Jeszcze nie w pełni przedsiębiorcy i urzędnicy zaczęli stosować znowelizowane prawo zamówień publicznych, a już Sejm pracuje nad kolejną nowelizacją, która ma na celu usprawnienie procedur przetargowych i lepsze wykorzystanie środków pochodzących z Unii Europejskiej. Jednak do czasu przyjęcia nowych przepisów będą obowiązywać obecne. Ustawa Prawo zamówień publicznych ciągle sprawia wiele problemów. Prawo to jest już na tyle skomplikowane, że bez wcześniejszego sprawdzenia przepisów i procedur trudno przeprowadzić przetarg. Ile błędów pojawia się w związku z zamówieniami, pokazują liczne unieważnienia przetargów, zwłaszcza tych największych. Z drugiej strony błędy w zastosowaniu przepisów o zamówieniach widać w orzecznictwie Głównej Komisji Orzekającej w sprawach o naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Statystycznie największa ilość spraw dotyczy właśnie zamówień. Z drugiej strony rząd proponuje uproszczenie systemu zamówień tak, aby podstawowy próg, po przekroczeniu którego należy stosować prawo zamówień publicznych, wyniósł 14 tys. euro. Procedurę uproszczoną można by natomiast stosować przy zamówieniach nawet do 211 tys. euro w sektorze samorządowym i do 137 tys. euro w sektorze rządowym. Zmiany te mają na celu usprawnienie procedur przetargowych tak, aby lepiej wykorzystać miliony euro, która Polska ma do wykorzystania w perspektywie finansowej na lata 2007–2013. Pojawiają się jednak obawy, czy te uproszczenia nie spowodują niejasnych operacji finansowych poniżej progu 14 tys. euro czy braku kontroli. Przedsiębiorcy obawiają się natomiast, czy zamawiający nie będą w jakiś sposób manipulowali zamówieniami poniżej podstawowego progu. Cel, jaki postawił sobie rząd, aby usprawnić wydatkowanie środków unijnych, widać jednak w wielu innych ustawach. Duże zmiany mające przyczynić się do lepszego wykorzystania tych środków wprowadzono już w ustawie o finansach publicznych.
ZMIANY W PRAWIE ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Dziś Podstawowy próg wynosi 6 tys. euro Przy zamówieniach do 60 tys. euro stosuje się uproszczone przepisy Proponowane zmiany Podstawowy próg, po przekroczeniu którego należy stosować prawo zamówień publicznych, ma wynieść 14 tys. euro Przepisy uproszczone stosowane będą dla zamówień od 14 tys. euro do 137 tys. euro dla dostaw i usług w sektorze rządowym i 211 tys. euro w sektorze samorządowym
Limit 6 tys. euro
Przypomnijmy, podstawowy limit, po przekroczeniu którego należy stosować przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych, wynosi 6 tys. euro. Jakie przepisy należy więc stosować, jeśli kwota zamówienia nie przekracza tego progu? Prawo zamówień publicznych nie mówi, jak należy się w takich sytuacjach zachować. Sprawę reguluje natomiast ustawa o finansach publicznych, której art. 35 ust. 3 pkt 1 stanowi, że wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Przepis ten nakazuje również, aby wydatki publiczne były tak planowane, aby można było zrealizować zadania w planowanych terminach. Stosowanie tego przepisu ma swoje uzasadnienie praktyczne, ponieważ podczas postępowań do 6 tys. euro w pierwszej kolejności zwraca się uwagę na to, czy środki były wydatkowane w sposób oszczędny i celowy. Jeśli zatem jednostka dokonała zamówienia na artykuły biurowe o wartości 5 tys. euro, z czego ceny poszczególnych artykułów były znacznie zawyżone, to nie można mówić o oszczędnym wydatkowaniu środków publicznych. Warto zwrócić uwagę, że przy takich zamówieniach zamawiający musi udowodnić, że wydatkował środki zgodnie z przepisami. Przy dokonywaniu takich zamówień pomocne będą wszelkie dokumenty dokonania transakcji, a także np. notatki służbowe potwierdzające celowe wydatkowanie. W przypadku robót budowlanych pisemna umowa jest wymagana prawem. Ponadto umowy pisemne warto zawierać przy dostawach lub usługach okresowych, niekoniecznie natomiast przy jednorazowych.
