Robert Łapacz
prezes Faber Consulting
Umowę – zgodną ze wzorem określonym w dokumentach programowych do każdego działania – podpisuje wnioskodawca w regionalnej instytucji finansującej, w której składał wniosek o dofinansowanie, w terminie wyznaczonym przez RIF. Wnioskodawca, podpisując umowę dotacyjną, zobowiązuje się do realizacji projektu zgodnie z obowiązującym prawem oraz zgodnie z umową dofinansowania. Należy przez to rozumieć w szczególności zgodność z opisem zawartym we wniosku o dofinansowanie, który w całości stanowi załącznik do umowy. Podpisując umowę, wnioskodawca zobowiązuje się do zrealizowania inwestycji w sposób, który zapewni terminowe osiągnięcie celów zakładanych we wniosku o dofinansowanie. Umowa dotacyjna precyzuje warunki wypłaty wsparcia, w szczególności określa termin realizacji projektu oraz obowiązki ciążące na beneficjencie pomocy. Do tych ostatnich należy przede wszystkim zgodna z założeniami realizacja inwestycji, osiągnięcie przewidywanych efektów oraz zapewnienie ich trwałości w terminie co najmniej 5 lat od zakończenia inwestycji. Beneficjant zobowiązany jest do przechowywania całej związanej z inwestycją dokumentacji przez co najmniej 5 lat oraz musi się poddawać kontroli projektu przeprowadzanej przez instytucję wdrażającą, instytucję zarządzającą, regionalną instytucję finansującą lub inną uprawnioną instytucję. Po podpisaniu umowy o dofinansowanie w ciągu 15 dni beneficjent dostarcza do RIF potwierdzony notarialnie weksel in blanco. Musi on być opłacony do kwoty przyznanego dofinansowania, a – jeżeli inwestycja jest finansowana ze środków zewnętrznych – nie później niż w ciągu 90 dni przedstawia w RIF potwierdzoną za zgodność z oryginałem kopię umowy kredytowej lub umowy leasingu bądź umowy z funduszem inwestycyjnym, zawartej na finansowanie projektu. Musi to nastąpić w terminie 14 dni od zawarcia umowy. Zgodnie z zapisami umowy dotacyjnej niedopuszczalne są – i stanowić mogą podstawę do jej rozwiązania – takie zmiany zakresu rzeczowego projektu, które prowadzić będą do zmiany celu określonego we wniosku o dofinansowanie. W przypadku innych zmian, jeżeli w trakcie realizacji inwestycji zaistnieje konieczność ich wprowadzenia, beneficjent zobowiązany jest, nie później niż w ciągu 14 dni od zaistnienia przyczyn modyfikacji, złożyć do RIF wniosek o zaakceptowanie zmian, przedstawiając w nim ich zakres i uzasadnienie. Również w przypadku zaistnienia okoliczności mogących opóźnić realizację projektu lub jego etapu należy nie później niż 30 dni przed dniem upływu okresu realizacji wystąpić z pisemnym wnioskiem o jego wydłużenie. Jeżeli złożone przez beneficjenta w RIF wnioski zostaną zaakceptowane przez instytucję wdrażającą, w terminie 35 dni od dnia ich złożenia podpisywany jest stosowny aneks do umowy dofinansowania. Do najczęstszych przyczyn aneksowania umów należą: przeniesienie inwestycji do innego powiatu (dopuszczalne pod warunkiem że zmiana taka nie wpłynęłaby na liczbę punktów za lokalizację projektu na etapie oceny merytorycznej wniosków o dofinansowanie), zmiana rzeczywiście poniesionych wydatków – większe niż 10 proc. przesunięcia pomiędzy poszczególnymi kategoriami kosztów kwalifikowanych, zmiana formy organizacyjno-prawnej beneficjenta oraz zmiana zakresu rzeczowego inwestycji. Aneksowanie nigdy nie następuje automatycznie. Prośba o aneks może zostać odrzucona, o ile sygnalizowana zmiana uznana zostanie za zagrażającą celom czy trwałości projektu.