Co uzasadnia przekonanie, że nowe technologie, np. w zakresie druku, pomagają redukować koszty?

Ogół przedsiębiorców nie kontroluje kosztów druku. Nie potrafią też oszacować, ile wydają na serwis i utrzymanie urządzeń biurowych, np. drukarek wielofunkcyjnych. Są z kolei przekonani, że podjęli trafną decyzję, kupując tanią drukarkę czy urządzenia wielofunkcyjne. Ich pewność zostaje rozwiana podczas pierwszego zakupu kartridża z tonerem, gdy okazuje się, że jego cena bywa wyższa od ceny samego urządzenia. Tymczasem oszczędne drukowanie w połączeniu ze sprawnym zarządzaniem obiegiem dokumentów przynosi oszczędności mierzone w tysiącach złotych rocznie. Wielkość redukcji kosztów zależy od rozmiarów i charakteru działalności firmy oraz jej potrzeb. Trudna sytuacja gospodarki skłania przedsiębiorców do oszczędzania. Dlatego zauważamy, że firmy coraz chętniej wybierają sprzęt, który pomaga im optymalizować koszty użytkowania zarówno drukarek, jak i urządzeń wielofunkcyjnych.

Czy w takich przypadkach zakup należy poprzedzić analizą?

Przed wyborem sprzętu drukująco-kopiującego należy dokonać przeglądu rynku, na którym są przecież dostępne podobne pod względem technicznym urządzenia. Dlatego warto przede wszystkim zwrócić uwagę na całościowy koszt, którego głównym składnikiem są wydatki na eksploatację, a te są istotną częścią budżetu firmy, niezależnie od jej wielkości.

Należy bardziej brać pod uwagę koszty eksploatacji, a nie samą cenę urządzeń?

Zakup nowoczesnych urządzeń biurowych to niemały wydatek dla firmy. Jednak warto pamiętać, że niska cena urządzenia wynika głównie z jego niskiej jakości. Oszczędność jest tu więc pozorna, bo niska cena zakupu łączy się zazwyczaj z wysokimi kosztami eksploatacji. Największe koszty generują materiały eksploatacyjne (np. tonery, bęben, kartridże), przeglądy serwisowe, naprawy, praca administratorów, pobór energii. Stosując urządzenia ekonomiczne, można obniżyć te koszty nawet dwukrotnie, np. wybierając urządzenia oszczędne i ekologiczne, takie jak Kyocera FS-2100D, można zaoszczędzić nawet do 10–14 groszy na wydruku jednej czarno-białej strony formatu A4, co przy 10 tys. wydrukowanych stron przyniesie ponad 1 tys. zł oszczędności w porównaniu do innych, najdroższych w eksploatacji drukarek.

Warto kierować się ekonomią przy kupowaniu urządzeń, czyli brać pod uwagę koszty ich eksploatacji w całym okresie ich użytkowania. Na ogół gwarancja na drukarki na polskim rynku wynosi 24 miesiące. Należy więc z góry założyć, że w tym czasie drukarka powinna być sprawna i ma generować możliwie najniższe koszty związane z jej eksploatacją. Po 2 latach łączne koszty drukarki przedstawiają się następująco: ok. 10 proc. to cena jej zakupu, a 90 proc. to koszty jej eksploatacji.

Co pan radzi przedsiębiorcy, który zamierza zakupić drukarki?

Przed zakupem powinien on ustalić, w jakim celu urządzenie będzie użytkowane i przez kogo. Umożliwi to określenie najkorzystniejszej konfiguracji i dobranie odpowiedniego oprogramowania. Najpierw należy określić własne potrzeby i na tej podstawie sprecyzować parametry techniczne drukarki. W przypadku urządzenia na biurko, z którego korzysta jeden użytkownik, wystarcza prędkość wydruku 25 stron A4/min. W przypadku drukarki dla kilku osób powinno to być minimum 35 stron A4/min. Istotną funkcją jest tu też moduł druku dwustronnego, który umożliwia oszczędzanie papieru, i karta sieciowa, dzięki której z urządzenia może korzystać kilka osób. Prędkość wydruku urządzeń departamentowych to minimum 40 stron A4/min. Do tego możliwość druku w formacie A3 i przy użyciu tonerów o wysokiej wydajności.

Nowoczesne drukarki i urządzenia wielofunkcyjne powinny umożliwiać projektowanie i kolorowy wydruk listów z firmowym logo, naklejek, wizytówek, banerów, ulotek i broszur. Mogą też mieć automatyczne podajniki, dodatkowe szuflady na papier, finiszery i inne funkcje umożliwiające układanie, sortowanie, zszywanie, dziurkowanie i broszurowanie oraz rozdzielanie pracy między poszczególne osoby lub zespoły.