Procedura uproszczona
Procedurę uproszczoną stosuje się obecnie w przypadku zamówień powyżej 6 tys. euro, nie większych jednak niż 60 tys. euro. Polega ona na tym, że nie ma obowiązku publikacji ogłoszeń w Biuletynie Zamówień Publicznych, a także nie stosuje się terminów składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu przetargowym, terminów składania ofert, ofert wstępnych i orientacyjnych, a także przepisów dotyczących odwołań i skarg. Ogłoszenie o wszczęciu postępowania należy natomiast ogłosić na stronach internetowych Urzędu Zamówień Publicznych oraz własnej, np. jednostki samorządu terytorialnego. Ogłoszenie takie musi zawierać: przedmiot zamówienia, kryteria oceny ofert, termin i miejsce składania wniosków o dopuszczeniu do udziału w postępowaniu, termin i miejsce składania ofert. Na stronach internetowych UZP należy również ogłosić zawarcie umowy oraz uzasadnienie wyboru wykonawcy. Terminy ogłoszone przez zamawiającego nie mogą być jednak krótsze niż siedem dni od chwili pojawienia się ogłoszenia na stronie UZP lub od dnia przekazania zaproszenia do składania ofert, jeżeli wymagany jest termin dłuższy niż siedem dni. Przepis wprowadzający procedurę uproszczoną jest przepisem szczególnym wobec innych. Takie obowiązki po stronie zamawiającego mają zapewnić szeroki dostęp do ogłoszeń przetargowych. Ponadto zamawiający ma prawo zwrócić się do prezesa UZP o opublikowanie ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych lub przekazać ogłoszenie do publikacji Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich lub opublikować je w inny sposób. Terminy ogłoszeń w postępowaniu uproszczonym muszą wynosić co najmniej siedem dni. Jest to warunek konieczny przy stosowaniu zarówno trybu przetargu ograniczonego, jak i nieograniczonego. W przypadku trybu nieograniczonego ustawodawca określił, że terminy będą wynosić nie mniej niż 15, 30, 36, 45 lub 52 dni, w zależności od wartości zamówienia. Termin siedmiodniowy obowiązuje także w przypadku trybów: negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego, licytacji elektronicznej, a także w przypadku dynamicznego systemu zakupów. Termin krótszy można natomiast wyznaczyć w przypadku procedury uproszczonej z zastosowaniem trybu: negocjacji bez ogłoszenia, zapytania o cenę. Ustawa przedstawia również zamknięty katalog świadczeń, wobec których nie trzeba stosować wszystkich przepisów ustawy. Nie trzeba podawać: terminów składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, terminów składania ofert, wadium, zakazu ustalania kryteriów oceny ofert na podstawie właściwości wykonawcy.
 PRZYKŁAD KIEDY PROCEDURA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Gmina zamierza udzielić zamówienia na roboty budowlane, o szacowanej wartość zamówienia ok. 10 tys. zł, czyli poniżej 6 tys. euro. Gmina ma plan finansowy, w którym wydatek na to konkretne zadanie jest przewidziany. Czy w takim przypadku trzeba stosować prawo zamówień publicznych? Nie. Zgodnie z przepisami art. 4 ust. 8 prawa zamówień publicznych, nie stosuje się do zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 6 tys. euro.
KWOTY ZAMÓWIEŃ I PROCEDURY Zamówienia krajowe • 6 tys. euro – próg podstawowy, powyżej tej kwoty należy stosować przepisy o zamówieniach publicznych • 60 tys. euro – do tej kwoty stosuje się procedury uproszczone Progi unijne: • dla zamawiających z sektora finansów publicznych i państwowych jednostek nieposiadających osobowości prawnej: 137 tys. euro – dla dostaw lub usług oraz 5 mln 278 tys. euro – dla robót budowlanych • dla pozostałych zamawiających: 211 tys. euro – dla dostaw lub usług oraz 5 mln 278 tys. euro – dla robót budowlanych Procedura zaostrzona: • do 20 mln euro – dla robót budowlanych • 10 mln euro – dla dostaw i usług
OGŁOSZENIE O WSZCZĘCIU POSTĘPOWANIA MUSI ZAWIERAĆ INFORMACJE O: • przedmiocie zamówienia, • kryteriach oceny ofert, • terminie i miejscu składania wniosków o dopuszczeniu do udziału w postępowaniu, • terminie i miejscu składania ofert.
