Michał Brywczyński konsultant departamentu projektów europejskich Doradztwo Gospodarcze DGA Pierwszym działaniem, o którym często się zapomina, jest określenie celu szkoleń. Jeśli traktujemy szkolenia jako narzędzie do wprowadzania określonych zmian, bardzo ważna jest odpowiedź na pytanie, co tak naprawdę ma się zmienić w firmie, jak wygląda obecna sytuacja, jakie są jej plusy i minusy, do czego chcielibyśmy doprowadzić, jaka zmiana miałaby w organizacji nastąpić. Jest to kluczowy etap projektowania szkoleń i od tego, jak dobrze ten etap zostanie przeprowadzony, zależy całokształt dalszych działań, a co za tym idzie – efekt końcowy. Drugi etap, który często w ogóle jest pomijany w badaniu potrzeb szkoleniowych, to odpowiedź na pytania: • czy oczekiwana zmiana jest możliwa do osiągnięcia za pomocą szkoleń, • czy szkolenia są najwłaściwszą drogą do wprowadzenie zmiany, • jakie jeszcze poza szkoleniami działania są niezbędne, aby zmiana nastąpiła. Bardzo często spotykamy się z ukrytym założeniem, że szkolenia to jedyna właściwa droga, podczas gdy pożądana zmiana okazuje się nie do osiągnięcia bez wprowadzenia nowych rozwiązań biznesowych, przy których szkolenia powinny służyć jako dodatek, a nie działanie główne. Dopiero gdy uznamy, że szkolenia, a nie przykładowo wdrożenie jasnego planu motywacyjnego są tym narzędziem, które w naszej sytuacji będzie najbardziej odpowiednie, powinniśmy decydować, kto powinien być odbiorcą szkoleń, określić liczbę osób, które powinny zostać przeszkolone, czas, oraz tematykę. Żeby szkolenia stały się w organizacji profesjonalnym narzędziem do wprowadzania zmian, dopiero na tym etapie powinniśmy określić budżet, jaki przeznaczymy na realizację zaplanowanych do tej pory działań – i tak dzieje się w coraz większej liczbie firm o profesjonalnym zacięciu. Wciąż jednak spotykamy się z odwrotną praktyką – najpierw określa się budżet na szkolenia, a potem zastanawia się, co można wyciąć z projektu, by w budżecie się zmieścić. Oczywistym tego wynikiem jest prowadzenie częściowych projektów szkoleniowych, które dają częściowe lub krótkotrwałe efekty. Kolejnym niezmiernie ważnym, a często pomijanym, działaniem jest włączenie pracowników w projektowanie oferty szkoleniowej dla własnej firmy czy organizacji. Działanie takie jest ważne z dwóch podstawowych powodów. Po pierwsze, perspektywa szeregowego pracownika najczęściej różni się od tej, z jakiej na firmę patrzą osoby odpowiedzialne za całokształt jej funkcjonowania. Pytając osoby bezpośrednio zaangażowane w obszar, w którym widzimy potrzebę zmiany, możemy uzyskać bardzo cenne informacje o występujących potrzebach, problemach, a często otrzymujemy propozycje rozwiązań problemów. Drugim powodem dla włączania pracowników w projektowanie szkoleń jest budowanie motywacji do udziału w proponowanych zajęciach. Jeśli pracownicy będą mieli rzeczywisty wpływ na charakter szkoleń, ich tematykę, gwarantuje to o wiele większe ich zaangażowanie, co oczywiście ma pozytywny wpływ na skuteczność szkolenia. Czy te działania mające na celu zbadanie rzeczywistych potrzeb szkoleniowych oznaczają, że jeśli planujemy wprowadzenie jakichkolwiek zmian w organizacji czeka nas ciężka praca? Oczywiście, że tak. Na szczęście zawsze możemy skorzystać z pomocy specjalistów. Jak wybrać właściwą firmę szkoleniowo-doradczą, to już inna historia…