Zgodnie z kodeksem cywilnym przez umowę ubezpieczenia ubezpieczyciel (zakład ubezpieczeń) zobowiązuje się, w zakresie działalności swego przedsiębiorstwa, spełnić określone świadczenie w razie zajścia przewidzianego w umowie wypadku, a ubezpieczający zobowiązuje się zapłacić składkę. Ta definicja kodeksowa podkreśla wzajemne obowiązki stron umowy ubezpieczenia. Wynika z niej, że do głównych obowiązków gmin, powiatów i województw jako zamawiających te usługi należy opłacenie należnej składnik. Ich odpowiednikiem leżącym po stronie ubezpieczyciela jest wypłata należnego odszkodowania w przypadku zaistnienia zdarzenia objętego umową (np. zniszczenia mienia w przypadku pożaru lub włamania się do urzędu gminy).

Przygotowanie przetargu

W praktyce tak jak w przypadku każdego przetargu niezwykle istotne jest, aby zamawiający właściwie i w sposób wyczerpujący dokonał opisu przedmiotu zamówienia oraz wskazał jego wielkość lub zakres. W szczególności zamawiający powinien określić i wskazać informacje dotyczące kryteriów i warunków wymaganych od oferentów.

Należy również pamiętać, że zgodnie z przepisami o wykonywanie usługi mogą się ubiegać wykonawcy, którzy zgodnie z art. 22 ustawy – Prawo zamówień publicznych:

● posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;

● posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia lub przedstawią pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia potencjału, technicznego i osób zdolnych do wykonania zamówienia;

● znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;

● nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia zgodnie z art. 24 ustawy – Prawo zamówień publicznych.

Dodatkowo w specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie może zabraknąć postanowień na temat wymaganych dokumentów, które zakład ubezpieczeń musi dołączyć do do oferty dla zamawiającego. Wśród nich nie może zabraknąć formularza oferty wykonanego według wzoru określonego w załączniku do specyfikacji. Szczególne miejsce zamawiający musi poświęcić również warunkom ogólnym ubezpieczenia oraz treści klauzul dodatkowych dla wszystkich ubezpieczanych ryzyk. Oprócz wskazanych postanowień w specyfikacji istotnych warunków zamówienia powinny się również znaleźć klauzule, z których będzie wynikało żądanie zamawiającego do złożenia oświadczeń oferenta co do:

● posiadania uprawnień do występowania w obrocie prawnym jako towarzystwo ubezpieczeń,

● posiadania niezbędnej wiedzy i doświadczenia do wykonania zamówienia,

● sytuacji prawnej gwarantującej wykonanie zamówienia.

W tym miejscu warto przypomnieć, że zamawiający może żądać od wykonawców wyłącznie oświadczeń lub dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania. Zamawiający w celu przeprowadzenia prawidłowej procedury przetargowej oraz dokonania wyboru rzetelnego wykonawcy powinien żądać aktualnego odpisu z właściwego rejestru albo dokumentującego uprawnienie towarzystwa do podejmowania i wykonywania działalności gospodarczej w zakresie ubezpieczeń. Ponadto powinien żądać wykazu wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych usług w okresie ostatnich trzech lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie. Wykonawca powinien wskazać wartość usług, daty ich wykonania oraz odbiorców usług wraz z dokumentami potwierdzającymi, że usługi te zostały wykonane należycie.

Na zakończenie podkreślić należy, że oświadczenia lub dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu zamawiający ma obowiązek wskazać w ogłoszeniu o zamówieniu, w specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub w zaproszeniu do składania ofert. W przypadku wymagania od wykonawcy dokumentów, które nie znalazły się we wskazanym powyżej wyliczeniu, wykonawca może zwolnić się od obowiązku przedstawienia takiego oświadczenia lub dokumentu.

