Ocena formalna ma dwa cele. Pierwszym jest sprawdzenie, czy firma i projekt kwalifikują się do uzyskania wsparcia w danym działaniu. Badanie to opiera się na tzw. kryteriach dopuszczających, które bezwzględnie muszą być spełnione (niespełnienie oznacza automatyczne odrzucenie wniosku). Kryteria te to np. złożenie wniosku w terminie konkursowym, złożenie identycznej wersji papierowej i elektronicznej (przy korzystaniu z generatora wniosków muszą mieć identyczną sumę kontrolną), realizacja projektu na terenie województwa, które ogłosiło nabór wniosków w ramach swojego regionalnego programu operacyjnego, brak negatywnego wpływu na polityki horyzontalne UE (np. ochrona środowiska, brak dyskryminacji przy zatrudnieniu) lub czy projekt nie dotyczy branży wykluczonej w danym działaniu.

Drugim celem jest stwierdzenie, czy wniosek i dokumentacja wypełnione zostały poprawnie i czy zawierają wszystkie wymagane załączniki. Ta ocena z kolei oparta jest na kryteriach określanych jako kryteria poprawności. Dla wnioskodawcy istotne jest to, że w przypadku stwierdzenia uchybień na tym etapie będzie miał najczęściej szansę na uzupełnienie dokumentów lub poprawy błędów w określonym przez instytucję wdrażającą terminie (np. w ciągu siedmiu dni roboczych).

Lista kryteriów formalnych i zasady ewentualnego uzupełnienia/poprawienia dokumentów zawarte są w dokumentacji konkursowej dla danego działania. Zasady te mogą być różne w poszczególnych działaniach, dlatego konieczne jest sprawdzenie zasad konkretnego działania, w którym firma chce ubiegać się o środki.

Dokumentacja konkursowa określa także terminy, w jakich przeprowadzona jest ocena formalna. W poszczególnych działaniach terminy te są określane różnie, ale generalnie ocena ta nie powinna trwać dłużej niż 60 dni po zakończeniu naboru wniosków.

Pozytywna formalna weryfikacja wniosku o dofinansowanie oznacza dla firmy, po pierwsze, że wniosek został skierowany do oceny merytorycznej (w tym punktowej). Po drugie, w większości działań oznacza, że od chwili otrzymania od instytucji wdrażającej informacji o zakończeniu oceny formalnej i stwierdzenia, że projekt kwalifikuje się co do zasady, przedsiębiorstwo może zaciągać zobowiązania, rozpocząć roboty budowlane i ponosić wydatki w ramach projektu. Pamiętajmy oczywiście, że gwarancję uzyskania finansowania unijnego firma otrzyma dopiero po ocenie merytorycznej i podpisaniu umowy o dofinansowanie.