Spośród drukarek laserowych monochromatycznych Arcus rekomenduje modele: Kyocera FS-2100DN, FS-4100DN, FS-4200DN oraz FS-4300DN. Są to przedstawiciele szóstej generacji drukarek przeznaczonych dla biznesu, szczególnie dla firm z sektora MSP. Cieszą się niezwykle dobrymi opiniami użytkowników na całym świecie, zwłaszcza ze względu na niskie koszty eksploatacji. Modele tej serii mają klawiaturę alfanumeryczną, która umożliwia logowanie się użytkowników bezpośrednio przy drukarce. W przypadku urządzeń wielofunkcyjnych dobrym wyborem jest seria TASKalfa (m.in. TASKalfa 2550 ci), która także zdobyła wiele wyróżnień od niezależnych laboratoriów testujących, a przede wszystkim od użytkowników w Polsce i na świecie.

A na jakie korzyści może liczyć przedsiębiorca decydujący się na dzierżawę drukarek?

Przede wszystkim przynosi to duże oszczędności. Plan kosztów dzierżawionego druku w okresie 12, 24, 36 czy nawet 60 miesięcy ma tę zaletę, że łączy się z gwarancją stałej ceny. Niezmienny koszt wynajętego sprzętu jest bardzo pomocny przy planowaniu wydatków na inne działania, np. sprzedażowe. Obok redukcji całościowych kosztów druku dzierżawa sprzętu przynosi też inne korzyści: zmniejszenie podatku dochodowego firmy, zwiększenie płynności finansowej poprzez rozłożenie w czasie wydatków i niezmienne, przewidywalne koszty. Dla wielu przedsiębiorców finansowanie druku z bieżących środków obrotowych, łatwe budżetowanie oraz dostęp do nowych technologii, urządzeń i serwisu bez konieczności zakupu to niezwykle cenne zalety. Nasi klienci doceniają też stałą gwarancję serwisu urządzeń, zwiększenie efektywności pracy i obsługi klienta, usprawnienie procesów produkcji dokumentów, zwiększenie komfortu pracy, brak kosztów związanych z wymianą starego wyposażenia na nowe po określonym czasie, a także kosztów amortyzacji i ubezpieczenia. Wszystko jest pochodną tego, że odpowiedzialność za funkcjonowanie urządzeń leży po stronie właściciela maszyn, którym jest dostawca rozwiązania.

Komu szczególnie warto polecać tego rodzaju outsourcing druku?

Dzierżawa jest efektywnym sposobem oszczędzania także w zakresie kopiowania, skanowania i obiegu dokumentów, bez potrzeby zakupu maszyn. Dlatego powinny się nią zainteresować zarówno małe, jak i średnie firmy, które mogą w ten sposób użytkować nowoczesne technologie bez konieczności ponoszenia dużych kosztów. Tego typu outsourcing to recepta na optymalizację procesów w firmie i podniesienie jej konkurencyjności za stosunkowo niewielką kwotę. Dzierżawione urządzenia dobierane są na podstawie potrzeb przedsiębiorstw, określonych w wyniku audytu druku.

Audyt druku to usługa dla dużych, czy również dla małych firm?

W MSP koszty produkcji i dystrybucji dokumentów sięgają 3 proc. przychodów rocznie, a w niektórych korporacjach wynoszą nawet 15 proc.! Należy pamiętać, że w każdej firmie koszty druku się powiększają, bo liczba drukowanych informacji rośnie z każdym rokiem. Audyt druku pomaga określić, czego tak naprawdę firma potrzebuje – zarówno duża, jak i mała, a polega to na monitorowaniu przez pewien czas tego, co i przez kogo jest drukowane. Na ostateczny wynik składają się też indywidualne wywiady. Audyt to zbieranie informacji o parku urządzeń, obciążeniu, stanie technicznym, użyciu materiałów eksploatacyjnych i zużyciu energii. W wersji rozszerzonej to także zbieranie informacji o specyfice prac, do których wykorzystywane są maszyny, oraz analizy kosztów i wykorzystania maszyn przez indywidualnych pracowników. Dobór ekonomicznych urządzeń na podstawie profesjonalnego audytu oraz zdyscyplinowanie pracowników umożliwiają znaczne zmniejszenie kosztów druku.

W jakim zakresie zoptymalizowanie druku przekłada się na lepsze zarządzanie dokumentami?

