Spółdzielnia ma obowiązek prowadzenia szczegółowych rozliczeń oraz ewidencji wpływów i wydatków. Sporządzana dokumentacja musi być podzielona na dwie części.

Dwie ewidencje

W pierwszej ewidencji powinny zostać zawarte dane dotyczące przychodów i kosztów związanych z eksploatacją i utrzymaniem nieruchomości. Zarząd musi ujawniać, jakie sumy wpływają od jej mieszkańców do kasy spółdzielni. W oddzielnych rubrykach powinny znaleźć się dochody z poszczególnych lokali użytkowych i innych źródeł. W ewidencji musi znaleźć się także wyliczenie, które uwzględni wszelkie rozliczenia oraz wskaże ewentualne nadwyżki lub niedobory w budżecie.

Druga ewidencja powinna obejmować wpływy i wydatki funduszu remontowego. Spółdzielcy, którzy składają się na remonty spółdzielczych budynków, powinni się z niej dowiedzieć, ile wpłacili w danym okresie, na jakie prace remontowe zostały wydane pieniądze i ile kosztowała dokładnie podana tam inwestycja.

Wbrew obawom wielu przedstawicieli spółdzielni obowiązek sporządzania oddzielnych ewidencji dla funduszy remontowych nie jest równoznaczny z zakazem przepływów środków między różnymi nieruchomościami. Ewidencje mają na celu wyłącznie zapisanie, ile członkowie danego bloku wpłacili, ile wydali, a ile komuś pożyczyli. Dają mieszkańcom wiedzę o kwotach, jakie dołożyli, np. do remontów innych obiektów w spółdzielni. Umożliwia to w dalszym ciągu wspólną zbiórkę pieniędzy na remonty, docieplanie poszczególnych bloków.

To nie zawsze blok

Ewidencje muszą być prowadzone dla poszczególnych nieruchomości, ale nie zawsze będzie posiadał ją każdy blok. Zdarza się, że nieruchomości obejmują nawet kilkadziesiąt budynków. Taki stan jest jednak niezgodny z przepisami ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych, która zobowiązuje zarządy spółdzielni do podziału nieruchomości na jednobudynkowe. Problem może powstać tylko tam, gdzie takiego podziału nie można dokonać ze względu na nieuregulowany stan gruntów lub szczególne rozwiązania techniczne zastosowane przy okazji budowy budynków, które uniemożliwiają ich rozdzielenie. Z uwagi na to, że regulacje prawne rozróżniają kilka rodzajów nieruchomości (np. gruntową, zabudowaną, lokalową), zarządy powinny przyjąć zasadę, że nieruchomości, dla których są prowadzone odrębne ewidencje, nie mogą się pokrywać.

Oddzielne rozliczenia

Oprócz obowiązku prowadzenia ewidencji wpływów i wydatków zarządy spółdzielni mają obowiązek prowadzenia odrębnych rozliczeń przychodów i kosztów eksploatacji na każdą nieruchomość. Rozliczenie musi obejmować m.in. wspólne opłaty za korzystanie z gruntów, koszty energii cieplnej i elektrycznej, utrzymanie czystości budynków czy prace konserwacyjne w budynkach. Mieszkańcy mają obowiązek utrzymywać wyłącznie własne mieszkanie i budynek, a nie uczestniczyć w kosztach niegospodarności spółdzielni.

EWIDENCJE W SPÓŁDZIELNI

Dla wszystkich nieruchomości

● ewidencja kosztów eksploatacyjnych i utrzymania nieruchomości stanowiących w całości mienie spółdzielni

Dla każdej nieruchomości

● I ewidencja kosztów eksploatacyjnych i utrzymania nieruchomości z podziałem na części przypadające na poszczególne lokale

● II ewidencja wpływów i wydatków na fundusz remontowy

● III ewidencja kosztów eksploatacyjnych i utrzymania nieruchomości wspólnych (nakaz wynika z ustawy o własności lokali)

Dla każdego lokalu

● ewidencja kosztów eksploatacyjnych i utrzymania lokali stanowiących własności innych osób niż spółdzielnia