Wynika on z dyrektywy 2014/55/UE, której następstwem jest ustawa o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (z 9. Listopada 2018r.). Tym obowiązkiem jest nałożenie odbioru faktury w formie elektronicznej. Ma w tym pomóc nowe, bezpłatne narzędzie – platforma do elektronicznego fakturowania (PEF). Jak działa PEF i w jaki sposób można ją wdrożyć? Czy to rozporządzenie jest początkiem kompletnej informatyzacji przedsiębiorstw publicznych? Na te pytania postaramy się odpowiedzieć w tym artykule.

Dobrze zinformatyzowane społeczeństwo

Jak wynika z badań GUS przeprowadzonych w 2018 roku, społeczeństwo polskie jest coraz lepiej zinformatyzowane. Odsetek osób korzystających regularnie z Internetu w roku ubiegłym jest o 2,1 punktu procentowego większy w stosunku do wyniku z 2017 roku. Komunikacja wirtualna to teraz wiodący sposób wymiany informacji, również w środowisku biznesowym. Z Internetu korzysta znaczna większość organizacji - odsetek przedsiębiorstw ze stałym dostępem do Internetu szerokopasmowego w 2018 wyniósł 95%, a do mobilnego 67,6%. Firmy także coraz częściej ufają oprogramowaniu udostępnianemu w chmurze, co potwierdza poniższy wykres:

Przedsiębiorstwa korzystające z płatnych usług w chmurze według rodzaju usług (w % ogółu przedsiębiorstw)

Dane z badania GUS „Społeczeństwo informacyjne w Polsce”

Na rynku nadal jednak funkcjonują instytucje, które większość procesów realizują tradycyjną, papierową drogą. Są to głównie przedsiębiorstwa z sektora publicznego.

PEF - początek cyfrowej rewolucji w przedsiębiorstwach publicznych

Większość prywatnych firm w Polsce już od około 30 lat przesyła faktury oraz inne dokumenty drogą elektroniczną. Gorzej wygląda to natomiast w sektorze publicznym, gdzie nadal jeszcze funkcjonuje papierowa wymiana dokumentów sprzedaży/zakupu. Problem ten nie dotyczy tylko Polski, lecz wielu krajów w Europie, dlatego postanowiła się nim zająć Unia Europejska, wprowadzając wspomnianą dyrektywę.

Oprócz ustawy, następstwem wdrożenia w życie dyrektywy jest sponsorowana przez państwo platforma elektronicznego fakturowania (PEF). To darmowy system, z którego od 18. kwietnia będą mogły skorzystać wszystkie instytucje publiczne oraz ich wykonawcy. W realizację projektu zostały zaangażowane 3 oddzielne podmioty. Pierwszy z nich to Instytut Logistyki i Magazynowania, który pełni rolę inżyniera kontraktu i odpowiada za przebieg i nadzorowanie prac. Pozostałe dwa to brokerzy, którzy na co dzień specjalizują się w dostarczaniu rozwiązań IT wspierających biznes. Każdy z nich ma przygotować swoją niezależną platformę, spełniając przy tym warunek pełnej wymiany danych pomiędzy sobą. Dlaczego więc powstają dwa osobne rozwiązania do realizacji jednego celu? Według ministerstwa chodzi przede wszystkim o bezpieczeństwo - jeśli jeden broker nie wywiąże się lub zrezygnuje z kontraktu, użytkownik może zacząć korzystać z alternatywnej platformy, na której znajdują się już wszystkie jego dane.

Jak wdrożyć PEF w organizacji?

18. kwietnia zbliża się wielkimi krokami, dlatego instytucje publiczne już powinny zacząć intensywne prace prowadzące do wdrożenia PEF w swojej organizacji. Wdrożenie elektronicznych faktur najlepiej przeprowadzić w trzech etapach:

Etap 1: Na samym początku warto zadać sobie kilka istotnych pytań, takich jak:

•    Ile faktur rocznie wystawiamy/odbieramy?
•    Z jakiego systemu księgowego korzysta nasza firma?
•    Czy w firmie funkcjonują już narzędzia do elektronicznego obiegu dokumentów?
•    Czy nasi kontrahenci są gotowi na elektroniczną wymianę danych?
Uzyskane odpowiedzi pozwolą nam przejść do etapu drugiego, czyli wyboru konkretnego brokera i przede wszystkim – wyboru metody dostępu do PEF.

