Przedsiębiorstwo POL-HUN zostało założone w 1990 roku i niemal od razu dołączyło do najlepszych producentów chemii gospodarczej w naszym kraju. W firmie pracuje aktualnie ponad 300 osób, a także posiada własne bazę logistyczną i magazynową. POL-HUN dostarcza produkty do sklepów w całej Polsce, zarówno pod własną marką General Fresh lub markami sieci handlowych. Produkty te można też kupić za pośrednictwem strony internetowej. POL-HUN stawia również na eksport, czego dowodem są klienci z kilkunastu krajów świata.

Rozwój firmy, na który złożył się również wzrost zatrudnienia, spowodował, że pojawiła się konieczność wdrożenia niezawodnego systemu komunikacji zarówno wewnątrz firmy, jak i z otoczeniem. Zdecydowanie najsłabszym elementem systemu była mało funkcjonalna i często zawodna poczta.

Lepsza poczta to większe możliwości

„Czara goryczy przelała się, gdy zaczęli do nas dzwonić odbiorcy, że nie mogą nam wysłać e-maila, a nasz serwer znalazł się na czarnej liście – przyznaje Dariusz Wójcik, dyrektor IT firmy POL-HUN.

Jak dodaje Julia Rosińska, koordynator ds. kluczowych klientów: „bardzo dobre relacje z klientami zawsze stanowiły naszą przewagą konkurencyjną. Nie mogliśmy sobie pozwolić na jej utratę z tak błahego powodu, jak kłopoty w komunikacji”

Przedsiębiorstwo podjęło decyzję o wdrożeniu narzędzi się Office 365. Już od pierwszego etapu wprowadzenia nowej usługi pracownicy mają możliwość korzystania z niezawodnej poczty e-mail. Dariusz Wójcik jest jednak świadomy, że jest to tylko niewielka część możliwości, jakie daje pakiet Office365.


„Jesteśmy na początku zapoznania się z tymi możliwościami, ale jestem spokojny, wkrótce używanie wspólnych kalendarzy czy praca na jednym dokumencie będą tak naturalne jak pisanie maili, zwłaszcza, że to bardzo intuicyjne i wygodne rozwiązania” – wyjaśnia szef działu IT firmy POL-HUN.

Komunikacja to podstawa rozwoju firmy

Pracownicy POL-HUN doceniają udogodnienia, jakim jest np. dostęp do poczty z każdego miejsca i co najważniejsze niemal z każdego rodzaju urządzenia: „To bardzo przyspieszyło obieg informacji w naszej firmie oraz komunikację z odbiorcami. Możemy od razu zareagować, gdy dzieje się coś ważnego, np. klient chce złożyć zamówienie już po godzinach pracy naszej firmy” – mówi Julia Rosińska.

Decyzja o wdrożeniu rozwiązań Office 365 od razu przyniosła spodziewane efekty: „Przestaliśmy się martwić o to, czy dochodzą do nas wszystkie e-maile, a nasze trafiają do odbiorców. Znacznie mniej czasu poświęcamy też na selekcję poczty, gdyż Exchange świetnie „odsiewa” spam. Słowem, poczta w ramach Office 365 to znacznie mniej nerwów dla wszystkich pracowników i możliwość skupienia się na projektach kluczowych dla rozwoju naszej firmy” – zauważa Dariusz Wójcik.

Również handlowcy nie musieli już więcej przejmować się techniczną stroną komunikacji z otoczeniem, a to pozwoliło im zająć się obsługą i realizacją zamówień klientów. Oprócz tego pracownicy mogą działać na różnych wersjach jednego dokumentu, co daje oszczędność czasu i zmniejsza ryzyko popełnienia błędu. Office365 to również możliwość szybkiej reakcji na nagłe zdarzenia, a także funkcjonowanie w zakresie komunikacji również po godzinach pracy zakładu, np. odpowiadając na zapytania czy zamówienia klientów.

„Chcemy być dla naszych klientów dostawcą pierwszego wyboru. A to wymaga od nas pełnej dostępności i szybkiej reakcji na każde zapytanie. Dlatego tak chwalimy sobie możliwość dostępu do poczty z każdej lokalizacji i z dowolnego urządzenia” – podkreśla Paweł Knopik, współwłaściciel firmy.