Wdrożenie systemu zarządzania dokumentami przynosi wymierne korzyści. „Zintegrowana Platforma Wydruku” – to jedno z największych wdrożeń Arcusa tego typu w BRE Banku. W 2011 r. istniała tam zróżnicowana infrastruktura urządzeń biurowych, w większości wielofunkcyjnych. Arcus wyposażył bank w park blisko 1,1 tys. urządzeń drukujących, kopiujących, skanujących i faksujących Kyocera. Sprzęt został rozlokowany w centralach w Warszawie i w Łodzi oraz w 130 placówkach detalicznych. Arcus dostarczył bankowi nie tylko sieć urządzeń, ale i system zarządzania tymi maszynami oraz zdalnego monitorowania ich stanu. Każdy dokument, niezależnie od swojej formy, który trafia do obiegu dokumentów, może zostać zachowany w formie elektronicznej. Bank już po pierwszym kwartale współpracy z nami odnotował spadek kosztów druku o ok. 25 proc.! Ponadto wzrosła efektywność druku, a pracownicy mogą analizować liczbę wydruków, poziom eksploatacji urządzeń i ich stan. Wartością dodaną jest optymalizacja obiegu i archiwizacji dokumentów, lepsze rozliczanie kosztów druku na poziomie departamentów i możliwość skanowania, niezależnie od miejsca, tj. także poza terenem banku.

Tego typu wdrożenie jest przydatne nie tylko w biurze, ale i poza nim, np. dla pracowników mobilnych?

Tak, przy czym dla optymalizacji kosztów pracy tych drugich ważniejsze są oszczędności w użytkowaniu floty pojazdów, poprawa niezawodności floty i lepsze zarządzanie nią. Wdrożenie inteligentnych rozwiązań T-matic Systems, firmy należącej do Grupy Arcus, umożliwia osiągnięcie tych celów. Dla przykładu system TiMS automatycznie mierzy przebieg aut w czasie i przestrzeni, intensywność ich eksploatacji i łączy to z imienną identyfikacją kierowców, co z pewności dyscyplinuje tych ostatnich. TiMS automatycznie weryfikuje spalanie paliwa w czasie rzeczywistym i w ten sposób pomaga zoptymalizować jego zużycie. W zależności od potrzeb aplikację można złożyć tak, by odpowiadała specyfice firmy. Monitorowanie floty lub parku maszyn umożliwia swobodną komunikację z operatorami przez moduł zleceń i wiadomości tekstowych, kontrolę lokalizacji pojazdów i maszyn, analizę historii ich tras, analizę techniczną ich pracy. Ułatwia też rozliczanie pracy urządzeń zintegrowanych z pojazdami i maszynami, rozliczanie czasu pracy kierowców i operatorów oraz zarządzanie poborem paliwa. Każde wdrożenie prowadzone jest tak, by użytkownicy mogli otrzymywać interesujące ich raporty i wydruki.

Słowniczek pojęć

audyt druku – wstęp do optymalizacji druku w firmie – zarówno dużej, średniej jak i małej – oraz wprowadzenia systemu zarządzania obiegiem dokumentów. Polega na zbieraniu informacji o firmowym parku urządzeń – drukarek, kopiarek, skanerów, jego obciążeniu, stanie technicznym i zużyciu materiałów eksploatacyjnych oraz energii. Analiza zgromadzonych danych jest podstawą do określenia potrzeb firmy i zaprojektowania optymalizacji druku.

tani druk – wbrew pozorom nie gwarantują go tanie urządzenia. Wprost przeciwnie – tani sprzęt jest zazwyczaj drogi w eksploatacji. Tani druk gwarantują natomiast urządzenia stosunkowo tanie w eksploatacji – takimi są produkty Kyocera.

dzierżawa urządzeń biurowych – efektywny sposób oszczędzania w zakresie druku, kopiowania, skanowania i obiegu dokumentów w firmie, bez potrzeby zakupu maszyn na własność. Umożliwia finansowanie pracy maszyn biurowych ze środków obrotowych bez konieczności ich zakupu. Zaletą tego rozwiązania jest stała gwarancja serwisu urządzeń, brak kosztów związanych z wymianą starego wyposażenia na nowe po określonym czasie, a także kosztów amortyzacji i ubezpieczenia.

zarządzanie obiegiem dokumentów jest możliwe dopiero po zdefiniowaniu miejsc ich powstawania i napływu. Każdy dokument jest rejestrowany i archiwizowany w systemie informatycznym w postaci e-kopii. Również czynności dostępu i użytkowania zarejestrowanych dokumentów są odnotowywane w systemie. Zarządzanie dokumentami polega na tym, że są one przekazywane od jednego użytkownika do następnego, zgodnie z ustalonymi z góry procedurami.