Projekty realizowane z udziałem Funduszy Europejskich muszą być odpowiednio udokumentowane. Wymagania znacznie wykraczają ponad standardowe procedury stosowane w przedsiębiorstwach – nawet tych największych. Niedopełnienie obowiązków w tym zakresie utrudnia rozliczenie projektu, a w skrajnych przypadkach może je całkiem uniemożliwić. Co istotne, obowiązek prowadzenia właściwej dokumentacji projektu rozpoczyna się wraz ze złożeniem wniosku o dotację. Przedsiębiorcy, którzy decydują się na ryzyko realizacji projektu, zanim poznają decyzję o przyznaniu dofinansowania, powinni od samego początku stosować odpowiednie procedury i gromadzić właściwą dokumentację.

Faktury nie wystarczą

Zakres dokumentacji w projekcie określają zarówno przepisy krajowe, dotyczące prowadzenia działalności gospodarczej, jak i wspólnotowe. – Bardzo ważne jest, aby przedsiębiorca zbierał wszelkie dokumenty związane z projektem. Przedstawienie ich wraz z wnioskiem o płatność warunkuje otrzymanie wsparcia ze środków unijnych – informuje Piotr Popa, rzecznik prasowy Ministerstwa Rozwoju Regionalnego.

Kluczowe jest tu słowo „wszystkie”. Nie wystarczą bowiem właściwie opisane faktury oraz potwierdzenia zapłaty dokumentujące poniesione wydatki. Przedsiębiorca musi gromadzić również dokumenty towarzyszące realizacji transakcji. Konieczne jest zachowanie do kontroli dowodów potwierdzających przeprowadzenie we właściwy sposób wyboru dostawcy towarów czy usług. Mogą to być egzemplarze ogłoszenia, wydruki ze strony internetowej, kopie wysłanych zapytań ofertowych czy notatki z przeprowadzonych rozmów telefonicznych z potencjalnymi kontrahentami. Do dokumentacji projektowej należy też załączyć wszystkie uzyskane oferty.

Co oczywiste, gromadzić należy wszystkie faktury wraz z dowodem zapłaty, ale nie są one wystarczającym dowodem na przeprowadzenie transakcji. Wymagane są dodatkowe dokumenty mówiące o tym, iż przedsiębiorca posiada zakupioną rzecz (np. protokół przekazania) lub wybudowany obiekt (np. protokół odbioru). Jeżeli projekt obejmował zakup środków trwałych, ważne jest także, aby mieć wszelkie gwarancje i certyfikaty. Przy zakupie przedmiotów używanych wymagane jest oświadczenie dostawcy, iż nie były one w ciągu ostatnich siedmiu lat współfinansowane ze środków Funduszy Europejskich.

Jeżeli część kosztów projektu stanowią wynagrodzenia pracowników, dokumentacja w tym zakresie powinna zawierać nie tylko umowy i dowody zapłaty, ale również zakres obowiązków, regulamin wynagrodzeń oraz akta osobowe.

Obowiązkowym elementem każdego projektu objętego unijną dotacją jest przeprowadzenie działań o charakterze promocyjnym. Również one muszą być właściwie udokumentowane w formie kopii materiałów z konferencji lub szkoleń organizowanych w ramach projektu, zdjęć, zaproszeń, potwierdzeń uczestnictwa, list uczestników, zdjęć tablic informacyjnych lub pamiątkowych, ulotek, plakatów, gazet i czasopism, w których zamieszczono ogłoszenia i inne informacje dotyczące projektu, nagrań radiowych i telewizyjnych – jeżeli w ten sposób informowano o realizowanym projekcie, wydruków ze stron internetowych, na których zamieszczono informacje promocyjne, oraz wszelkich innych dowodów przeprowadzonej promocji projektu.

Ważne jest oczywiście także gromadzenie wszelkich dokumentów dotyczących samej dotacji – począwszy od wniosku i umowy, poprzez ewentualne aneksy, wnioski o płatność i prowadzoną w sprawie projektu korespondencję, a kończąc na dokumentach potwierdzających przeprowadzone kontrole.

Minimum 10 lat w archiwum

Dokumentacja w projekcie objętym dofinansowaniem jest kluczowa na etapie jego realizacji, jednak obowiązki związane z nią nie kończą się wraz z ostatecznym rozliczeniem. Istnieje obowiązek jej archiwizacji przez okres 10 lat od zawarcia umowy, jednak nie krócej niż do 31 grudnia 2020 r.