Zasady udzielania zamówień
Prawo zamówień publicznych przewiduje pewne ogólne zasady, które należy stosować przy przetargach. Chodzi o następujące zasady: • zachowania uczciwej konkurencji, • równego traktowania wykonawców, • bezstronności, • obiektywizmu. Powyższe zasady wydają się oczywiste. Ale to właśnie na nie powołują się oferenci zarzucający zamawiającemu odrzucenie ich oferty. Jeśli chodzi o zasadę zachowania uczciwej konkurencji, to należy się odwołać do ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, która podaje, że czynem nieuczciwej konkurencji jest działanie sprzeczne z prawem lub dobrymi obyczajami, jeżeli zagraża lub narusza interes innego przedsiębiorcy. Należy traktować ją łącznie z zasadą równego traktowania wykonawców. Jest to najczęściej naruszana zasada w postępowaniach o zamówienia publiczne. W praktyce chodzi więc o to, aby zamawiający nie wskazywał w specyfikacji istotnych warunków zamówień takich kryteriów, które premiowałyby w jakiś sposób określone podmioty. Kolejne zasady, które wymienia ustawa to zasada jawności postępowania o udzielenie zamówienia, zasada nieujawniania informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa oraz zasada zachowania formy pisemnej i języka polskiego. Jeśli chodzi o zasadę jawności, to odnosi się ona do publikacji ogłoszeń, informacji o wykluczeniu z postępowania, otwarcia ofert, o wyborze najkorzystniejszej oferty, unieważnienia i dokumentowania postępowania, jawności umów i in. Bardzo ważną zasadą jest zasada zachowania formy pisemnej, zgodnie z którą zamawiający i wykonawcy mają obowiązek dokumentowania na piśmie umów, oświadczeń, wniosków, zawiadomień i in. we wszystkich trybach, chyba że przepisy pozwalają na odstąpienie od trybu pisemnego. Nieważna jest forma pisma – odręcznie czy na komputerze – natomiast niezbędny na takim dokumencie jest własnoręczny podpis. Jeśli zatem umowa jest przesyłana elektronicznie, to wymagany jest bezpieczny, kwalifikowany podpis elektroniczny. Prawo zamówień publicznych nie przewiduje jednak rygoru nieważności. W praktyce oznacza to tyle, że wysłanie do wykonawcy umowy czy oświadczenia e-mailem bez własnoręcznego podpisu może być wiążące z mocy prawa, ale dla własnego bezpieczeństwa warto, aby na wszelkich dokumentach widniał osobisty podpis zamawiającego. Ma to również znaczenie przy dowodzeniu wagi dokumentu w sądzie lub przy odwołaniu. Po ostatniej nowelizacji prawa zamówień publicznych w maju 2006 r. zasada pisemności jest więc zawsze dopuszczalna, ale nie jest obowiązkowa. Zdaniem ekspertów jest to ułatwienie, ponieważ o sposobie komunikacji decyduje zamawiający. Ma on obowiązek określenia w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, formy komunikacji: pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną. Forma pisemna jest wymagana w szczególności przy zamówieniach dużej wartości. Podkreślmy, że zasada pisemności dotyczy również trybu zamówienia z wolnej ręki. Liczba spraw rozpatrywanych przez Główną Komisję Orzekającą, w których zasada ta nie została zachowana, pozwala na wysunięcie wniosku, że jest to dość duży problem przy udzielaniu zamówień w tym trybie.
Tryby udzielania zamówień
Jaki tryb zamówienia zastosować, jakie wiążą się z tym wyborem obowiązki i konsekwencje dla zamawiającego i wykonawcy – to podstawowe pytania stawiane przed rozpoczęciem procedury przetargowej. Są dwa podstawowe tryby udzielania zamówień: przetarg nieograniczony oraz przetarg ograniczony. Oznacza to, że w przypadku każdego zamówienia bez względu na przedmiot można zastosować te dwa tryby. Są to również tryby najbardziej konkurencyjne, nieobarczone żadnymi warunkami. Pozostałe tryby, czyli negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego, negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki, zapytania o cenę lub licytacji elektronicznych, można zastosować jedynie w przypadkach określonych w ustawie. Udzielenie zamówienia w trybie innym, niż dopuszczają przepisy, może oznaczać naruszenie dyscypliny finansów publicznych, czyli art. 17 ust. 1 pkt 2 lit. a) ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz.U. z 2005 r. nr 14, poz. 114).
