Zdaniem Sylvaina Cotin, dyrektora ds. handlowych FM Logistic Polska, przy obsłudze logistycznej firm farmaceutycznych specjalnej uwagi wymaga proces kontroli i odpowiednio przeszkolony zespół pracowników Decydujące znaczenie ma czas, bo obsługa tego sektora to nie tylko transport leków czy aparatury medycznej, ale także organów, które bezpośrednio ratują ludzkie życie. Oznacza to, że trzeba stworzyć system logistyczny, który obejmie szpitale, apteki, hurtownie, a nawet pojedynczych pacjentów.
Warunki przewozu
Specyfika i wartość obsługiwanego materiału sprawia, że wymaga on niezwykle precyzyjnie określonych warunków przewozu (np. w kontrolowanej temperaturze, specjalnych opakowaniach) i rygorystycznych obostrzeń w zakresie czasu dostarczenia (m.in. ze względu na krótką ich żywotność). – Powierzane firmie przewozowej substancje są niekiedy bezcenne – tak jest np. z preparatami czy próbami laboratoryjnymi, które są efektem długich, często wielomiesięcznych prac zespołów medycznych. Niewłaściwe warunki przewozu mogą zniweczyć ogrom tej pracy, a efekt może być nieodwracalny – mówi Rafał Dziura, dyrektor marketingu i sprzedaży TNT Express Poland. W TNT powstał Medical Coordination Centre. Specjalistycznie przeszkolony personel koordynuje transport przesyłek i przez całą dobę doradza w zakresie wyboru właściwego opakowania, opcji serwisowej czy środka transportu. Właściwa realizacja usług możliwa jest dzięki rozwiniętej i zintegrowanej sieci połączeń lotniczych i drogowych. – W przypadku obsługi logistycznej firm farmaceutycznych specjalnej uwagi wymaga za każdym razem proces kontroli, do którego wykorzystywane są specjalistyczne narzędzia, np. radio skaner, specjalistyczne kontrole. Odpowiednio przeszkolony zespół pracowników organizuje transport dóbr precyzyjnie przestrzegając wewnętrznych zasad i wymagań. Często zdarza się, że tworzymy dedykowany serwis dla poszczególnych firm – mówi Sylvain Cotin, dyrektor ds. handlowych FM Logistic Polska. Usługi te podlegają stałemu nadzorowi Głównego Inspektoratu Farmaceutycznego. Żaden inny produkt nie wymaga bowiem tak szczególnego nadzoru, jak leki i artykuły medyczne.
Specjalne certyfikaty
Firma logistyczna nie tylko powinna posiadać odpowiednie certyfikaty, ale także musi wiedzieć, jakie certyfikaty powinien posiadać klient. – Jeśli chodzi o leki, to zarejestrowane mogą importować tylko uprawnione hurtownie farmaceutyczne. Leki, które przewozimy, należą do niezarejestrowanych, które przeznaczone są do badań klinicznych. W takim przypadku potrzebne jest zaświadczenie z Centralnej Ewidencji Badań Klinicznych, które powinno być dostarczone przez odbiorcę – wyjaśnia Artur Białkowski, dyrektor ds. kluczowych klientów DHL Express. Jeżeli operator chce świadczyć pełen zakres usług łącznie z przechowywaniem i dystrybucją, to po uzyskaniu odpowiednich certyfikatów czekają go wysokie nakłady inwestycyjne. – Uzyskanie licencji automatycznie nakłada na operatora logistycznego obowiązek dostosowania się do określonych standardów i wymogów. Ale równocześnie potwierdza też jakość świadczonych usług – mówi Kris Pauwels, director business development w Fiege Polska. Organizacja dystrybucji czy usług wyspecjalizowanych, np. co-packing, powinna opierać się na zasadach zawartych w dokumencie Dobrych Praktyk Dystrybucyjnych (Good Distribution Practices) i powinna być realizowana przy użyciu odpowiednich narzędzi. – Specyficzne wymagania potrzebują zatrudnienia wykwalifikowanego menedżera oraz uzyskania zgody Ministerstwa Zdrowia. Niezbędne jest również dostosowanie wszystkich obiektów, w których będą składowane produkty farmaceutyczne, np. odpowiednie doki, systemy mierzenia i kontroli temperatury obiektów, specjalny dostęp do stref składowania produktów typu psychotropy i leki zawierające w swoim składzie substancje odurzające czy nawierzchnia pozwalająca na łatwe utrzymywanie wysokiej higieny – dodaje Sylvain Cotin. To pozwala zminimalizowć ryzyko i zachować potrzebne bezpieczeństwo.
Walka z czasem
Największe ryzyko niesie ze sobą sam sposób transportu oraz ograniczony czas dostawy. – Jakiekolwiek ryzyko jest dodatkowo minimalizowane dzięki restrykcyjnym programom kontroli jakości. Warto także zaznaczyć, że zwiększenie bezpieczeństwa operacji prowadzonych dla klientów z branży farmaceutycznej zapewniają również polisy ubezpieczeniowe – tłumaczy Kris Pauwels. Najważniejszą sprawą jest identyfikacja tego ryzyka, a następnie skonstruowanie łańucha dostaw tak, aby go unikać. Częstą przeszkodą w realizacji przesyłek medycznych zagranicznych jest odprawa celna. Wydłuża ona czas dostarczenia, który może decydować o życiu ludzkim. W takim przypadku można skorzystać z aplikacji Clear-In-Air (CIA), dzięki której dokumenty celne (takie jak np. faktury, certyfikaty) są skanowane w kraju nadania i przesyłane drogą elektroniczną jeszcze tego samego dnia do agencji celnej w Polsce. Wówczas, zanim jeszcze przesyłka dotrze do Polski, są już przygotowane dokumenty do odprawy celnej.
NAJCZĘŚCIEJ WYKONYWANE USŁUGI

