Wkrótce SAP przestanie wspierać swoje systemy ERP starszej generacji. Do kiedy klienci korzystający z tego oprogramowania mają czas?

Wsparcie starszych wersji systemu SAP ERP kończy się w 2025 roku. Dla firm, które w stosownym czasie nie dokonają migracji na nowszą wersję, oznacza to, że ich systemy nie będą wspierane pod kątem obsługi błędów wynikających ze zmieniającego się ustawodawstwa. Ale to nie wszystko!  Co najważniejsze, niemożliwe będzie także ich wsparcie pod kątem nowych możliwości funkcjonalnych oraz technologicznych.

Co oznacza przesiadka na nowszy system, czyli S/4HANA?

Z jednej strony przesiadka na system SAP S/4HANA oznacza korzyści w postaci zupełnie nowych możliwości funkcjonalnych oraz znaczący wzrost wydajności całego rozwiązania; z drugiej strony jest jednoznaczna z koniecznością zaplanowania i zabezpieczenia zasobów pod projekt migracji systemu, zarówno w zakresie technologicznym, jak i procesowym.

Biorąc pod uwagę, że w Polsce jest ponad 1,5 tys. instalacji systemów SAP, które będą wymagały migracji do S/4HANA, warto już teraz zacząć rozmawiać z dostawcami usług, a nawet rozpocząć proces ich kontraktacji. Dzięki temu można mieć pewność, że migracja zostanie przeprowadzona w ciągu najbliższych pięciu lat. Trzeba bowiem pamiętać, że w 2025 roku dostawcy z pewnością będą bardzo zajęci.

Jakie są mocne strony S/4HANA?

S/4HANA wnosi wiele nowych funkcjonalności, które pozwalają firmom podążać za cyfrową transformacją biznesu. Eliminuje typowe trudności związane z przestarzałymi aplikacjami ERP, jak opóźnienia wynikające z przetwarzania dużej ilości danych, złożoną infrastrukturę czy ręczne uruchamianie procesów. System pozwala osiągać większą wartość biznesową, obniżyć koszty IT i zwiększyć zadowolenie użytkowników, którzy dzięki SAP HANA mają do dyspozycji efektywniejsze narzędzia, działające w czasie rzeczywistym, szybsze procesy i znacznie uproszczoną infrastrukturę IT. Niewątpliwą korzyścią dla użytkowników końcowych nowej wersji systemu jest technologia, w jakiej system jest wykonany, czyli HTML5, JavaScript. Nowy interfejs użytkownika SAP Fiori zapewnia spójne i nowoczesne środowisko pracy na wszystkich urządzeniach pracowników.
Warto również wspomnieć, że S/4HANA jest relacyjnym systemem zarządzania bazami danych (RDBMS). Jego sposób przechowywania informacji oparty jest na kolumnowym (obok wierszowego) zapisie danych. Termin „in-memory” oznacza w tym przypadku, że dane przechowywane i procesowane są w pamięci RAM serwera. Do trwałego przetrzymywania danych oraz kopii zapasowych w tym podejściu wykorzystywane są operacje we-wy, które mogą teraz zostać usunięte na dyskach twardych. Pozwala to połączyć różne funkcje (transakcyjne i analityczne) w jednej bazie, bez konieczności duplikowania informacji. Zapis kolumnowy eliminuje ponadto konieczność stosowania indeksów i perspektyw zmaterializowanych. Podobnie nie są już potrzebne zapytania wymagające pełnego skanu tabeli. SAP HANA to także szerokie spektrum nowych narzędzi administracyjnych, poręczniejsze modelowanie informacji (język SQLScript) oraz możliwość rozsyłania informacji na wiele serwerów.

Jakie wyzwania dla klientów wiążą się z przesiadką na S/4HANA?

Pierwszym jest ustalenie wysokopoziomowej strategii i mapy migracji do S/4HANA, zarówno w ujęciu technologicznym (podstawowym), jak i biznesowym (zaawansowanym). Kolejnym krokiem, już bardziej pracochłonnym, jest analiza rekomendowanych rozbieżności, jakie nas czekają w nowym systemie, oraz zaplanowanie ich na mapie migracji. Trzeba przy tym wziąć pod rozwagę kwestie kosztowe, czasowe, rekomendowanego scenariusza, identyfikacji ryzyka oraz wstępnego podziału zadań i odpowiedzialności pomiędzy klientem i partnerem. Przy wyborze scenariusza istotne będzie podjęcie decyzji, czy klient chce dokonać prostej konwersji, reimplementacji biznesowej czy też bardzo złożonej transformacji, która jest często wybierana przez rozproszone międzynarodowe grupy kapitałowe.
Następny krok to wybór odpowiedniego partnera, z którym w uzgodnionym zakresie, czasie i budżecie można przejść proces migracji prototypowej i właściwej.

Równolegle należy pamiętać o konwersji licencji posiadanego oprogramowania SAP ERP na S/4HANA oraz inwestycji w nową infrastrukturę serwerową (cloud, on premise).

Jak SAP pomaga w tym procesie?

SAP już od kilku lat, poprzez odpowiedni transfer wiedzy i liczne szkolenia, przygotowuje partnerów do bezpiecznego i – co najważniejsze – skutecznego przeprowadzenia procesu migracji do S/4HANA.

Z bardzo ciekawych narzędzi, które już teraz są dostępne od SAP dla klientów i parterów, warto wymienić „Business Scenario Recommendations” (dostępne pod adresem www.S/4HANA.com), które pozwalają przeanalizować korzyści biznesowe wynikające z migracji na platformę S/4HANA, w oparciu o obecnie używany przez klienta system SAP. Stosowną analizę klient może wykonać zarówno sam, jak i przy wsparciu swojego partnera (szczególnie w zakresie interpretacji otrzymanych wyników i podjęcia najwłaściwszych decyzji).

Warto ponadto wspomnieć, że na stronie SAP dla klientów jest dostępny system S/4HANA do przetestowania przez 30 dni, co pozwala sprawdzić, jak funkcjonuje nowe rozwiązanie.

Dodatkowo sami partnerzy (jak na przykład HICRON) na bazie już posiadanej wiedzy od SAP oraz praktycznego doświadczenia są w stanie wspomóc klienta w analizie technicznej procesu migracji pod kątem doboru odpowiedniej platformy, zakresu koniecznych dostosowań oraz rekomendowanych zmian procesowych.

Ile to wszystko trwa i jakie są koszty takiej operacji?

Wszystko zależy od złożoności i liczby migrowanych systemów, obszarów biznesowych, które będą podlegać migracji oraz zakresu i scenariusza samej migracji (tzn. konwersja, reimplementacja czy pełna transformacja). Wartość takiego projektu od strony usługowej zazwyczaj mieści się w zakresie 200–800 tys. zł, choć w szczególnie złożonych projektach koszty mogą wzrosnąć. Dodatkowo kosztują także konwersja licencji posiadanego oprogramowania SAP ERP na S/4HANA oraz nowa infrastruktura serwerowa. Czas migracji waha się w przedziale 4–10 miesięcy. Ostatnio coraz rzadziej jednak pada pytanie o to, czy zacząć migrację – jej konieczność jest już oczywista. Najbardziej nurtujące pytania dotyczą obecnie raczej efektywnego sposobu migracji oraz wyboru zaufanego partnera w tym procesie. 

źródło: Materiały Prasowe