Przetarg ograniczony
Przetarg ograniczony różni się od przetargu nieograniczonego tym, że jest dwuetapowy. W pierwszym etapie wykonawcy składają wnioski o dopuszczenie do udziału w przetargu, w drugim etapie natomiast oferty mogą składać jedynie zaproszeni wykonawcy. Może być ich nie mniej niż pięciu i nie więcej niż 20, a jeśli liczba wniosków jest większa, to zamawiający zaprasza 20 wykonawców, którzy uzyskali najwyższą ocenę spełnienia warunków. A zatem wszyscy chętni mogą przystąpić jedynie do pierwszego etapu postępowania. Po drugim etapie następuje wybór najkorzystniejszej oferty. W pierwszym etapie wykonawcy muszą dodatkowo złożyć oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu.
9 KROKÓW PRZETARGU NIEOGRANICZONEGO 1 Zamawiający zamieszcza ogłoszenie o zamówieniu. 2 Jeżeli wartość zamówienia przekracza równowartość 60 tys. euro i nie przekracza progów unijnych, to zamawiający przekazuje ogłoszenie o zamówieniu prezesowi UZP. Jeśli przekracza progi unijne, to przekazuje ogłoszenie o zamówieniu Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich. Jeśli zamówienie dotyczy robót budowlanych, a jego wartość przekracza równowartość 20 mln euro, lub jeśli zamówienie dotyczy dostaw lub usługi, a jego wartość przekracza równowartość 10 mln euro, to zamawiający zamieszcza ogłoszenie o zamówieniu także w dzienniku lub czasopiśmie ogólnopolskim. 3 Zamawiający udostępnia specyfikację istotnych warunków zamówienia (SIWZ) na stronie internetowej. Wyznacza również termin składania ofert zgodnie z przepisami. 4 Wykonawcy składają oferty wraz z oświadczeniami o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu wraz z odpowiednimi dokumentami, jeśli są wymagane. Oferty muszą spełniać SIWZ. 5 Jeśli wartość zamówienia przekracza progi unijne, zamawiający żąda od wykonawców wniesienia wadium, jeśli nie przekracza tych progów, jedynie może żądać. Wadium należy wnieść przed upływem terminu składania ofert. 6 Po upływie terminu do składania ofert, zamawiający otwiera oferty, a następnie dokonuje ich ocen według kryteriów określonych w ustawie. 7 Zamawiający odrzuca oferty niespełniające wymogów prawnych lub SIWZ. 8 Zamawiający wybiera ofertę najkorzystniejszą na podstawie kryteriów SIWZ. 9 Zamawiający informuje o wyborze najkorzystniejszej oferty wykonawców, którzy złożyli oferty.
JAKICH USŁUG NIE DOTYCZĄ PROCEDURY ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH: • w zakresie ochrony osób i mienia • socjalnych • hotelarskich • restauracyjnych • transportu kolejowego • transportu morskiego • żeglugi śródlądowej • prawniczych • rekrutacji i pozyskiwania personelu • szkoleniowych • edukacyjnych • zdrowotnych • w zakresie kultury, sportu lub rekreacji • detektywistycznych • związanych bezpośrednio z prowadzeniem gospodarki leśnej
 PRZYKŁAD WYKLUCZENIE Z PRZETARGU W postępowaniu o zamówienie publiczne w trybie przetargu ograniczonego zgłosiło się 18 firm, które złożyły wnioski o dopuszczenie do udziału w przetargu. Wszystkie firmy złożyły również oświadczenia o spełnieniu warunków. Zamawiający miał jednak problem z trzema firmami, polegający na tym, że nie miał pewności, czy warunki rzeczywiście zostały wypełnione. Czy powinien takie firmy zaprosić do złożenia oferty, czy je wykluczyć? Zgodnie z wyrokiem zespołu arbitrów (UZP/ZO/0-3249/05) zamawiający powinien wykluczyć te firmy, co do których nie ma pewności, czy spełniły warunki.
