Dla organizacji, która chce ograniczać straty wynikające z nadużyć gospodarczych, kluczowy jest efektywny program ich identyfikacji. Jednak, żeby znaleźć oszustwo, trzeba wiedzieć gdzie. A zadanie bywa trudne, bo naszym przeciwnikiem najczęściej jest inteligentny, niemający skrupułów przestępca, który często działa w powiązaniu z pracownikami organizacji i zna dobrze jej słabe strony.

Doświadczenie wskazuje, że nadużycia wykrywane są najczęściej dzięki informacjom uzyskanym od osób, które o nich wiedziały. Wydaje się, że nic prostszego – lojalny pracownik (lub osoba spoza organizacji), kierujący się etyką lub też zwykłą ludzką przyzwoitością, powinien zawiadomić kierownictwo firmy o nieprawidłowościach. Niestety, w praktyce sytuacja wygląda zupełnie inaczej.

Niewiara w system

Zgodnie z wynikami badań przeprowadzonych w ostatnich latach przez Ernst & Young, prawie jedna piąta pracowników dużych firm w Polsce wiedziała o nadużyciach występujących w ich organizacjach. Z tej grupy zaledwie 40 proc. osób zdecydowało się na poinformowanie o tym swoich pracodawców. Tymczasem pozostali nie ufali swojej firmie lub nie wiedzieli, jak taką informację przekazać.

Kwestia sposobu przekazania informacji – z pozoru techniczna – jest często fundamentalna dla skuteczności procesu wykrywania nieprawidłowości. W niektórych prowadzonych przez nas dochodzeniach gospodarczych mieliśmy możliwość porozmawiania z osobami, które pierwsze poinformowały o nadużyciach. Dla tych osób (tak zwanych whistleblowers, w Polsce nazywanych informatorami lub sygnalistami) decyzja o zgłoszeniu nieprawidłowości była często poprzedzona wieloma miesiącami nerwów, wątpliwości, obaw o bezpieczeństwo własne i rodzin. „Kogo miałem poinformować o nadużyciach, które wykryłem?” – zapytał mnie jeden z informatorów. – „Nasz prezes jest obcokrajowcem, a poza tym nie mam z nim bieżącego kontaktu, bo siedzi daleko w Warszawie” – stwierdził.

Pracownik w końcu zdecydował się, by o zaobserwowanej nieprawidłowości porozmawiać ze swoim bezpośrednim szefem. Niestety, okazało się, że był on równocześnie głównym podejrzanym w całej sprawie. Efekt? Po usłyszeniu wątpliwości pracownika, jego przełożony zaprzeczył zarzutom i zagroził podwładnemu zwolnieniem z pracy za szerzenie plotek. Cała sprawa wyszła na jaw dopiero pół roku później.

Pomysły na kanały

Gdyby firma wcześniej wiedziała o całym procederze, wówczas nie tylko zaoszczędziłaby kilka milionów złotych, ale także uniknęłaby rozgłosu medialnego – wspomniany szef został aresztowany pod zarzutem korupcji, a sprawa została nagłośniona przez media. Aby do takich sytuacji nie dochodziło, każda organizacja powinna zadbać przede wszystkim o wprowadzenie kanałów informowania dla pracowników, aby mogli oni w bezpieczny dla siebie sposób wskazać pracodawcy zaobserwowane nieprawidłowości, ewentualnie podzielić się z nim swoimi wątpliwościami. Sposobów na stworzenie odpowiedniego systemu przekazywania informacji jest wiele – od skrzynek na zgłoszenia, przez specjalne linie telefoniczne (tzw. białe linie), po strony internetowe czy też przez wykorzystanie dedykowanych pracowników, którzy pełnią w firmię rolę mężów zaufania. Ponadto musimy wystrzegać się sytuacji, z jaką zetknąłem się w jednej z firm. Otóż jeden z dyrektorów dużej instytucji, prezentując mi wdrożoną rok wcześniej białą linię, stwierdził: „Mamy bardzo dobry system zgłaszania informacji o nieprawidłowościach”. Ile zgłoszeń? – zapytałem. „Na razie żadnego” – usłyszałem. Tymczasem system powinien być zaprojektowany i wdrożony w sposób, który zapewni bezpieczeństwo informatorom oraz sprawi, że będzie rzeczywiście wykorzystywany.