Rozliczając podatkowo firmę prowadzoną w mieszkaniu bądź domu trzeba pamiętać o pewnych podstawowych zasadach. Jedna z nich dotyczy kosztów. Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT.

Wydatki zaliczane do kosztów

Ustawodawca nie wylicza w ustawie, jakie wydatki mogą być uznane za koszty. Możliwość zaliczenia konkretnego wydatku do kategorii kosztów uzależniona została od istnienia związku przyczynowo-skutkowego, tzn. poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu bądź funkcjonowanie tego źródła.

Kosztami są zarówno koszty bezpośrednio, jak i pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami, pod warunkiem że podatnik wykaże, że zostały one w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów.

Zatem kosztami uzyskania przychodów są wszelkie wydatki, które łącznie spełniają następujące warunki: zostały faktycznie poniesione w celu uzyskania przychodu, tzn. pozostają w racjonalnym związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami oraz nie zostały wymienione w art. 23 ustawy o PIT zawierającym katalog wydatków nieuznawanych za koszty.

Należy podkreślić, że o tym, co jest celowe i potrzebne w ramach prowadzonej firmy, decyduje podatnik, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa zatem obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów oraz okoliczności, że ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów, zwłaszcza w sytuacji wystąpienia sporu w tej kwestii.

Wydatki proporcjonalne

Opłaty ponoszone za media w ramach działalności gospodarczej prowadzonej w mieszkaniu muszą być rozliczane proporcjonalnie. Kosztami są wydatki w takim procencie w stosunku do powierzchni całego mieszkania, jaki stanowi pomieszczenie przeznaczone na prowadzenie działalności gospodarczej. Aby tę proporcję ustalić, trzeba wyliczyć, jaki procent wydatków na media przypada na pomieszczenie, w którym prowadzony jest biznes.

Przy wydatkach na telefon wysokość wydatków na służbowe rozmowy przedsiębiorca musi wyliczyć z billingów telefonicznych.

Potrzebne dokumenty

Podatnicy prowadzący firmy w domu zazwyczaj rozliczają się na zasadach liniowego 19-proc. PIT albo na zasadach ogólnych. W celu ewidencjonowania wszystkich zdarzeń gospodarczych prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów. Aby właściwie poniesione wydatki ewidencjonować w księdze, trzeba je odpowiednio udokumentować.

Wszelkie wydatki, które podatnik chce uwzględnić w kosztach podatkowych, trzeba udokumentować dowodami wewnętrznymi. Obowiązek taki wynika z przepisów dotyczących zasad prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Dowód taki musi być sporządzony na podstawie dowodu zapłaty czynszu, energii, wody lub innych opłat, które będą zaliczane do kosztów. Dowód musi być dokładnie opisany, z informacją, jaka część poniesionego wydatku wliczona została do kosztów prowadzenia działalności. Musi też zawierać datę jego sporządzenia, numer i podpis osoby sporządzającej.

Podstawa prawna

● Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).