Po usługi specjalistów od zarządzania czasem sięgają wielkie korporacje i drobni przedsiębiorcy. Książki branżowych guru, takich jak Steven Covey czy David Allen, rozchodzą się w milionach egzemplarzy.
Reklama
Kiedyś firmy wysyłały swoich pracowników na kursy mobilizacji czy rozwijania zdolności przywódczych. Dziś nową modą małego i dużego biznesu jest jak najbardziej efektywne zarządzanie ich czasem.
Późne piątkowe popołudnie. Wypychamy ostatnie dokumenty i odpowiadamy przynajmniej na część zaległych e-maili. Nie mamy już ani siły, ani ochoty na myślenie o nadchodzącym tygodniu. W poniedziałek rano zaczynamy od kawy i wizyty na portalu społecznościowym. Dopiero po południu myślimy, za co się tu najpierw zabrać. Wkrótce pojawia się szef z całym naręczem spraw do zrobienia na wczoraj i zaczyna się klasyczny pożar. Najdalej koło środy mamy już kilka czasochłonnych zadań z deadlinem upływającym pod koniec tygodnia. Załatwiamy je, siedząc po godzinach i odsuwając na później długofalowe projekty. Wracamy do domu zmęczeni i zniechęceni. Nie czytamy książek, zawalamy zajęcia sportowe, nie chce nam się nawet rozmawiać z rodziną. Tak zdaniem trenerów zarządzania czasem wygląda tydzień pracy statystycznego Polaka.

Dla bankowców i dla stolarzy

Na efekty nie trzeba długo czekać. – Zgłasza się do nas coraz więcej firm, których pracownicy są zdemotywowani i zawalają swoje zadania, a menedżerowie mimo powtarzanych w kółko próśb i gróźb nie potrafią poradzić sobie z coraz słabszymi wynikami czy reklamacjami – mówi nam Justyna Łój Van den Bruele, szefowa TTC training, jednej z wielu powstałych w ostatnich latach firm, które uczą polskich przedsiębiorców, jak bardziej efektywnie zarządzać czasem. Do klientów TTC należą m.in. największe polskie banki i czołowe firmy handlowe. Zdaniem ekspertów trudno znaleźć dziś w Polsce korporację, która nie ma problemu ze skutecznym zarządzaniem. Nic dziwnego. – Zadań jest najczęściej więcej niż ludzi, spotkania ciągną się w nieskończoność, a średnia kadra menedżerska zamiast przyczyniać się do rozwiązania problemów, sama wprowadza dodatkowy chaos, nie szanując czasu swoich pracowników – dodaje Van den Bruele.

Reklama
Ale po rady specjalistów od zarządzania coraz częściej sięgają nie tylko korporacje, lecz także mali przedsiębiorcy, którzy długo traktowali szkolenia jako drogie i niepotrzebne zawracanie głowy. – Wśród moich klientów jest na przykład stolarz zatrudniający cztery czy pięć osób. To, że poprosił o pomoc, oznacza, iż problemy w zarządzaniu czasem przekroczyły dla niego masę krytyczną. Zobaczył po prostu, źe pracuje codziennie po 12 – 15 godzin i nie ma nawet czasu zastanowić się nad tym, co czeka jego firmę w nadchodzącym miesiącu – mówi nam Sylwester Oskwarek, który od dwóch lat prowadzi internetowe biuro porad z dziedziny zarządzania czasem dla drobnych przedsiębiorców. Przyznaje, że mali i średni są trudnym klientem: do bólu pragmatyczni i z zasady pogardzający całodniowymi szkoleniami znanymi z dużych korporacji. – Komunikuję się z nimi przez szereg krótkich, ale codziennych 10-minutowych konsultacji. Na tej podstawie diagnozuję problem i wysuwam propozycję drobnych ulepszeń organizacyjnych czy wprowadzenia prostych procedur, które pozwolą oszczędzić cenny czas nawet w małym warsztacie – mówi Oskwarek.
Ich historie dowodzą jednego. Do Polski dotarła fala przetaczająca się przez biznesowy świat Zachodu. Moda na efektywne zarządzanie czasem nie wzięła się znikąd. Zrodziła się z nadziei na to, że nawet w warunkach rewolucji technologicznej, która zmusza nas do tego, by pracować szybciej i więcej, a na dodatek być przez całą dobę pod telefonem, można odzyskać kontrolę nad własnym życiem. Była reakcją na szefów krzyczących, że skończyły się czasy pracy od 8 do 16, a biuro to nie fabryka. I na szefów tych szefów. W konsekwencji profesjonalny time management stał się w ostatnich latach czymś więcej niż tylko kolejną poradniczą nowinką. Urósł wręcz do rangi religii, ideologii i skomplikowanego systemu filozoficznego w jednym. Pozstając przy okazji znakomitym interesem dla swoich „kapłanów”.
Pierwszym był Stephen R. Covey. Ten 78-letni dziś absolwent renomowanego uniwersytetu Harvarda zaczynał jako... mormoński kaznodzieja. Szybko jednak zrozumiał, że dużo większe audytorium może osiągnąć na polu doradztwa personalnego. Jego książka „Seven habits of highly effective people” (Siedem nawyków skutecznego działania) od czasu pierwszej edycji w 1989 r. rozeszła się w nakładzie ponad 15 milionów egzemplarzy. Tylko towarzyszący jej audiobook sprzedał się ponad milion razy. Od tamtej pory Covey wypuścił na rynek kilka kolejnych bestsellerów i stał się jednym z najlepiej opłacanych mówców na świecie. Jaka jest tajemnica sukcesu Coveya? Zdołał po prostu przekonać ludzi, że przy pomocy kilku prostych nawyków mogą pogodzić rosnące oczekiwania zawodowe, towarzyskie i prywatne, a przy tym odzyskać wewnętrzny spokój.
Zaproponowane przez Coveya zasady były bardzo proste: radził, by podzielić stojące przed nami zadania według priorytetu ważności i najpierw zabrać się za te najistotniejsze, a te trywialne zostawić na później. – Wyobraźmy sobie słój, do którego musimy zmieścić duże kamienie i drobniutki żwirek. Jeżeli najpierw wsypiemy żwirek, kamieni już się w nim nie upchnie. Można za to postąpić odwrotnie: zacząć od kamieni, a potem dodać żwir, który wypełni szczeliny – przekonywał w jednej ze swoich książek. Covey jest też autorem nośnej metafory porównującej aktywnego zawodowo człowieka do piły. Narzędzie nie może być bez przerwy w użyciu, od czasu do czasu trzeba przerwać cięcie drewna i naostrzyć brzeszczot. Bez takiej inwestycji piła przestanie się do czegokolwiek nadawać.



Nowy kult ery informatycznej

Jeśli nazwać Stevena Coveya guru nowej wiary w zarządzanie czasem, to młodszego o 12 lat Davida Allena trzeba określić jako najbardziej genialnego biznesmena wśród teoretyków time managementu. Z początku młody gniewny (wyrzucono go ze szkoły za nadużywanie narkotyków), jako dwudziestoparolatek spotkał na swojej drodze zwariowanego nauczyciela karate, który zafascynował go filozofią zen. Pod jego wpływem Allen postanowił zacząć od nowa. Utrzymywał się z najróżniejszych zajęć: był iluzjonistą, operatorem tokarki, menedżerem stacji benzynowej czy kucharzem (by wymienić tylko kilka). Dopiero w wieku 36 lat zainteresował się szkoleniami i odkrył, że jest... geniuszem. Jego wydaną w 2002 r. książkę „Sztuka efektywności. