Koszty prowadzenia własnego biznesu są niebagatelne. Czynsze, media, pensje, podatki, usługi zewnętrzne. Coraz bardziej znikomy ułamek działalności może też obyć się bez korzystania z komputerów i programów. I u znowu pojawiają się koszty sprzętu i licencji. Na szczęście są też programy, które swobodnie można użyć w celach komercyjnych za darmo.

Standardem w polskich domach i firmach jest komputer (laptop) z Windowsem i Officem. Ten popularny pakiet zaspokaja zdecydowaną większość potrzeb. Kiedy jednak prowadzimy firmę liczy się każdy koszt. Wyposażenie pracowników w niezbędny sprzęt komputerowy i oprogramowanie staje się nieodzowne w niemal każdym rodzaju działalności. Za Windowsy i pakiety biurowe Office trzeba płacić. Taki koszt staje się znaczną pozycję w budżecie firmy, gdy potrzeby idą w dziesiątki sztuk. A system operacyjny z Wordem i Excelem to nie wszystko. Potrzebny jest jeszcze np. program do fakturowania, zarządzania magazynem, sprzedażą czy integracji e-sklepu z Allegro. Sumy za licencje, wdrożenia i wsparcie zaczynają być wtedy dość znaczne.

Na szczęście jednak istnieją na rynku programy także dla firm, które można legalnie używać i to bezpłatnie. Rzecz jasna nie zadowolą one każdego i firma bardzo duża oraz mająca bardzo specyficzne potrzeby raczej skorzysta z oprogramowania płatnego. Tym niemniej spory odsetek potrzeb - szczególnie firm jednoosobowych, mikro, małych i średnich - może być zaspokojony właśnie programami darmowymi.

Windows to nie wszystko

Zacznijmy od podstaw, czyli systemu operacyjnego. Zamiennikiem dla poczciwego, amerykańskiego Windowsa z powodzeniem może być jedna z wielu wersji (fachowcy mówią - dystrybucji) Linuxa, przykładowo darmowy system Linux Mint zaprojektowany z myślą o użytkowniku z przeciętnym poziomem kompetencji obsługi komputera. Współczesne wersje systemów Linux np. z rodziny Ubuntu czy właśnie Mint nie wymagają od użytkownika niczego więcej niż wymaga obsługa Windowsa.

Niezależnie od tego czy mamy na komputerze Windowsa czy Linuksa możemy korzystać z darmowych zamienników innych popularnych programów. I tak zamiast płatnego pakietu Microsoft Office 365 możemy zainstalować pakiet biurowy Libre Office lub Open Office, także do użytku firmowego. W codziennej pracy firmy można też korzystać z Dokumentów Google, które umożliwiają tworzenie, edytowanie i udostępnianie plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, prezentacji, formularzy oraz rysunków - rzecz jasna: za darmo.

Poufność komunikacji

Z przeglądarkami internetu nie ma problemu. Chrome czy Mozilla Firefox może być także bez kosztowo użytkowana w biznesie. A jeśli potrzebujemy solidnej ochrony naszych połączeń z siecią wówczas warto pomyśleć o korzystaniu z szyfrującej przeglądarki Tor, która zapewnia całkowitą poufność komunikacji z internetem. A jeśli już o poufności i szyfrowaniu mowa to poszukujących sprawdzonych narzędzi w tym względzie powinien zaspokoić darmowy system Tails, który jest systemem operacyjnym odpalanym z klucza USB, który wszystkie operacje użytkownika starannie kamufluje przed niepowołanym dostępem osób trzecich i nie pozostawia na laptopie śladu. Ceniony przez dziennikarzy śledczych.