Negocjacje z ogłoszeniem
Negocjacja z ogłoszeniem to tryb polegający na zaproszeniu wykonawców dopuszczonych do udziału w postępowaniu do składania ofert wstępnych, w których nie określono ceny. Następnie negocjuje się z nimi warunki umowy oraz techniczne aspekty zamówienia. Dopiero potem zaprasza wykonawców do składania ofert. Trybu tego nie można jednak stosować w każdym przypadku. Musi wystąpić co najmniej jedna z poniższych przesłanek: • w postępowaniu wcześniejszym w trybie przetargu nieograniczonego lub ograniczonego lub dialogu konkurencyjnego zamawiający odrzucił wszystkie oferty, a początkowych warunków nie zmieniono; • doszło do sytuacji, gdy charakter dostaw, usług lub robót budowlanych lub związane z nimi ryzyko uniemożliwia ich wycenę; • zamawiający nie jest w stanie określić szczegółowych cech zamawianych usług (dotyczy to tylko usług), co uniemożliwia zastosowanie trybu przetargu nieograniczonego lub ograniczonego; • przedmiotem zamówienia są roboty budowlane prowadzone w celach badawczych, doświadczalnych lub rozwojowych; • wartość zamówienia jest mniejsza niż określone w progach unijnych. Ponadto, jeśli wartość zamówienia przekracza próg 20 mln euro dla robot budowlanych lub 10 mln euro dla dostaw i usług, należy zawiadomić prezesa UZP w ciągu trzech dni od wszczęcia postępowania. Zamawiający w przypadku spełnienia jednej z wymienionych przesłanek może, ale nie musi skorzystać z trybu negocjacji z ogłoszeniem. W praktyce tryb ten jest stosowany głównie w sytuacjach, kiedy zamawiający nie jest w stanie określić precyzyjnych warunków usługi, a będzie mógł to uczynić dopiero po skontaktowaniu się z wykonawcami. Przepisy art. 56, 57, 58, 59, 60 prawa zamówień publicznych, precyzują warunki zaproszenia do składania ofert, zaproszenia do negocjacji, kiedy można zmienić wymagania techniczne i in.
Dialog konkurencyjny
Dialog to tryb bardzo podobny do trybu negocjacji z ogłoszeniem, dlatego nawet ekspertom trudno określić, jakie w praktyce są różnice między tymi trybami. W przypadku dialogu konkurencyjnego cechą rozróżniającą są przesłanki jego zastosowania. Aby więc zastosować ten tryb, muszą wystąpić łącznie dwie przesłanki: • nie można zastosować trybu przetargu nieograniczonego lub ograniczonego ze względu na szczególnie złożony charakter zamówienia lub obiektywnie określić warunków prawnych lub finansowych wykonania oraz • cena nie jest jedynym kryterium wyboru. Ponadto dialog może dotyczyć wszelkich aspektów zamówienia, a więc również ceny, natomiast w trybie negocjacji z ogłoszeniem wydaje się, że negocjacjom podlegają przede wszystkim warunki techniczne zamówienia. Uprawniony wydaje się zatem wniosek, że tryb ten należy stosować w szczególnie skomplikowanych zamówieniach. Dialog można prowadzić do momentu, gdy zmawiający może określić, jakie rozwiązanie jest dla niego najkorzystniejsze. Po zakończeniu dialogu, podobnie jak w trybie negocjacji z ogłoszeniem, zamawiający zaprasza do złożenia ofert jedynie wybranych wykonawców. Wraz z zaproszeniem wykonawcy otrzymują specyfikację istotnych warunków zamówienia.
Negocjacje bez ogłoszenia
W trybie negocjacji bez ogłoszenia, jak wskazuje sama nazwa, nie ma ogłoszenia o przetargu. Pierwszym etapem jest więc wybór wykonawców. Następnie zamawiający negocjuje z nimi warunki umowy i zaprasza do składania ofert. Wybór wykonawców musi być jednak poprzedzony zbadaniem rynku. Niedopuszczalna jest sytuacja, kiedy do negocjacji nie zostaje zaproszona znana krajowa firma funkcjonująca w branży, której dotyczy zamówienie. Takie postępowanie narusza zasadę uczciwej konkurencji, co potwierdził wyrok Zespołu Arbitrów z 4 stycznia 2006 r. (UZP/ZO/0-2238/05). Ponieważ jest to kolejny tryb ograniczony, muszą zostać spełnione określone przesłanki, aby z niego skorzystać. Chodzi o spełnienie jednej z następujących okoliczności: • we wcześniejszym postępowaniu w trybie przetargu ograniczonego lub nieograniczonego nie wpłynął żaden wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, nie złożono żadnych ofert lub wszystkie zostały odrzucone, a warunki zamówienia nie zostały zmienione; • został przeprowadzony konkurs, w którym nagrodą było zaproszenie do negocjacji bez ogłoszenia co najmniej dwóch autorów wybranych prac; • przedmiotem zamówienia są rzeczy wytwarzane wyłącznie w celach badawczych, doświadczalnych lub rozwojowych; • ze względów niezależnych od zamawiającego nie można zachować terminów określonych dla trybu przetargu nieograniczonego, ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem. Trybu tego nie można jednak zastosować np. w następujących przypadkach: jeśli wszystkie oferty zostaną odrzucone z innego powodu niż niezgodność z SIWZ lub gdy wszyscy wykonawcy, którzy złożyli wnioski, zostaną wykluczeni w postępowaniu w trybie przetargu ograniczonego.
