Zgodnie z zapowiedziami normy zostaną opublikowane przed końcem br. Najbardziej widoczną zmianą będzie nowa struktura - ujednolicona dla wszystkich norm ISO dotyczących systemów zarządzania. Jednak najistotniejszym merytorycznie zagadnieniem wydaje się konieczność analizy ryzyk dla zasadniczego celu działania organizacji (w wielu przypadkach jest nim generowanie zysku), a wynikających z oddziaływania na środowisko lub zagrożeń na środowisku pracy. W obu tych obszarach wymagania prawne stanowią istotne źródło ryzyk, dlatego skuteczność narzędzi służących identyfikacji wymagań prawnych staje się kluczowa. Zgodnie z wymaganiem obu wspomnianych norm organizacje powinny:

  • identyfikować i mieć dostęp do wymagań prawnych związanych z ich aspektami środowiskowymi i zagrożeniami dla pracowników
  • określić jak te wymagania stosują się w danej organizacji

Organizacje powinny również utrzymywać udokumentowaną informację na temat zidentyfikowanych wymagań. 

Ten ostatni element wymagań w praktyce oznacza konieczność prowadzenia rejestrów wymagań prawnych. Przyjmują one różne formy – nierzadko stanowią po prostu listę aktów prawnych zawierających stosowne wymagania. Czy jednak taka forma rejestru zapewnia zgodność z wymaganiem i intencją autorów norm? Niezupełnie. Sedno problemu tkwi w rozumieniu terminu „wymaganie prawne”. Jest to termin znaczeniowo bliski „normie prawnej” czyli powinnemu działaniu w określonych okolicznościach. W tym kontekście można stwierdzić, że każdy z aktów prawnych (np. ustawa lub rozporządzenie) zawiera dziesiątki, a nawet setki wymagań prawnych. Co więcej, niektóre wymagania powstają przez powiązanie przepisów kilku aktów prawnych. Zatem „identyfikacja wymagań prawnych”, o której mowa w wymienionych wyżej normach, polegać powinna na szczegółowej analizie aktów prawnych w celu znalezienia wszystkich wymagań mających zastosowanie do sytuacji, w jakiej działa dana organizacja. Tworzenie rejestrów wymagań w formie zestawienia tytułów aktów prawnych miałaby sens wyłącznie wtedy, kiedy odbiorcy tej informacji doskonale orientowali się w treści tych dokumentów. Zdarza się tak raczej rzadko i właśnie dlatego autorzy norm uznali za istotne, aby organizacje systemowo podchodzące do zapewnienia zgodności z prawem wykorzystywały bardziej skuteczne mechanizmy. 

Bieżąca identyfikacja wymagań prawnych wymaga sporo czasu, wysiłku i umiejętności. Prawo zmienia się często, czas od ogłoszenia do wejścia w życie bywa niezmiernie krótki, a konstrukcja aktów prawnych (np. wielopiętrowe odwołania) powoduje, że wydobycie zasadniczej treści wymagań jest niełatwe - szczególnie w przypadku mniejszych organizacji, które nie dysponują wyspecjalizowanymi komórkami merytorycznymi. Większe organizacje również zlecają prowadzenie aktualizowanych rejestrów wymagań prawnych wyspecjalizowanym podmiotom, gdyż jest to często tańsze i skuteczniejsze od samodzielnego śledzenia zmian w prawie. Dzieje się tak ze względu na efekt synergii – czas niezbędny do śledzenia i analizowania zmian w prawie dzieli się na większą liczbę klientów. 

Dostrzegając tę potrzebę zespół portalu eko-net.pl - działającego od ponad 10 lat na polu doskonalenia systemów zarządzania, identyfikacji wymagań prawnych oraz ocen zgodności w obszarze ochrony środowiska i bhp – oferuje innowacyjny produkt – platformę REGULIS. Został on przygotowany z myślą o tych odbiorcach, którzy są zainteresowani wysoką jakością obsługi w rozsądnej cenie. Wysoka jakość oznacza w tym przypadku:
1. dostosowanie do uwarunkowań, w jakich działa klient - powiązanie wymagań z aspektami środowiskowymi i zagrożeniami wskazanymi przez klienta
2. bieżąca aktualizacja rejestrów
3. stały dostęp – dowolnej liczby osób - do aktualnych rejestrów przez łatwy w obsłudze interfejs internetowy
4. dbałość o prostotę języka – dostosowanie do potrzeb klientów bez przygotowania prawnego

Obok rejestrów na platformie REGULIS dostępne są informacje o zmianach w przepisach wskazujące zakres wprowadzanych zmian oraz ich adresatów, druki w wersji edytowalnej niezbędne w pracy specjalistów ds. ochrony środowiska oraz bhp, oraz przejrzyste kalendarium dotyczące obowiązków w zakresie ochrony środowiska i bhp. Informacje o zmianach w przepisach a także o zmianach wprowadzonych w rejestrach w związku z wejściem w życie nowych przepisów są wysyłane do użytkowników platformy REGULIS pocztą elektroniczną.

Uzupełnieniem informacji jest Baza wiedzy zawierająca artykuły tematycznie powiązane z tematyką rejestrów wymagań prawnych.

Zapraszam na www.regulis.pl

Robert Pochyluk – prezes zarządu Stowarzyszenia Polskie Forum ISO 14000, przedstawiciel Polskiego Komitetu Normalizacyjnego w Komitecie Technicznym 207 ISO pracującym nad nową normą ISO 14001, właściciel eko-net.pl