Indywidualne potrzeby

Przy ocenie oferty ubezpieczeniowej jednostki samorządu terytorialnego nie powinny się kierować wyłącznie ceną polisy. Lepiej z punktu widzenia ochrony interesów samorządów, formułując ofertę zamówienia, dostosować polisę do indywidualnych potrzeb zamawiającego. Z tych względów osoby odpowiedzialne za przygotowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia mogą wprowadzić mieszane kryteria wyboru najlepszej oferty zakładu. Przykładowo zatem przygotowując przetarg może wprowadzić postanowienie, zgodnie z którym o wyłonieniu zakładu ubezpieczeń w 80 proc. decydować będzie kryterium ceny, a w pozostałych 20 proc. odpowiednie klauzule zróżnicowane przez zamawiającego i dostosowane do jego indywidualnych potrzeb. Najczęściej jednak samorządy ograniczają swoją ocenę oferty do wysokości ceny.

W praktyce kryterium ceny nie zawsze będzie skutkowało najpełniejszą ochroną interesów jednostki samorządu terytorialnego. Z tych względów dobrym rozwiązaniem jest nie tylko wprowadzanie dodatkowych klauzul umownych dostosowanych do indywidualnych możliwości, ale także różnicowanie ich wagi przy ocenie oferty. Przykładowo gmina Gubin, organizując przetarg nieograniczony na usługi ubezpieczeniowe dla samorządu, przyjęła, że przy wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający będzie się kierowałnastępującymi kryteriami:

● Cena = 50 proc.

● Jakość oferty = 50 proc.

W tym przypadku jakość oferty to zakres ochrony ubezpieczeniowej wynikający z ogólnych oraz szczególnych warunków ubezpieczenia, zgoda oferenta na rozszerzenie ochrony ubezpieczeniowej o wnioskowane w zamówieniu warunki szczególne (klauzule) i brak lub niska wartość ewentualnych udziałów własnych i franszyz.

Niemniej jednak tak jak różne są potrzeby i plany gmin powiatów i województw, tak też nie ma standardowego i ujednoliconego katalogu klauzul stosowanego przez samorządy. Podobnie jest również w przypadku ich oceny. Wszystko tak naprawdę zależy od preferencji i potrzeb danej jednostki samorządu terytorialnego. Przykładowo niektóre samorządy za obligatoryjną uznają klauzulę automatycznego pokrycia, inne wręcz przeciwnie: traktują ją jako fakultatywną i bardzo nisko oceniają jej wagę. Tu wszystko zależy od tego, czy gmina przewiduje wzrost wartości swojego majątku. Jeśli ulega on istotnym zmianom w ciągu roku, to taka klauzula będzie wręcz niezbędna. Warto w takim przypadku zapisać, że ubezpieczyciel obejmuje automatyczną ochroną ubezpieczeniową nowo nabyte mienie bez konieczności wcześniejszej deklaracji, jeśli jego wartość nie przekracza np. 20 proc. posiadanego już mienia. Automatyczną ochroną obejmowane może być także mienie, w części odpowiadającej wzrostowi wartości tego mienia wynikającego z ulepszenia (modernizacji, remontu itp.) lub wynikającego z odpowiednich przepisów obowiązku przeszacowania wartości. W takim przypadku odpowiedzialność ubezpieczyciela rozpoczyna się z chwilą zwiększenia sumy ubezpieczenia, pod warunkiem że ten wzrost nie przekracza 10 proc. kwoty ustalonej w umowie.

Taka klauzula powinna być również powiązana z klauzulą rezygnacji z proporcji przy wyliczaniu odszkodowania. W takim przypadku klauzula ta zagwarantuje samorządowi, że w przypadku zaniżenia wartości ubezpieczanego mienia towarzystwo nie obniży odszkodowania w takiej samej proporcji. W praktyce spotykane są rozwiązania, w których całkowicie wyłączona jest zasada proporcji. Innym łatwiejszym do zaakceptowania przez zakład ubezpieczeń rozwiązaniem jest wyłączenie zasady proporcji, jeśli niedoubezpieczenie nie przekracza 10 proc. Można też postarać się o wprowadzenie klauzuli, że zasada proporcji nie będzie miała zastosowania do małych szkód, np. nieprzekraczających 10 proc. sumy ubezpieczenia.