Etap 2: Do platformy firma może mieć dostęp na 3 sposoby:

•    Bezpośrednio przez stronę www – to rozwiązanie dla firm, które nie planują odbierania dużej ilości faktur. W tej sytuacji faktury są pobierane prosto z platformy.
•    Poprzez aplikację desktopową – to rozwiązanie dobre dla tych, którzy nie mają stałego dostępu do sieci, ponieważ taka aplikacja działa również offline. Oznacza to, że użytkownicy mają dostęp do przeznaczonych dla nich dokumentów o ile je wcześniej pobrali.
•    Integrując PEF z systemem ERP za pomocą API – to bardzo wygodna metoda, polecana wszystkim firmom, korzystającym z systemu ERP. Dzięki takiej integracji faktury z PEF bezpośrednio transportowane są do systemu księgowego i są automatycznie katalogowane.

Etap 3: To etap wdrożenia wybranego rozwiązania. Żeby rozpocząć ten proces przedsiębiorca musi założyć konto na portalu wybranego brokera. Robi to bezpośrednio na wybranym portalu, identyfikując się przy tym swoim numerem NIP albo GLN – numerem ustanowionym przez organizację GS1. Po wybraniu sposobu logowania, firma powinna poinformować swoich kontrahentów o sposobie identyfikacji, jaką wybrała w PEF.

Jak systemy ERP pomagają w elektronicznym odbiorze faktur?

Podmiotom, które mają taką możliwość, zaleca się integrację platformy do elektronicznego fakturowania z używanym w organizacji systemem ERP. Dlaczego jest to najbardziej optymalne rozwiązanie?

Integracja systemu ERP z platformą za pomocą interfejsu API znacznie przyspieszy wymianę dokumentów. Po pierwsze - brokerzy PEF nie planują oddania funkcjonalności pozwalającej na import na platformę listy kontrahentów oraz indeksów towarowych z wykorzystywanego w przedsiębiorstwie oprogramowania co powoduje konieczność utrzymania tych danych na dwóch systemach. Tego problemu nie będzie w przypadku wysyłania i odbierania dokumentów poprzez ERP. Po drugie – wysyłane i odbierane dokumenty będą już odpowiednie o systemie klasyfikowane - mówi Jacek Janicki, analityk biznesowy z firmy Unit4 Polska, producenta oprogramowania marki TETA.

Dostawcy oprogramowania już planują wdrożenie dodatkowych modułów, które ułatwią taką integrację.

W systemie TETA ERP planujemy stworzyć specjalny moduł, dzięki któremu faktury, oraz resztę komunikatów, które są obsługiwane w ramach PEF, będą klasyfikowane w odpowiednich kartotekach, bez konieczności ich przepisywania. Dotyczy to zarówno wysyłki jak i odbioru takich dokumentów. Moduł bez ingerencji użytkownika, sam sprawdza czy na platformie są faktury do pobrania i przenosi je automatycznie do systemu. Warto też nadmienić, że nowe rozwiązanie może służyć nie tylko do integracji z PEF ale z każdym komercyjnym rozwiązaniem do elektronicznego obiegu dokumentów – podkreśla Jacek Janicki z Unit4 Polska.

Projekt elektronizacji obiegu dokumentów w ramach zamówień publicznych może liczyć na finansowanie państwa przez 10 lat. Do tego czasu, w każdym państwie unijnym, instytucje publiczne powinny móc zarówno odbierać jak i wysyłać faktury drogą elektroniczną. Warto wiedzieć, że przygotowane w naszym kraju rozwiązanie nie jest autonomiczne w stosunku do rozwiązań przygotowywanych za granicą – za jego pomocą będzie można się wymieniać dokumentami w ramach całej Unii Europejskiej.

To początek dużej rewolucji cyfrowej, która ma jeden cel – wyeliminowanie obiegu dokumentacji papierowej.