Fakturowanie i księgowość

System operacyjny, przeglądarka i pakiet biurowy to oczywiście dopiero podstawy. W firmie potrzebne są także narzędzia profesjonalne np. do fakturowania. I z tym także nie ma kłopotu. Cenioną i darmową aplikacją do fakturowania, która pozwala wygodne i sprawnie dokumentować transakcje sprzedaży oraz zakupu jest ELISOFT. Oferuje ona także przydatne w większości firm funkcje tworzenia i zarządzania bazą kontrahentów, pracowników oraz towarów i usług. Ograniczeniem tej apki jest to, że wersja darmowa pozwala użytkownikowi wystawić w ciągu miesiąca maksymalnie 15 faktur i rachunków. Alternatywą w zakresie fakturowania jest program Faktura (dawniej FIT Faktura), który bez ograniczeń umożliwia wystawianie faktur VAT (w tym korygujących i pro-forma), paragonów, drukowanie etykiet towarowych oraz formularzy przelewów. Pozwala też na prowadzenie kartotek towarów, usług i kontrahentów, oferując również podstawowe funkcje CRM oraz możliwość generowania wielu raportów. Ograniczeniem programu Faktura jest brak w wersji darmowej współpracy z drukarkami fiskalnymi. Warto też spróbować pakietu księgowego VATowiec Komplet, któy zawiera w sobie program finansowo-księgowy z obsługą magazynu i sprzedaży, program kadrowo-płacowy oraz program do obsługi celnej.

CRM

W zdobywaniu nowych klientów i dbaniu o już raz zdobytych pomagają firmom programy typu CRM (skrót od ang. customer relationship management - zarządzanie relacjami z klientem). Do najpopularniejszych, darmowych programów tego typu należą: SugarCRM, VTiger, SuiteCRM, OpenCRX oraz Fat Free CRM. Do czego służą CRM-y? Najprościej rzecz ujmując to bazy klientów z wieloma funkcjami wspomagającymi ich obsługę w trakcie sprzedaży oraz po. Systemy CRM wiele zadań potrafią automatyzować, co przy rozrastającym się portfelu klientów ma kluczowe znaczenie. CRM-y wspomagają marketing, sprzedaż i serwis oraz potrafią analitycznie - na podstawie danych o klientach w bazie - wskazać, jakie są ich zachowania, zyli np. kiedy klienci (nie) kupują, kiedy (nie) płacą na czas, itp.

Jak bronić swoją prywatność przed e-inwigilacją? Darmowe narzędzia
Jak bronić swoją prywatność przed e-inwigilacją? Darmowe narzędzia

Zobacz również

Darmowych narzędzi IT wspomagających pracę firmy jest oczywiście dużo więcej. Do takich należy też chociażby prosty, ale niezbędny w wielu firmach program Grafik Dyżurów, który służy właśnie do planowania czasu pracy poszczególnych pracowników. Kolejnym wartym uwagi bezpłatnym narzędziem jest Slack - Team Communication, czyli po prostu Slack. Do czego on służy? Do komunikacji w zespole, wymiany plików, danych i dokumentów. Przyda się w każdej firmie, jeśli nie wszyscy pracownicy pracują w jednym miejscu i trzeba zgrać co kto robi.

Jeśli ktoś sądzi, że darmowe narzędzia to tylko proste programiki z wieloma ograniczeniami to chyba nie słyszał np. o programie Blender, który służy do modelowania 3D. Tworzenie statycznej i dynamicznej grafiki trójwymiarowej w Blenderze śmiało jest porównywane z najlepszymi, komercyjnymi programami tego typu.

Przejrzysty katalog darmowych narzędzi IT dla firm można znaleźć np. na stronie dobreprogramy.pl (link). Programy na bezpłatnej licencji wyszukujemy przez użycie filtru (na zielonym pasku u góry). Należy wybrać: licencja > "bezpłatna" oraz "bezpłatna (adware)", czyli z reklamami.

W praktyce firmy niejednokrotnie pewnie najlepszym rozwiązaniem będzie stosowanie zarówno płatnych, jak i darmowych narzędzi, np. bazowanie na Windowsie przy jednoczesnym korzystaniu z wielu aplikacji darmowych.