Zlecenie księgowości na zewnątrz umożliwia uzyskanie oszczędności rzędu 20–50 proc. w stosunku do całkowitych kosztów prowadzenia samodzielnie księgowości
Zlecanie różnego rodzaju usług do firm zewnętrznych już od lat jest trendem powszechnym i dostępnym dla coraz szerszego grona przedsiębiorstw, również z sektora MSP. Pozwala to skupić się na głównej działalności biznesowej i zwykle daje spore oszczędności. Ostatnio szczególnie chętnie przedsiębiorcy podejmują współpracę zewnętrznymi firmami księgowymi albo korzystają z usług księgowych udostępnianych w internecie. To przede wszystkim efekt częstych zmian w przepisach, za którymi trudno jest nadążyć osobie, która prowadzi firmę. Przedsiębiorca nie ponosi też kosztów związanych z zakupem i aktualizacją programu księgowo-kadrowego, szkoleniami i ewentualnymi błędami, czy wreszcie przygotowaniem i zabezpieczeniem miejsca, w którym będą przechowywane dokumenty związane z prowadzonym biznesem. Przy outsourcingu księgowości firma ponosi stałe, zryczałtowane, miesięczne wydatki, które może uwzględnić po stronie kosztów prowadzonego biznesu. Według wyliczeń firmy Rödl & Partner outsourcing pozwala zaoszczędzić nawet do połowy wydatków związanych z księgowością.
Z szacunków Grant Thornton wynika natomiast, że cały polski system podatkowy to aktualnie ok. 5,8 tys. stron maszynopisu ustaw i rozporządzeń. Z tego aż 2,6 tys. stanowią przepisy dotyczące podatku dochodowego PIT, a kolejne 900 i 800 stron opisuje akcyzę oraz VAT. Każdego roku nowelizacji podlega aż jedna trzecia aktów. Tymczasem konkurencja na rynku rośnie. Właściciele firm dochodzą więc do wniosku, że lepsze efekty osiągną skupiając się na swojej podstawowej działalności. Właściwie każdego dnia ukazują się kolejny nowy projekt czy zmiana prawa podatkowego. Ten rok nie należy do wyjątków pod tym względem. Od stycznia obowiązuje jednolity plik kontrolny (JPK) służący ewidencji zakupu i sprzedaży VAT. – Obowiązkiem wysyłania go do skarbówki od początku roku zostały objęte małe i średnie firmy, a mikroprzedsiębiorstwa będą musiały to robić od 1 stycznia 2018 r. Na tym jednak nie koniec zmian. 30 czerwca 2018 r. skończy się okres przejściowy, czyli dobrowolność w zakresie przekazywania wszystkich danych m.in. z: ksiąg rachunkowych, wyciągów bankowych, dowodów magazynowych, ewidencji zakupów i sprzedaży VAT, faktur VAT i ewidencji uproszczonych. Po tej dacie będą musiały być przekazywane w formie JPK – wyjaśnia Jarosław Stefański, ekspert mBanku odpowiedzialny za usługę mKsiegowość, będącą połączeniem narzędzia do samodzielnego księgowania oraz profesjonalnego biura księgowego. – Dlatego najlepiej już teraz wybrać narzędzie do księgowania, które zapewni nam funkcjonalność raportowania JPK. Pliki przekazane z błędami będą odrzucane – dodaje Jarosław Stefański.
Jakie jeszcze zmiany czekają przedsiębiorcę w tym roku?
● Zwrot podatku w terminie 25 dni będzie możliwy także w stosunku do niezapłaconych należności, jeżeli ich łączna wartość nie przekroczy kwoty 15 tys. zł. W tym roku też wartość sprzedaży pozwalająca na zwolnienie ze względu na poziom sprzedaży została zwiększona do 200 tys. zł.
● Nastąpiły zmiany procedury rejestracji podatników i prowadzenia ich rejestru. Pełnomocnik składający zgłoszenie rejestracyjne będzie odpowiadał solidarnie z zarejestrowanym podatnikiem za zaległości podatkowe tego podatnika, które powstaną w ciągu sześciu miesięcy od dnia rejestracji. Pełnomocnik będzie odpowiadał za zaległości do kwoty 500 tys. zł.
● Duże zmiany zostały wprowadzone w zakresie rejestracji i wykreślenia podatników z rejestrów. Powodem wykreślenia z urzędu będzie sytuacja, gdy dane w zgłoszeniu będą niezgodne z prawdą, nie będzie kontaktu z podatnikiem lub zgłoszenie będzie dotyczyło nieistniejącego podmiotu. Automatycznemu wykreśleniu z rejestru podlegać będą także podatnicy, którzy nie składali deklaracji, lub składane deklaracje były w wartościach „0”. Z rejestru podatników VAT będą wykreślani podatnicy biorący udział w przestępstwie.
