Standardem w polskich domach i firmach jest komputer (laptop) z Windowsem i Officem. Ten popularny pakiet zaspokaja zdecydowaną większość potrzeb. Kiedy jednak prowadzimy firmę liczy się każdy koszt. Wyposażenie pracowników w niezbędny sprzęt komputerowy i oprogramowanie staje się nieodzowne w niemal każdym rodzaju działalności. Za Windowsy i pakiety biurowe Office trzeba płacić. Taki koszt staje się znaczną pozycję w budżecie firmy, gdy potrzeby idą w dziesiątki sztuk. A system operacyjny z Wordem i Excelem to nie wszystko. Potrzebny jest jeszcze np. program do fakturowania, zarządzania magazynem, sprzedażą czy integracji e-sklepu z Allegro. Sumy za licencje, wdrożenia i wsparcie zaczynają być wtedy dość znaczne.   

Na szczęście jednak istnieją na rynku programy także dla firm, które można legalnie używać i to bezpłatnie. Rzecz jasna nie zadowolą one każdego i firma bardzo duża oraz mająca bardzo specyficzne potrzeby raczej skorzysta z oprogramowania płatnego. Tym niemniej spory odsetek potrzeb - szczególnie firm jednoosobowych, mikro, małych i średnich - może być zaspokojony właśnie programami darmowymi.

Windows to nie wszystko

Zacznijmy od podstaw, czyli systemu operacyjnego. Zamiennikiem dla poczciwego, amerykańskiego Windowsa z powodzeniem może być jedna z wielu wersji (fachowcy mówią - dystrybucji) Linuxa, przykładowo darmowy system Linux Mint zaprojektowany z myślą o użytkowniku z przeciętnym poziomem kompetencji obsługi komputera. Współczesne wersje systemów Linux np. z rodziny Ubuntu czy właśnie Mint nie wymagają od użytkownika niczego więcej niż wymaga obsługa Windowsa. 

Niezależnie od tego czy mamy na komputerze Windowsa czy Linuksa możemy korzystać z darmowych zamienników innych popularnych programów. I tak zamiast płatnego pakietu Microsoft Office 365 możemy zainstalować pakiet biurowy Libre Office lub Open Office, także do użytku firmowego. W codziennej pracy firmy można też korzystać z Dokumentów Google, które umożliwiają tworzenie, edytowanie i udostępnianie plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, prezentacji, formularzy oraz rysunków - rzecz jasna: za darmo.

Poufność komunikacji

Z przeglądarkami internetu nie ma problemu. Chrome czy Mozilla Firefox może być także bez kosztowo użytkowana w biznesie. A jeśli potrzebujemy solidnej ochrony naszych połączeń z siecią wówczas warto pomyśleć o korzystaniu z szyfrującej przeglądarki Tor, która zapewnia całkowitą poufność komunikacji z internetem. A jeśli już o poufności i szyfrowaniu mowa to poszukujących sprawdzonych narzędzi w tym względzie powinien zaspokoić darmowy system Tails, który jest systemem operacyjnym odpalanym z klucza USB, który wszystkie operacje użytkownika starannie kamufluje przed niepowołanym dostępem osób trzecich i nie pozostawia na laptopie śladu. Ceniony przez dziennikarzy śledczych.

Fakturowanie i księgowość

System operacyjny, przeglądarka i pakiet biurowy to oczywiście dopiero podstawy. W firmie potrzebne są także narzędzia profesjonalne np. do fakturowania. I z tym także nie ma kłopotu. Cenioną i darmową aplikacją do fakturowania, która pozwala wygodne i sprawnie dokumentować transakcje sprzedaży oraz zakupu jest ELISOFT. Oferuje ona także przydatne w większości firm funkcje tworzenia i zarządzania bazą kontrahentów, pracowników oraz towarów i usług. Ograniczeniem tej apki jest to, że wersja darmowa pozwala użytkownikowi wystawić w ciągu miesiąca maksymalnie 15 faktur i rachunków. Alternatywą w zakresie fakturowania jest program Faktura (dawniej FIT Faktura), który bez ograniczeń umożliwia wystawianie faktur VAT (w tym korygujących i pro-forma), paragonów, drukowanie etykiet towarowych oraz formularzy przelewów. Pozwala też na prowadzenie kartotek towarów, usług i kontrahentów, oferując również podstawowe funkcje CRM oraz możliwość generowania wielu raportów. Ograniczeniem programu Faktura jest brak w wersji darmowej współpracy z drukarkami fiskalnymi. Warto też spróbować pakietu księgowego VATowiec Komplet, któy zawiera w sobie program finansowo-księgowy z obsługą magazynu i sprzedaży, program kadrowo-płacowy oraz program do obsługi celnej.

CRM

W zdobywaniu nowych klientów i dbaniu o już raz zdobytych pomagają firmom programy typu CRM (skrót od ang. customer relationship management - zarządzanie relacjami z klientem). Do najpopularniejszych, darmowych programów tego typu należą: SugarCRM, VTiger, SuiteCRM, OpenCRX oraz Fat Free CRM. Do czego służą CRM-y? Najprościej rzecz ujmując to bazy klientów z wieloma funkcjami wspomagającymi ich obsługę w trakcie sprzedaży oraz po. Systemy CRM wiele zadań potrafią automatyzować, co przy rozrastającym się portfelu klientów ma kluczowe znaczenie. CRM-y wspomagają marketing, sprzedaż i serwis oraz potrafią analitycznie - na podstawie danych o klientach w bazie - wskazać, jakie są ich zachowania, zyli np. kiedy klienci (nie) kupują, kiedy (nie) płacą na czas, itp.

Darmowych narzędzi IT wspomagających pracę firmy jest oczywiście dużo więcej. Do takich należy też chociażby prosty, ale niezbędny w wielu firmach program Grafik Dyżurów, który służy właśnie do planowania czasu pracy poszczególnych pracowników. Kolejnym wartym uwagi bezpłatnym narzędziem jest Slack - Team Communication, czyli po prostu Slack. Do czego on służy? Do komunikacji w zespole, wymiany plików, danych i dokumentów. Przyda się w każdej firmie, jeśli nie wszyscy pracownicy pracują w jednym miejscu i trzeba zgrać co kto robi.

Jeśli ktoś sądzi, że darmowe narzędzia to tylko proste programiki z wieloma ograniczeniami to chyba nie słyszał np. o programie Blender, który służy do modelowania 3D. Tworzenie statycznej i dynamicznej grafiki trójwymiarowej w Blenderze śmiało jest porównywane z najlepszymi, komercyjnymi programami tego typu.

Przejrzysty katalog darmowych narzędzi IT dla firm można znaleźć np. na stronie dobreprogramy.pl (link). Programy na bezpłatnej licencji wyszukujemy przez użycie filtru (na zielonym pasku u góry). Należy wybrać: licencja > "bezpłatna" oraz "bezpłatna (adware)", czyli z reklamami.

W praktyce firmy niejednokrotnie pewnie najlepszym rozwiązaniem będzie stosowanie zarówno płatnych, jak i darmowych narzędzi, np. bazowanie na Windowsie przy jednoczesnym korzystaniu z wielu aplikacji darmowych.