Procedura wstępnej rejestracji substancji chemicznych w ramach systemu REACH została otwarta 1 czerwca 2008 r. Stosują ją wszystkie państwa UE. Procedurom REACH podlegają nie tylko spółki handlujące i produkujące substancje chemiczne wewnątrz UE, lecz także polscy przedsiębiorcy, których dostawcy mają siedzibę poza obszarem Wspólnoty.

Importer powinien sprawdzić, czy substancje chemiczne, które sprowadza w postaci własnej lub jako składnik preparatu, podlegają systemowi REACH. Dlatego musi ustalić, czy procedury REACH mają zastosowanie do tej substancji, czy jest ona importowana w ilości przekraczającej jedną tonę brutto rocznie i czy ilość tej substancji uwalniana podczas stosowania preparatu przekroczy jedną tonę rocznie.

Należy wyróżnić dwa przypadki:

• substancja została zarejestrowania. Obowiązek importera ogranicza się wówczas do sprawdzenia, czy zastosowanie substancji w importowanym przez niego produkcie zostało zarejestrowane dla substancji. Jeśli dane zastosowanie zostało już zgłoszone, importer podlega jedynie obowiązkowi udzielenia informacji poprzez umieszczenie stosowanych informacji na etykiecie oraz informowanie swoich odbiorców. Dodatkowo importer jest zobowiązany udzielać informacji na prośbę konsumenta. Natomiast, jeśli substancja nie została zarejestrowana do użytku w sposób wykorzystywany przez importera, powstaje obowiązek zgłoszenia nowego zastosowania substancji.

• substancja nie została zarejestrowana. Importer jest zobowiązany do zgłoszenia substancji w określonych terminach; w przeciwnym wypadku produkt lub substancja nie zostaną dopuszczone do obrotu na rynkach UE.

Każdy podmiot spoza UE dokonujący eksportu na jej teren może wyznaczyć swego wyłącznego przedstawiciela odpowiedzialnego za wypełnienie obowiązków nałożonych na importerów. Rozważmy przypadek podmiotu spoza UE dokonującego eksportu substancji chemicznych za pośrednictwem kilku importerów europejskich. Podmiot ten może wyznaczyć swego wyłącznego przedstawiciela, który będzie zobowiązany dopełnić wszelkich procedur ciążących na jego importerach. Dla każdej substancji chemicznej powinien zostać przypisany jeden wyłączny przedstawiciel, przy czym ten sam wyłączny przedstawiciel może działać w imieniu kilku eksporterów spoza obszaru UE. Po wyznaczeniu wyłącznego przedstawiciela przedsiębiorca spoza obszaru UE powinien poinformować o tym fakcie współpracujących z nim importerów. Importerzy będą następnie samodzielnie kontaktować się z wyłącznym przedstawicielem w sprawach związanych z wypełnianiem obowiązków nałożonych przez REACH.