczeniem w obsłudze klientów korporacyjnych. Uruchomiliśmy też dwie osobne infolinie, dla pracodawcy i dla uczestników, aby kontakt z nami w razie pytań był jak najszybszy. Wiemy, że wdrożenie, a potem obsługa PPK może rodzić wiele wątpliwości, dlatego pracodawcom służymy pomocą na każdym etapie.



W Aegon wierzymy, że kluczem do sukcesu Pracowniczych Planów Kapitałowych jest edukacja i właściwa komunikacja. Dlatego jako grupa zostaliśmy również partnerem merytorycznym portalu ppk.info. W udostępnionej tam Strefie Pracodawcy zamieściliśmy szereg materiałów, które ułatwią pracodawcom nie tylko zrozumienie tematu ale i organizację pracy przy wdrożeniu i prowadzeniu PPK.



Partnerem Vademecum jest Aegon PTE S.A.