Zdarza się, że przedsiębiorca przeprowadził transakcję z kontrahentem, wystawił fakturę i mimo że minęła już data płatności, należność nie została uregulowana. Nie odnoszą też skutku telefoniczne ponaglenia do zapłaty. Zanim spór z dłużnikiem skończy się wniesieniem pozwu o zapłatę do sądu, warto wykorzystać inne sposoby na odzyskanie pieniędzy.

Wystawienie faktury tylko w niektórych przypadkach można traktować jako wezwanie do zapłaty, np. gdy zostanie wystawiona już po terminie płatności wynikającym z umowy. Dlatego jeśli po otrzymaniu faktury kontrahent nadal nie płaci, przedsiębiorca powinien wysłać mu powtórnie wezwanie do zapłaty. Będzie ono stanowiło dodatkowy dowód na potwierdzenie roszczeń przedsiębiorcy i ułatwi mu w przyszłości przeprowadzenie postępowania sądowego.

W wezwaniu do zapłaty warto naliczyć odsetki od wierzytelności. Można je naliczać nawet wówczas, gdy wierzyciel z powodu opóźnienia nie poniósł żadnej szkody, a w dodatku niedotrzymanie terminu płatności przez dłużnika zostało spowodowane okolicznościami, za które nie ponosi odpowiedzialności. Przyczyna oraz długość opóźnienia nie mają wpływu na prawo do odsetek.

W dodatku od zaległych odsetek można zażądać również odsetek, ale dopiero po wytoczeniu o nie powództwa. Wyjątek ma miejsce wówczas, gdy już po powstaniu zaległości strony uzgodniły w umowie, że zaległe odsetki zostaną doliczone do dłużnej sumy. Fakt naliczenia odsetek przedsiębiorca będzie mógł wykorzystać w negocjacjach z dłużnikiem o zapłatę, np. może obiecać ich umorzenie w zamian za szybkie uiszczenie należności głównej.

Wezwanie do zapłaty radzimy wysłać listem poleconym ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Takie pismo z dowodem nadania i potwierdzeniem odbioru przez dłużnika będzie potrzebne jako dowód w razie, gdy przedsiębiorca wniesie pozew o zapłatę do sądu.

W wezwaniu do zapłaty należy przedstawić wykaz niezapłaconych faktur, uwzględnić również te, które zostały uregulowane tylko częściowo. Trzeba podać ich numery, daty wystawienia oraz kwoty, na jakie zostały wystawione. Należy też określić, ile już czasu kontrahent zalega z płatnościami, a także wskazać sumę, którą powinien on uregulować. Warto też podać numer rachunku bankowego, na który dłużnik powinien dokonać przelewu.

W wezwaniu do zapłaty należy określić, w ciągu ilu dni od otrzymania go dłużnik powinien uregulować należności na wskazane konto firmy. Warto też poinformować kontrahenta, że w razie nieuregulowania należności sprawa zostanie skierowana do sądu.