Zamówienie z wolnej ręki
Udzielenie zamówienia po negocjacji tylko z jednym wykonawcą to zamówienie z wolnej ręki. W takim przypadku trudno mówić o zachowaniu zasady uczciwej konkurencji, dlatego ustawodawca określił szczegółowe okoliczności, które muszą zostać spełnione, aby móc skorzystać z tego trybu. Warunków tych jest aż dziesięć. Stosuje się ten tryb, jeśli zostanie spełniona m.in. choć jedna z wymienionych przesłanek: • dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn wymienionych w art. 67 ust. 1 prawa zamówień publicznych; • przeprowadzono konkurs, w którym nagrodą było zaproszenie do negocjacji w trybie z wolnej ręki; • ze względu na wyjątkową sytuację, której nie mógł przewidzieć zamawiający, a zamówienie należy wykonać natychmiast; • w prowadzonych wcześniej zamówieniach w trybach podstawowych nie złożono żadnych ofert lub odrzucono wszystkie; • gdy dotychczasowemu wykonawcy udzielono zamówienia dodatkowego, którego wartość nie przekracza 20 proc. wartości zamówienia podstawowego, a którego nie można było wcześniej przewidzieć. Wymienione przesłanki są najczęstszymi przyczynami zastosowania trybu z wolnej ręki. Problemy mogą sprawiać jednak niektóre sformułowania użyte w przepisach dotyczących zamówień z wolnej ręki. Chodzi np. o to, że pewnych zadań nie można było wcześniej przewidzieć. Wiele jest orzeczeń, które udowadniają, że zadania dodatkowe, które powierzono wykonawcy realizującemu zadanie podstawowe, można było powierzyć innemu wykonawcy. W praktyce chodzi jednak o to, że procedury przetargowe są długie i uciążliwe, a zatem wybór innego wykonawcy odłożyłby w czasie ukończenie danej inwestycji. Zamawiający zatem, chcąc jak najszybciej skończyć inwestycję, np. budowę lub remont, udzielają dodatkowego zamówienia w trybie z wolnej ręki wykonawcy podstawowemu. Na takie działanie nie pozwalają jednak przepisy, zarówno prawa zamówień publicznych, jak i ustawy o finansach publicznych. Chodzi m.in. o zasadę, że wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Wykluczone jest zastosowanie trybu z wolnej ręki do zamówień, których przedmiotem są: dostawy wody za pomocą sieci wodociągowej lub odprowadzanie ścieków do sieci kanalizacyjnej; dostawy energii elektrycznej; dostawy gazu, ciepła; powszechne usługi pocztowe oraz usługi przesyłowe energii elektrycznej.
Zapytanie o cenę
Zamawiający może skierować zapytanie o cenę do wybranych wykonawców, a następnie zaprosić ich do składania ofert. Tryb ten można zastosować, jeśli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi, które są powszechnie dostępne i mają ustalone standardy jakości, a których wartość nie przekracza progów unijnych. W praktyce tryb ten stosuje się w przypadku zamówień na dostawy produktów spożywczych, artykułów biurowych czy sprzątaniu pomieszczeń. Zapytanie o cenę wyklucza negocjację cen podanych przez wykonawców, a kryterium wyboru jest najniższa cena. Podana cena musi zawierać VAT. W trybie zapytania o cenę wykonawca jest zobowiązany podać cenę, która zawiera VAT.