Beneficjent zobowiązany jest do zapewnienia prawidłowego zabezpieczenia i udostępniania oryginałów dokumentów w postaci papierowej i elektronicznej. Za niedopuszczalne uznaje się działanie polegające na skanowaniu dokumentacji projektowej w celu dalszego przechowywania jej w formie elektronicznej z jednoczesnym niszczeniem oryginałów dokumentacji istniejącej w formie papierowej.

W przypadku ustania działalności beneficjenta lub innych zdarzeń wpływających na miejsce i zasady przechowywania dokumentów zobowiązany jest on do przekazania kompletnej dokumentacji projektowej do archiwum państwowego oraz do poinformowania o tym instytucji odpowiedzialnej za obsługę danej dotacji.

Obowiązki kontrahentów

Prowadzenie właściwej dokumentacji w projekcie oraz archiwizowanie jej przez minimum 10 lat to przede wszystkim obowiązek beneficjenta dotacji, jednak nie tylko. Przedstawione oferty, kopie faktur, protokołów dostawy towarów lub wykonania usług, udzielonych gwarancji i certyfikatów muszą przechowywać również dostawcy towarów i usług. Obowiązują ich takie same zasady jak samego beneficjenta. O dodatkowych wymaganiach związanych szczególnie z okresem archiwizacji dokumentów finansowych przedsiębiorca korzystający z dotacji powinien informować wszystkich potencjalnych kontrahentów już w zapytaniach ofertowych. Odpowiednie zapisy muszą się znaleźć w zawieranych umowach na dostawę towarów czy usług. Dostawcy powinni mieć świadomość, że również ich firmy mogą być poddane w okresie obowiązkowej archiwizacji kontrolom instytucji udzielającej ich klientowi dotacji na realizację projektu.

Dotacja jest bezzwrotna, ale nie bezpłatna

Logika funkcjonowania przedsiębiorstw jest prosta: zarobić jak najwięcej, wydając jak najmniej. Nie oznacza to zaniechania inwestycji, kluczowe jednak jest, aby były one efektywne kosztowo, a  nie kosztowne. Dążąc do osiągnięcia tego celu przedsiębiorca nie tylko szuka najkorzystniejszej oferty, ale również eliminuje czynności, które nie są warte wydatków związanych z ich wykonaniem. To właśnie dążenie do efektywności kosztowej popycha do ustawiania się w kolejce po unijne dotacje. Nakłady związane z ubieganiem o dofinansowanie wydają się niewielkie w porównaniu z potencjalnymi korzyściami. Paradoksalnie najwięcej zarzutów wygłaszanych przez tych, którym udało się uzyskać dumnie brzmiący tytuł „Beneficjenta Funduszy Europejskich”, dotyczy mniejszej niż pierwotnie zakładana rentowności przedsięwzięcia. Powodem są wysokie koszty właściwej dokumentacji projektu – bezpośrednie i   pośrednie, wynikające z   trudności w   rozliczeniu dotacji.

Mimo że bilans przedsięwzięcia pozostaje z reguły na znacznym plusie, przedsiębiorca ma frustrujące poczucie straty zamiast uskrzydlającej satysfakcji. Powodem jest brak wystarczającej świadomości, że dotacja – choć bezzwrotna – nie jest bezpłatna. Przedsiębiorcy odczuwają stratę, ponosząc koszty związane ze spełnieniem wymogów formalnych, ponieważ są one dla nich zaskoczeniem. W normalnych warunkach obniżałyby rentowność inwestycji. W warunkach unijnego dofinansowania – są ceną za pozyskanie kapitału.

Czy jest szansa, aby to zmienić? Ideałem jest minimalizacja biurokracji, a   realnym rozwiązaniem upowszechnianie wiedzy o   kosztach związanych z   obsługą dotacji. Umożliwi to właściwą kalkulację i   podejmowanie świadomych decyzji. Nie znam firmy, która z   perspektywy czasu, po ostudzeniu emocji, stwierdziłaby, że dotacja jej się nie opłacała. Niemal każdy przedsiębiorca swoje pierwsze doświadczenia z   Funduszami Europejskimi komentuje jednak podobnie: mając dzisiejszą wiedzę, skalkulowałbym projekt inaczej.

Ważne dokumenty

● art. 90 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz.Urz. UE L 210/25 z 31.07.2006 ze zm.)

● art. 19 rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 z 8 grudnia 2006 r. ustanawiającego szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (Dz.Urz. UE L 371 z 27.12.2006 ze zm.)

● art. 71-74 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.)

● art. 106-112 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054)

● art. 20a ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2005 r. nr 64, poz. 565 ze zm.)

● rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. nr 14, poz. 67 ze zm.)