Bez ponoszenia wysokich kosztów przedsiębiorcy mogą prowadzić biuro w samym centrum Warszawy, Berlina czy Tokio. Firmy zajmujące się wynajmem powierzchni biurowych użyczają adres, pod którym można zarejestrować działalność. Adresem tym można posługiwać się także w kontaktach z klientami, a powierzchnią biurową dysponować faktycznie kilka godzin w miesiącu. Eleganckie biuro z doświadczonym personelem w drogiej lokalizacji to prestiż.

Klienci wirtualnych biur

Wirtualne biura wynajmują najczęściej nowe spółki lub mali przedsiębiorcy, którzy nie chcą rejestrować swojej firmy pod adresem domowym, a jednocześnie nie mogą pozwolić sobie na wynajęcie powierzchni biurowej lub dodatkowego mieszkania na firmę.

– Zazwyczaj są to firmy mobilne, które świadczą usługi u swojego klienta. Przekrój branż jest bardzo duży. Mogą to być firmy handlowe, małe agencje reklamowe, agencje nieruchomości, agenci ubezpieczeniowi, firmy informatyczne, konsultingowe i doradcze – wylicza Olaf Kielar, prezes zarządu spółki Nobel, która wynajmuje powierzchnie biurowe.

Dużą grupę klientów stanowią również więksi przedsiębiorcy zagraniczni – linie lotnicze, firmy zajmujące się handlem międzynarodowym. Także polscy biznesmeni podejmujący działalność za granicą zakładają wirtualne biura.

Biuro za 400 zł

Koszt prowadzenia wirtualnego biura w Warszawie to około 400 zł. W zakres takiego najtańszego pakietu wchodzą przykładowo – użyczenie adresu, obsługa korespondencji i dostęp do powierzchni biurowej przez cztery godziny miesięcznie. Koszt założenia wirtualnego biura za granicą to 99 franków szwajcarskich. Miesięczne opłaty wynoszą 590 franków.

Wynajęcie wirtualnego adresu to oszczędności rzędu 80 proc. w stosunku do tradycyjnego biura. Najemca wirtualnego biura nie musi zatrudniać pracowników, szkolić ich i opłacać składek ZUS. Nie ponosi także kosztów wyposażenia biura i nie traci czasu na zorganizowanie stanowiska pracy.

Umowy przedstawiane przez właścicieli lokali z prestiżowym adresem to tradycyjne umowy najmu rozszerzone o umowę o świadczenie usług biurowych. W tekście umowy znajduje się jednak klauzula ustalająca, że z lokalu na analogicznych zasadach będą korzystały także inne osoby będące najemcami. Taką umowę regulują przepisy kodeksu cywilnego.

Umowa z zagranicznym biurem

Decydując się na założenie wirtualnego biura za granicą, najemca musi mieć jednak świadomość, że polskie prawo nie będzie miało zastosowania.

– Zawarta umowa ma charakter międzynarodowy – mówi Michał Rączkowski z Kancelarii Rączkowski & Kwieciński Adwokaci.

Właściwe będzie prawo kraju, w którym położona jest nieruchomość.