Tradycyjna faktura wystawiana jest na papierze, jednak w pewnych okolicznościach dopuszczona jest postać elektroniczna (e-faktura). Nowa forma dokumentu musi być jednak w odpowiedni sposób wystawiona, ale także przesłana i przechowywana. Dodatkowo musi zawierać wszystkie podstawowe wymogi stawiane papierowym fakturom.

Najpierw akceptacja

Za pomocą e-faktury można rozliczać się z fiskusem tak samo, jak przy użyciu faktury tradycyjnej. Dlatego oprócz dodatkowych wymogów, jakie są stawiane dokumentom przesyłanym w formie elektronicznej, musi ona zawierać obowiązkowo te same dane co jej papierowa wersja (patrz ramka).

Przepisy precyzują także dodatkowe warunki, które trzeba spełnić, żeby móc posługiwać się fakturą elektroniczną. Reguluje je specjalne rozporządzenie ministra finansów. Pierwszym warunkiem, jaki musi spełnić podatnik, który chce korzystać z e-faktury, jest akceptacja. Najpierw trzeba wystąpić o akceptację tej formy do odbiorcy faktury. Akceptacja może nastąpić w formie pisemnej lub elektronicznej. Faktura może być wystawiana i przesyłana w formie elektronicznej dzień po tym, jak odbiorca faktury dokonał wymaganej akceptacji. Analogiczny termin obowiązuje w przypadku cofnięcia zgody na elektroniczną formę faktury.

Bezpieczeństwo danych

Faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem zagwarantowania bezpieczeństwa. Sposoby na zagwarantowanie autentyczności ich pochodzenia i integralność ich treści są dwa. Pierwszym z nich jest posługiwanie się bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Drugim może być wymiana danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych. W tym przypadku mamy dodatkowy warunek. Zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, musi przewidywać stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Przechowywanie e-faktur

Przepisy dotyczące sposobu przechowywania e-faktur odnoszą się nie tylko do faktur wystawionych, ale także otrzymanych w formie elektronicznej. Przechowuje się je - co do zasady - na terytorium kraju. I to w taki sposób, żeby na żądanie organów podatkowych lub kontroli skarbowej była możliwość natychmiastowego, pełnego i ciągłego dostępu do nich drogą elektroniczną. W szczególności podatnik musi zapewnić możliwość ich udokumentowanego poboru i wykorzystania przez te organy. Podatnik w tym zakresie musi zadbać o możliwość ich wydruku, jak również zapewnienie ich czytelności.

E-faktury mogą być także przechowywane na terytorium innego państwa należącego do Unii Europejskiej. W tym przypadku konieczne będzie jednak wcześniejsze zawiadomienie o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego lub naczelnika urzędu celnego w zakresie podatku akcyzowego. Zawiadomienie musi określać konkretny kraj przechowywania e-faktur.

Wszystkie faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane w formie elektronicznej. Nie można więc faktury elektronicznej wydrukować i skasować. E-faktura musi zachować format, w którym została przesłana (tak, żeby zagwarantować autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści oraz - co bardzo ważne - ich czytelność przez cały okres przechowywania). Nie można takiej faktury zmieniać, dzielić czy poprawiać.

CO POWINNO SIĘ ZNALEŹĆ W E-FAKTURZE

•  potwierdzenie dokonania sprzedaży,

•  data dokonania sprzedaży,

•  cena jednostkowa bez podatku,

•  podstawa opodatkowania,

•  stawka i kwota podatku,

•  kwota należności,

•  dane dotyczące podatnika i nabywcy.

JAK POWINNY BYĆ PRZECHOWYWANE E-FAKTURY

•  w formie elektronicznej,

•  w formacie, w którym zostały przesłane,

•  w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia,

•  w sposób gwarantujący integralność ich treści,

•  w sposób gwarantujący czytelność przez cały okres ich przechowywania,

•  w sposób umożliwiający na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do przechowywanych faktur.

DROGI FAKTURY DO KLIENTA

•  tradycyjna (papierowa) - wystawca wysyła papierowy dokument do klienta. Konsument decyduje, jak i kiedy zapłaci rachunek: gotówką (w banku, na poczcie, w sieci płatności) czy skorzysta z polecenia zapłaty lub bankowości internetowej.

W ten sposób przebiega proces właściwie u wszystkich wystawców w Polsce (u tych, którzy muszą wystawiać fakturę), ponieważ mimo elektronicznej faktury (EBP) nie zrezygnowali całkowicie z wystawiania faktury papierowej.

•  EBP - faktura elektroniczna: prezentacja elektroniczna, ale płatność pozostawiona w gestii konsumenta. Klient decyduje, czy skorzysta z polecenia zapłaty, bankowości internetowej czy fakturę wydrukuje i opłaci gotówką.

Na taki proces zdecydowało się na razie niewielu wystawców w Polsce (np. UPC, TP). Klient może otrzymać fakturę elektroniczną, ale nie ma mechanizmu automatycznej płatności drogą bankową (brak możliwości bezpośredniego skorzystania z usług banków internetowych w ramach jednej platformy).

•  EBPP- faktura elektroniczna: prezentacja i płatność elektroniczna. Wystawca przygotowuje faktury i przekazuje operatorowi platformy EBPP. Operator wysyła je e-mailem lub udostępnia na stronie internetowej konsumentom. Klient od razu ma możliwość - za pośrednictwem bankowości internetowej - spłacić należność.

Tak powinien wyglądać proces w docelowym modelu faktury elektronicznej. Dąży do tego Telekomunikacja Polska, która ogłosiła przetarg na takie rozwiązanie (jego wyniki będą znane już wkrótce). W systemie EBPP klient zgadza się na otrzymywanie faktury elektronicznej i jej prezentację drogą elektroniczną (e-mail, strona internetowa). Fakturę może natychmiast ją opłacić za pośrednictwem sieci.