● Możliwość kwartalnego rozliczania podatku i składania deklaracji została ograniczona wyłącznie do małych podatników. Kwartalnego rozliczenia nie będą mogli wybrać nowo rejestrowani podatnicy. Możliwość taką uzyskają po 12 miesiącach od dokonania rejestracji. Od 2017 roku podatnicy rozliczający podatek VAT UE mają obowiązek składać deklaracje podatkowe wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
● Zmienił się limit transakcji gotówkowych. Za koszt podatkowy nie będzie mógł zostać uznany koszt w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji, której jednorazowa wartość (bez względu na ilość wynikających z niej płatności) przekracza równowartość 15 tys. zł. Oznacza to, że płatności dokonywane gotówką w kwocie powyżej 15 tys. zł nie będą uznawane za koszty podatkowe firmy. W tej sytuacji znaczenie bezpieczniejszym i korzystniejszym podatkowo rozwiązaniem będzie dokonywanie płatności przelewem.
Jak zauważają eksperci, od tego roku urzędy skarbowe znacznie zwiększają liczbę możliwych sankcji oraz wartość kar finansowych. Sankcje będą ustalane, jeśli organy stwierdzą, że podatnik dokonał nieprawidłowego odliczenia lub zwrotu podatku VAT. Dodatkowe zobowiązanie będzie ustalane także, jeśli podatnik nie złoży deklaracji i nie wpłaci kwoty podatku. Za tego typu wykroczenia ustawodawca przewiduje kary w wysokości 30 proc. kwoty nieprawidłowego rozliczenia.
Jeżeli po zakończeniu kontroli lub w trakcie postępowania kontrolnego podatnik złoży korektę deklaracji uwzględniającą nieprawidłowości i wpłaci kwotę zobowiązania podatkowego lub zwróci podatek, dodatkowe zobowiązanie ustalane będzie w wysokości 20 proc.
Najbardziej dotkliwe kary spotkają nieuczciwych podatników, którzy wystawiając fakturę w imieniu nieistniejącej firmy, dokumentują pozorne czynności. W tym przypadku dodatkowe zobowiązanie podatkowe będzie ustalane w wysokości 100 proc. podatku naliczonego, wynikającego z tych faktur.
PARTNER
Przedsiębiorcom trudno samodzielnie nadążyć za zmianami przepisów
Anita Gołębiewska: Przybywa firm, które wolą skupiać się na rozwoju swojego podstawowego biznesu i wolą zlecić księgowość na zewnątrz
Samodzielna księgowość czy zlecanie rozliczeń na zewnątrz? Co jest popularniejsze wśród polskich przedsiębiorców?
Obecnie przybywa firm, które rezygnują z prowadzenia księgowości samodzielnie i zlecają ją fachowcom. Z jednej strony powodem są złożone przepisy, a z drugiej rosnąca wartość pracy. Wielu przedsiębiorców dochodzi do wniosku, że lepszym i bardziej opłacalnym rozwiązaniem jest skoncentrowanie się na rozwoju własnego biznesu niż dzielenie czasu między prowadzenie firmy a uczenie się zasad księgowości.
Poza tym koszt usług księgowych jest dzisiaj na tyle niski, że oszczędzanie na nim nie wpływa na wynik małej firmy. Zabiera natomiast cenny czas i zwiększa ryzyko błędów, które może popełnić niedoświadczony przedsiębiorca, narażając się przy tym na problemy z urzędem skarbowym i koszty korekty nieprawidłowej ewidencji księgowej. W przypadku narzędzia, które współtworzymy z mBankiem – mKsięgowość, usługi dostępnej w pełni online, koszt związany z przeniesieniem odpowiedzialności za prowadzenie rozliczeń to wydatek 150 zł miesięcznie. Kary za błędy podatkowe znacznie go przewyższają.
Co obecnie zatruwa w największym stopniu spokój małym przedsiębiorcom? Z jakimi przepisami najtrudniej sobie radzą i dlaczego?
Polskie przepisy podatkowe są bardzo zawiłe. Jest wiele niuansów, które są przyczyną analiz wykonywanych przez księgowe posiadające kierunkowe wykształcenie i wieloletnią praktykę. Mimo tego część polskich przedsiębiorców decyduje się na samodzielne rozliczenia, nie zdając sobie sprawy, że ryzyko nieprawidłowości może skutkować dużymi karami. Najczęściej popełniane błędy wynikają z braku kontroli poprawności wprowadzonych dokumentów, braku wiedzy podatkowej, błędów w opisie dokumentacji i korzystanie z niewłaściwych wydruków. Najtrudniejszym obszarem w zakresie podatków jest podatek VAT oraz kwestie rozliczeń pracowników z zakresu ZUS i PIT.