• Transport w kontrolowanych temperaturach – praktycznie wszystkie leki i preparaty medyczne mają ściśle określone zakresy temperatur (najczęściej 2–8 st. C, 5–25 st. C, -20 st. C). Jeżeli na którymkolwiek z etapów dana temperatura zostanie przekroczona, zawartość nie nadaje się do użytku. • Przesyłki w suchym lodzie – zawierają próbki tkanek, narządów, które muszą być przewożone w temperaturach ujemnych. Suchy lód dosyć szybko sublimuje, przez co transport ten wymaga bardzo krótkiego czasu dostarczenia. • Door to door – nowe aparaty medyczne są dostarczane bezpośrednio do pacjentów, a zabierane są uszkodzone. Opóźnienie nawet o jeden dzień może powodować nieodwracalne szkody dla zdrowia pacjenta. • Just in time – te usługi konieczne są w przypadku operacji czy obsługi serwisowej. Również dostawy do wielu aptek odbywają się w ściśle określonych przedziałach czasowych. • Pilna dostawa – odbywa się w sytuacjach, gdy dany lek lub organ może uratować życie lub jest potrzebny na operacje (przeszczepy), opóźnienie w dostawie może spowodować śmierć pacjenta lub uszkodzenie przeszczepianego narządu. • Transport komórek macierzystych – krew najpóźniej w ciągu 48 godzin – bez względu na pogodę, dzień tygodnia, święto – musi znaleźć się w centralnym laboratorium.

Źródło: DHL

SZERSZA PERSPEKTYWA

UNIA Przepisy celne w innych krajach często różnią się znacznie od unijnych, a środki farmaceutyczne są pod szczególnym nadzorem urzędów celnych ze względu na podejrzenia, że mogą to być narkotyki. Jakiekolwiek wątpliwości urzędu celnego dotyczące danego preparatu lub brak wymaganych dokumentów skutkują zatrzymaniem przesyłki do czasu wyjaśnienia lub przebadania przez organy do tego upoważnione. Pełne informacje dotyczące transportu i odprawy można ustalić na podsatwie taryfy celnej w aplikacji internetowej ISZTAR: www.clo.gov.pl