Przy niszczenia dokumentów, kluczową sprawą jest znalezienie nie tylko bezpiecznego, ale też skutecznego sposobu. Jaką niszczarkę wybrać i czym kierować się przy zakupie?

Pod potrzeby klienta

Jak każde inne urządzenie powinna ona spełniać oczekiwania klienta. Firma ACCO Brands przeprowadziła badania potrzeb i wymagań użytkowników niszczarek. Okazało się, że przy wyborze ważnym kryterium jest bezpieczeństwo metody rozdrabniania dokumentów. Klienci biorą pod uwagę oczywiście korzystny stosunek jakości do ceny, ale najistotniejszym czynnikiem branym pod uwagę jest wydajność urządzenia. Powolne działanie, przegrzewanie się, konieczność dokładania po jednej kartce, rozszywania dokumentów, czyli ogólnie – strata czasu przy niszczeniu dokumentów były głównymi problemami wskazywanymi przez respondentów.

Takie doświadczenia wynikały z kontaktu użytkowników z niszczarkami starego typu. W odpowiedzi na zapotrzebowanie konsumentów, firma ACCO Brands już w 2008 r., całkowicie zautomatyzowała technologię podawania papieru, wprowadzając na rynek pierwszą na świecie niszczarkę Rexel Auto Feed. Za jej sprawą sposób niszczenia dokumentów uległ całkowitej zmianie. Auto Feed została wyposażona w pojemnik na większe partie materiału oraz automatyczny system podawania i niszczenia, eliminujący udział pracownika w całym procesie. Oznacza to koniec ręcznego niszczenia kartek jedna po drugiej. Do niszczarki wystarczy tylko włożyć dokumenty, których chcemy się pozbyć, a urządzenie samo wykona całą pracę.

Od czasu premiery system ten jest regularnie doskonalony. Obecnie na rynku dostępnych jest już kilkanaście modeli Rexel Auto Feed, z których każdy jest dopasowany do innych potrzeb użytkownika. Dobierając niszczarkę, warto zadać sobie kilka pytań.

Poziom bezpieczeństwa

Sposób cięcia dokumentu decyduje o skuteczności niszczarki. Auto Feed daje możliwość wyboru między poziomem P-3, który tnie kartę A4 na 200 kawałków, a P-5, który rozdrobni ją na 2 tys. kawałków. Niszczarki z P-3 i P-4 są idealne zarówno do użytku domowego, jak i biurowego, czyli wszędzie tam, gdzie zachodzi potrzeba pozbywania się poufnych dokumentów. Z kolei urządzenia z poziomem P-5 są przeznaczone dla firm, w których szczególnie dużą wagę przywiązuje się do zachowania bezpieczeństwa przechowywanych danych, szczególnie gdy duża ich część to dane wrażliwe.

Ochrona poufności

Inną istotną kwestią jest wysoka poufność niszczonych dokumentów. Większość modeli Auto Feed wyposażono w opcję zamykania pokrywy na indywidualny kod PIN, który zabezpiecza dokumenty przed dostępem osób postronnych. Ciekawostką jest inteligentna funkcjonalność niektórych modeli – czyli zdalnie sterowane, zarządzanie i system powiadomień poprzez specjalną aplikację na smartfonie.

Przy wybieraniu urządzenia warto też zadać sobie pytanie, – ile osób będzie korzystać z niszczarki i ile dokumentów będzie niszczonych. Istotne jest zatem dobranie wielkości pojemnika na dokumenty. W kalkulacjach należy zwrócić uwagę, na przyzwyczajenia pracowników. Według ACCO Brands aż 53 proc. pracowników biurowych najpierw gromadzi dokumenty, składając je na kupkę, by potem większą ich partię poddać zniszczeniu. Zatem w zależności od wielkości biura i jego potrzeb Rexel Auto Feed mogą rozdrabniać od 100 do 750 arkuszy jednorazowo.

Czas to pieniądz

Pozostaje jeszcze kwestia wydajności – czyli po jakim czasie zwróci się zakup niszczarki. Najistotniejsza jest kwestia oszczędności czasu pracowników, którzy nie muszą już uczestniczyć w procesie rozdrabniania. Wystarczy, że zostawią dokumenty w urządzeniu i mogą wracać do pracy. Równie istotna będzie szybkość, z jaką niszczone są dokumenty. Urządzenia Auto Feed pozwalają oszczędzić 98 proc. czasu, bo 500 arkuszy papieru jest niszczonych w nich w ciągu zaledwie 14 sekund. Dla porównania na ich ręczne zniszczenie trzeba by poświęcić prawie 14,5 minuty.

Przez zakupem urządzenia dobrze jest też upewnić się, czy niszczarki mają funkcje samooliwienia, automatycznego czyszczenia po zacięciu, niszczenia spinaczy, zszywek, płyt CD i kart kredytowych oraz jak długi jest okres gwarancji na noże.