Licytacja elektroniczna
Ostatnim podstawowym trybem przewidzianym przez ustawę Prawo zamówień publicznych jest licytacja elektroniczna. Polega on na tym, że wykonawcy wypełniają przygotowany przez zamawiającego formularz, który znajduje się na stronie internetowej. Przy czym mogą składać kolejne, korzystniejsze oferty, które są automatycznie klasyfikowane. Jedynym kryterium stosowanym przy wyborze jest kryterium ceny. Tryb ten można jednak stosować tylko w przypadku dostaw lub usług powszechnie dostępnych (podobnie jak w trybie zapytania o cenę), których wartość nie przekracza progów unijnych. Ogłoszenie w tym przypadku zamieszczane jest na stronie internetowej zamawiającego, a wymiana wszelkich informacji między zamawiającym a wykonawcą następuje drogą elektroniczną. Co ważne, oferta musi być podpisana bezpiecznym podpisem elektronicznym. W trybie tym zamawiający nie przekazuje wykonawcom specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ), a jedynie opisuje wymagania zamówienia i warunki udziału w postępowaniu na stronie internetowej.
Tryb odwoławczy
Wykonawcy mają trzy możliwości odwołania się od decyzji zamawiającego: złożyć protest do zamawiającego, odwołać się do zespołu arbitrów lub złożyć skargę do sądu okręgowego. Ponadto można złożyć skargę do sądu na orzeczenie zespołu arbitrów. Wszystkie wymienione możliwości stanowią środki ochrony prawnej. Mogą je składać jednak nie tylko wykonawcy, ale również uczestnicy konkursu i inne osoby, które nie mogą złożyć oferty ze względu na bezprawne ich zdaniem postanowienia SIWZ. Obowiązek udowodnienia, że doszło do naruszenia interesu prawnego, ciąży na wnoszącym odwołanie lub protest. Co istotne, jeśli wykonawca stracił status uczestnika postępowania, nie ma już możliwości ochrony prawnej. Co więcej, w prawie zamówień publicznych interes prawny wykonawcy, którego oferta została odrzucona lub który został wykluczony z postępowania, ogranicza się do zarzutów, które mogą być powodem do ponownego udziału w tym postępowaniu. Jeśli zatem wykonawca wniósł protest po określonym terminie lub w niewłaściwej formie, a przetarg został rozstrzygnięty, to nie ma możliwości powrotu do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Interes prawny nie jest ponadto równoznaczny z interesem ekonomicznym wykonawcy.
Protest
Protest do zamawiającego można wnieść na: treść ogłoszenia o zamówieniu, czynności podjęte przez zamawiającego w toku postępowania, a więc np. na wykluczenie wykonawcy, odrzucenie oferty, wybór oferty najkorzystniejszej czy unieważnienie postępowania. Ponadto protest można wnieść w związku z zaniechaniem przez zamawiającego czynności, do których jest zobowiązany, np. zaniechanie unieważnienia postępowania. Protest powinien zostać wniesiony w takiej formie, jaką wyznaczył zamawiający, ale zawsze dopuszczalna jest forma pisemna. Istotny jest termin wniesienia protestu, który wynosi siedem dni od dnia, w którym powzięto lub można było powziąć możliwość wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia. Chodzi więc o moment, kiedy wykonawca mógł się o fakcie dowiedzieć, a nie, kiedy się faktycznie dowiedział.
Jakie terminy
W przypadku gdy protest dotyczy postanowień ogłoszenia i specyfikacji istotnych warunków zamówienia przy przetargu nieograniczonym termin do wniesienia protestu wynosi: siedmiu dni od dnia publikacji ogłoszenia w Biuletynie lub zamieszczenia SIWZ na stronie internetowej. Termin ten stosuje się przy zamówieniach o wartości do progów unijnych. Jeśli natomiast wartość przekracza progi unijne, stosuje się termin 14-dniowy od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym UE lub zamieszczenia SIWZ na stronie internetowej. Jeśli protest dotyczy postępowania w trybie innym niż przetarg nieograniczony, to termin wynosi siedmiu dni, ale nie później niż trzy dni przed terminem składania ofert w przypadku zamówień o wartości poniżej progów unijnych oraz sześć dni, jeśli wartość przekracza progi. Właściwie nie jest możliwe wniesienie protestu po zawarciu umowy między zamawiającym a wykonawcą. Jest to jednak możliwe, jeśli umowa taka została zawarta z naruszeniem art. 94 ust. 1 Prawa zamówień publicznych, jeśli przepis ten był stosowany.
