Umowy kupna-sprzedaży z klientami stanowi zbiór danych osobowych, który podlega zgłoszeniu do rejestracji głównego inspektora ochrony danych osobowych.
ORZECZENIE
Po przeprowadzeniu kontroli w przedsiębiorstwie Klaudii Rosadzińskiej, prowadzącej działalność gospodarczą - handel kocami wełnianymi - pod firmą Pollana, generalny inspektor ochrony danych osobowych (GIODO) 30 sierpnia 2007 r. wydał decyzję, w której na podstawie art. 40 ustawy o ochronie danych osobowych nakazał zarejestrowanie zbioru danych klientów, z którymi firma zawarła umowy kupna-sprzedaży. Dane istniały w formie fizycznej, jako dokumenty wpinane do segregatorów, oraz elektronicznej w programie księgowym Symfonia. GIODO nakazał także na podstawie art. 26 ust. 1 pkt 4 ustawy o ochronie danych osobowych (u.o.o.d.o.) usunięcie ze zbioru danych zbieranych do celów marketingowych. Organ uznał, że cel przetwarzania tych ostatnich został już osiągnięty.
Papierowe dokumenty
We wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy Pollana zarzuciła organowi błędne uznanie, że dokumenty stanowią zbiór danych osobowych w rozumieniu art. 7 ust. 1 u.o.o.d.o. Zdaniem firmy, program Symfonia służy do rozliczeń podatków i nie można w nim znaleźć konkretnych klientów, a papierowe dokumenty również nie mają charakteru osobowego i wpinanie ich w segregatory w kolejności chronologicznej nie znaczy jeszcze, że stanowią one zestaw posiadający strukturę. Co się zaś tyczy danych dla celów marketingowych, są one jeszcze potrzebne, bo przedsiębiorstwo przygotowuje prezentację dla potencjalnych klientów.
Decyzją z 16 listopada 2007 r. GIODO utrzymał w mocy decyzję sierpniową. Pollana złożyła skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, przytaczając argumenty jak we wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy.
Prawidłowa wykładnia
WSA skargę oddalił. Sąd stwierdził, że od strony formalnej w trakcie postępowania spełnione zostały wszystkie wymogi art. 103 par. 3 kodeksu postępowania administracyjnego. Co się tyczy meritum, organ zastosował prawidłową wykładnię art. 7 ust. 1 u.o.o.d.o. Zdaniem WSA można by uznać, że samo układanie umów w segregatorach nie tworzy systemu, ale w powiązaniu z programem Symfonia daje jednak posiadający strukturę zestaw danych o charakterze osobowym, dostępnych według określonych kryteriów. Słuszny był również nakaz usunięcia niepotrzebnych danych, bo organ miał podstawy do przyjęcia, że są one w dacie przeprowadzania kontroli wykorzystywane już po osiągnięciu celu ich przetwarzania. Klaudia Rosadzińska nie kwestionowała ustaleń kontroli i podpisała jej protokół, a argument o przygotowywanej prezentacji pojawił się dopiero w skardze do WSA.
Sygn. akt II SA/Wa 143/08
JOANNA BARAŃSKA