Czy skala i źródła tych problemów zmieniają się na przestrzeni czasu?
W ostatnich miesiącach mamy do czynienia z dużymi zmianami w podatkach. Dotyczy to szczególnie VAT-u. Na przykład zmiany odnoszące się do rozliczania kosztów użytkowania auta były wprowadzane tyle razy w bardzo krótkim czasie, że nawet niektóre księgowe nie nadążały z zapoznawaniem się z nimi. Dodatkowo nieprecyzyjność przepisów i sprzeczne interpretacje powodują, że rozliczenia księgowe wymagają coraz szerszej wiedzy oraz ogromnej ilości czasu. Dla wielu wyzwaniem jest też elektroniczne dostarczanie plików z danymi oraz deklaracji, które ma wejść w 2018 r. Gdy modyfikacji jest tak wiele, wzrasta też liczba kontroli weryfikujących ich wprowadzanie w życie. A częstsze kontrole skarbowe to kolejny problem dla przedsiębiorcy, szczególnie jeśli rozlicza się samodzielnie. I np. nie ma do tego specjalnego narzędzia, w którym będzie miał w przejrzysty sposób zgromadzone i posegregowane wszelkie rozliczenia typu faktury czy potwierdzenia płatności podatków.
O co najczęściej pytają mali przedsiębiorcy, szukając pomocy w biurach księgowych?
Polscy przedsiębiorcy pytają przede wszystkim, jak wykorzystać istniejące regulacje do tego, by zminimalizować obciążenia podatkowe małej firmy. Interesują ich też narzędzia do fakturowania i kontroli płatności od klientów – takie jak mKsięgowość, które automatyzują ten proces, wystawiając faktury niemal za klienta i wysyłając przypomnienia do kontrahentów. Przedsiębiorcy proszą o porady w zakresie najbardziej korzystnego finansowania zakupu środków trwałych i kapitału obrotowego. Za rzadko natomiast dopytują o to, jak ich biznes wygląda na tle konkurencji i co mogą usprawnić. Takie informacje także mogą uzyskać w profesjonalnym biurze księgowym. Ale myślę, że to kwestia czasu i niedługo to podejście się zmieni.
Konkurencja na rynku księgowym jest coraz większa. Na co w związku z tym zwrócić uwagę przy wyborze specjalisty?
Warto poszukać fachowca, który wyposaży nas w zestaw rozwiązań potrzebnych do zarządzania finansami małej firmy. Idealnym wyjściem jest biuro księgowe, które zapewni nam narzędzie do fakturowania, archiwum elektroniczne dokumentów, rejestr naszych dokumentów kosztowych, moduł pokazujący bieżące wyliczenie przychodów, kosztów, wyniku finansowego oraz podatków do zapłaty. Nieoceniony jest moduł do rozrachunków zintegrowany z bankiem. Dzięki niemu przelewy automatycznie łączą się z fakturami oraz klient może w łatwy i szybki sposób robić przelewy za faktury kosztowe, podatki czy ZUS. Wybierając biuro rachunkowe, warto także zwrócić uwagę, czy posiada ono polisę, na tyle wysoką, by pokryć ryzyka związane z ewentualnymi błędami. Powinno też swoją skalą zapewniać stabilność działania, czyli najprościej mówiąc mieć wystarczająco duży personel, by zapewnić szybką i stałą obsługę, np. gdy jedna księgowa się rozchoruje, oraz wystarczające środki finansowe na zapewnienie ciągłego doszkalania księgowych i rozwoju narzędzia informatycznego. Na koniec: warto wybrać partnera nowoczesnego, który już dzisiaj zapewni rozwiązanie wspierające zarządzanie firmą i jest prekursorem na rynku
Czy przejmowanie przez księgowego odpowiedzialności za prowadzoną rachunkowość w imieniu klienta to już standard?
Część biur rachunkowych wciąż nie przejmuje odpowiedzialności. Profesjonalnie działające podmioty przejmują natomiast odpowiedzialność do wysokości swoich polis ubezpieczeniowych. Musimy także pamiętać o tym, że jeśli zdecydujemy się na zatrudnienie księgowego na umowę o pracę, odpowiada on za przewinienie nieumyślne tylko do wysokości trzech wynagrodzeń.