Unijne rozporządzenie w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (w skrócie: RODO) określa, że zgoda powinna być wyrażona w drodze jednoznacznej, potwierdzającej czynności. Taka czynność potwierdzająca ma wyrażać dobrowolne, świadome i jednoznaczne przyzwolenie osoby, których dane dotyczą, na przetwarzanie jej danych osobowych. Czynność może mieć na przykład formę pisemnego (w tym także elektronicznego) lub ustnego oświadczenia. Może to polegać na zaznaczeniu okienka wyboru podczas przeglądania strony internetowej, na wyborze ustawień technicznych do korzystania z usług (np. online). Może to być także inna forma oświadczenia bądź zachowania, które w danym kontekście jasno wskazuje, że osoba, której dane dotyczą, zaakceptowała proponowane przetwarzanie jej danych osobowych.

Co istotne: „Milczenie, okienka domyślnie zaznaczone lub niepodjęcie działania nie powinny zatem oznaczać zgody. Zgoda powinna dotyczyć wszystkich czynności przetwarzania dokonywanych w tym samym celu lub w tych samych celach. Jeżeli przetwarzanie służy różnym celom, potrzebna jest zgoda na wszystkie te cele. Jeżeli osoba, której dane dotyczą, ma wyrazić zgodę w odpowiedzi na elektroniczne zapytanie, zapytanie takie musi być jasne, zwięzłe i nie zakłócać niepotrzebnie korzystania z usługi, której dotyczy."

W punkcie (42) preambuły RODO czytamy, że: „Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, administrator powinien być w stanie wykazać, że osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na operację przetwarzania. W szczególności w przypadku pisemnego oświadczenia składanego w innej sprawie powinny istnieć gwarancje, że osoba, której dane dotyczą, jest świadoma wyrażenia zgody oraz jej zakresu. Zgodnie z dyrektywą Rady 93/13/EWG oświadczenie o wyrażeniu zgody przygotowane przez administratora powinno mieć zrozumiałą i łatwo dostępną formę, być sformułowane jasnym i prostym językiem i nie powinno zawierać nieuczciwych warunków. Aby wyrażenie zgody było świadome, osoba, której dane dotyczą, powinna znać przynajmniej tożsamość administratora oraz zamierzone cele przetwarzania danych osobowych. Wyrażenia zgody nie należy uznawać za dobrowolne, jeżeli osoba, której dane dotyczą, nie ma rzeczywistego lub wolnego wyboru oraz nie może odmówić ani wycofać zgody bez niekorzystnych konsekwencji."

Punkt (43) preambuły RODO wskazuje, że:

„Aby zapewnić dobrowolność, zgoda nie powinna stanowić ważnej podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych w szczególnej sytuacji, w której istnieje wyraźny brak równowagi między osobą, której dane dotyczą, a administratorem, w szczególności gdy administrator jest organem publicznym i dlatego jest mało prawdopodobne, by w tej konkretnej sytuacji zgodę wyrażono dobrowolnie we wszystkich przypadkach. Zgody nie uważa się za dobrowolną, jeżeli nie można jej wyrazić z osobna na różne operacje przetwarzania danych osobowych, mimo że w danym przypadku byłoby to stosowne, lub jeżeli od zgody uzależnione jest wykonanie umowy – w tym świadczenie usługi – mimo że do jej wykonania zgoda nie jest niezbędna."

Jaka jest zatem definicja zgody na przetwarzanie danych osobowych według RODO? Podaje ją artykuł 4 pkt 11 rozporządzenia:

„Zgoda” osoby, której dane dotyczą oznacza dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych

Warunki wyrażenia zgody

Warunki wyrażenia zgody określa art. 7 RODO, który stanowi, że:

  1. Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, administrator musi być w stanie wykazać, że osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych.
  2. Jeżeli osoba, której dane dotyczą, wyraża zgodę w pisemnym oświadczeniu, które dotyczy także innych kwestii, zapytanie o zgodę musi zostać przedstawione w sposób pozwalający wyraźnie odróżnić je od pozostałych kwestii, w zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem. Część takiego oświadczenia osoby, której dane dotyczą, stanowiąca naruszenie rozporządzenia nie jest wiążąca.
  3. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Osoba, której dane dotyczą, jest o tym informowana, zanim wyrazi zgodę. Wycofanie zgody musi być równie łatwe jak jej wyrażenie.
  4. Oceniając, czy zgodę wyrażono dobrowolnie, w jak największym stopniu uwzględnia się, czy między innymi od zgody na przetwarzanie danych nie jest uzależnione wykonanie umowy, w tym świadczenie usługi, jeśli przetwarzanie danych osobowych nie jest niezbędne do wykonania tej umowy.

Warunki wyrażenia zgody przez dziecko

Warunki wyrażenia zgody przez dziecko w przypadku usług społeczeństwa informacyjnego określa art. 8 RODO. Czytamy w nim, że „w przypadku usług społeczeństwa informacyjnego oferowanych bezpośrednio dziecku, zgodne z prawem jest przetwarzanie danych osobowych dziecka, które ukończyło 16 lat. Jeżeli dziecko nie ukończyło 16 lat, takie przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy zgodę wyraziła lub zaaprobowała ją osoba sprawująca władzę rodzicielską lub opiekę nad dzieckiem oraz wyłącznie w zakresie wyrażonej zgody."

Ponadto „W takich przypadkach administrator, uwzględniając dostępną technologię, podejmuje rozsądne starania, by zweryfikować, czy osoba sprawująca władzę rodzicielską lub opiekę nad dzieckiem wyraziła zgodę lub ją zaaprobowała."

Według wyjaśnień zamieszczonych na stronie internetowej polskiego Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO) przed rozpoczęciem zbierania zgód na przetwarzanie danych osobowych należy zadać sobie pytanie, czy jest to konieczna podstawa prawna do przetwarzania takich danych. Może się bowiem okazać, że zebranie zgód jest niepotrzebne, ponieważ istnieje w danej sytuacji obowiązek wynikający z przepisów prawa, uzasadniony interes administratora danych lub przetwarzanie danych jest niezbędnym elementem wykonania zawartej umowy (np. sprzedaż wysyłkowa wymaga adresu dostawy). GIODO wskazuje, że złą praktyką jest np. pozyskiwanie zgody jako warunku zawarcia umowy o świadczenie usług.

GIODO wskazuje ponadto, że ze względu na zasadę rozliczalności „warto dokumentować wszelkie czynności związane z pozyskiwaniem zgód - np. kiedy, w jakich okolicznościach i komu udzielona została zgoda oraz w jaki sposób spełniono obowiązek informacyjny."

Według strony giodo.gov.pl „wydaje się, że większość otrzymanych dotychczas zgód zachowa ważność także pod rządami ogólnego rozporządzenia. Pod warunkiem, że poinformowano osobę, której dane dotyczą o możliwości wycofania zgody w dowolnym momencie, a wycofanie zgody jest równie łatwe jak jej wyrażenie."

Podstawa prawna:

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) [zobacz tekst]