Konwencja znosząca wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych sporządzona 5 października 1961 r. w Hadze obowiązuje w Polsce już ponad 3 lata, ale nadal wywołuje wątpliwości w praktyce.

Konwencja zastąpiła wymóg legalizacji konsularnej zagranicznych dokumentów obowiązkiem poświadczenia klauzulą apostille. Jej zakres terytorialny obejmuje wszystkie państwa Unii oraz inne, np. USA, Rosję, Australię.

Wymóg poświadczenia klauzulą apostille dotyczy dokumentów urzędowych, co do których prawo krajowe wymaga legalizacji. Dokumentami urzędowymi w rozumieniu Konwencji są w szczególności: dokumenty pochodzące od organu lub urzędnika sądowego, dokumenty administracyjne, akty notarialne oraz dokumenty zawierające notarialne poświadczenia podpisów. Zagraniczne dokumenty inne niż urzędowe (prywatne) nie podlegają obowiązkowi uzyskania klauzuli apostille. Jeżeli zaś chodzi o obowiązek legalizacji dokumentów wynikający z obowiązujących w Polsce przepisów, to jego zakres określony jest w art. 1138 kodeksu postępowania cywilnego i obejmuje zagraniczne dokumenty urzędowe dotyczące przeniesienia własności nieruchomości położonej w Polsce oraz te, które wywołują wątpliwości co do ich autentyczności.

Zakres poświadczenia klauzulą apostille ogranicza się jedynie do potwierdzenia autentyczności podpisu złożonego na dokumencie urzędowym, charakteru, w jakim działała osoba podpisująca dokument, i tożsamości pieczęci lub stempla, którym jest on opatrzony. Klauzula apostille nie poświadcza zgodności dokumentu urzędowego z prawem miejsca wystawienia.

Mimo częstego stosowania przez sądy rejestrowe (notariuszy) praktyki wymagania, aby właściwie wszystkie przedstawiane im zagraniczne dokumenty urzędowe opatrzone były klauzulą apostille, zakres tego obowiązku jest znacznie węższy. Jak wskazałam, wymóg poświadczenia klauzulą apostille na terytorium RP dotyczy jedynie: zagranicznych dokumentów urzędowych dotyczących przeniesienia własności nieruchomości położonej w Polsce oraz tych, które wywołują wątpliwości co do autentyczności. Nie ma więc jednoznacznych podstaw prawnych do żądania poświadczenia klauzulą apostille np. odpisów spółek z zagranicznych rejestrów handlowych. Z drugiej strony praktyka ta może być konsekwencją użycia przez legislatora nieostrego pojęcia dokumentu wywołującego wątpliwość co do jego autentyczności w celu określenia zakresu obowiązku legalizacji. Zakres obowiązku uzyskania klauzuli apostille na dokumentach jest ograniczony na podstawie zawartych przez Polskę dwustronnych konwencji znoszących obowiązek legalizacji.