Rozstrzygnięcie protestu
Po wniesieniu protestu po upływie terminu składania ofert bieg terminu związania ofertą zostaje zawieszony do czasu rozstrzygnięcia protestu. Zostaje on ostatecznie rozstrzygnięty: jeśli nie przysługuje odwołanie, jeśli nie wniesiono odwołania lub jeśli wniesiono odwołanie i wydano postanowienie kończące postępowanie odwoławcze albo zapadł wyrok zespołu arbitrów. W przypadku wniesienia odwołania istnieje jeszcze jedna przesłanka rozstrzygająca protest. Została ona określona w art. 182 ust. 2 pkt 3 b) prawa zamówień publicznych. Prezes UZP może jednak wydać zgodę na zawarcie umowy przed rozstrzygnięciem protestu, jeśli zachodzi pilna potrzeba zawarcia zamówienia, której wcześniej nie można było przewidzieć. Prezes nie ma jednak takiej możliwości, jeśli wartość zamówienia przekracza progi 10 i 20 mln euro. Od rozstrzygnięcia protestu przysługuje również odwołanie do prezesa UZP.
TRYB ODWOŁAWCZY W trakcie odwołań m.in.: • wykonawcy nie mogą składać protestów jeden po drugim. Wykonawcy muszą wnieść protesty w jednym czasie lub przyłączyć się do już wniesionego protestu lub odwołania • wszystkie odwołania mogą być rozpatrywane łącznie przez zespół arbitrów • terminy na złożenie protestu na ogłoszenie i specyfikacje w przetargu nieograniczonym są liczone od dnia publikacji ogłoszeń • w innych trybach niż przetarg nieograniczony termin na złożenie protestu na ogłoszenie i specyfikacje wynosi siedem dni od dnia doręczenia, nie później jednak niż trzy dni przed terminem składania ofert • wykonawca może zgłosić przystąpienie do postępowania odwoławczego najpóźniej do czasu otwarcia rozprawy przed zespołem arbitrów • czas rozpatrywania skargi na orzeczenie zespołu arbitrów to jeden miesiąc od daty jej przekazania przez prezesa UZP do sądu okręgowego
Odwołanie po proteście
Odwołanie do prezesa UZP należy wnieść w terminie pięciu dni od dnia doręczenia rozstrzygnięcia protestu lub upływu terminu do rozstrzygnięcia protestu. Należy jednocześnie przekazać kopię odwołania zamawiającemu. Odwołanie jest drugą instancją i jest rozstrzygane przez zespół arbitrów. Obecnie istnieje możliwość wniesienia odwołania również na uwzględnienie protestu przez zamawiającego. Kopię odwołania od rozstrzygnięcia protestu należy przekazać zamawiającemu. Konsekwencją nieprzekazania kopii jest odrzucenie odwołania.
Konieczne opłaty
Przed rozpoznaniem odwołania należy wnieść opłatę – wpis. Potwierdzenie uiszczenia wpisu należy załączyć do odwołania. W przypadku wartości zamówienia poniżej progów unijnych kwota wpisu wynosi 10 tys. zł, jeśli wartość przekracza progi, wartość wpisu wynosi 20 tys. zł. W przypadku zamówień na roboty budowlane kwoty wpisu wynoszą odpowiednio 20 tys. zł i 40 tys. zł. W przypadku wycofania odwołania przed otwarciem rozprawy odwołującemu przysługuje zwrot połowy wpisu.
Zespół arbitrów
Odwołanie rozpoznaje zespół trzech arbitrów w terminie 15 dni od dnia jego doręczenia prezesowi UZP. Rozprawy są jawne, chyba że strona postępowania wniesie o wyłączenie jawności. Po rozprawie zespół wydaje wyrok o oddaleniu odwołania lub jego uwzględnieniu. Jeśli odwołujący udowodni, że zamawiający naruszył przepisy, zespół arbitrów nakaże: dokonanie czynności bezprawnie zaniechanej (np. nakaże wykluczyć wykonawcę), powtórzenie czynności dokonanej bezprawnie lub ją unieważni (np. unieważni wybór innego wykonawcy jako najkorzystniejszej oferty). Zespół sporządza również uzasadnienie wyroku. Na wyrok przysługuje skarga do sądu okręgowego właściwego dla siedziby lub miejsca zamieszkania zamawiającego.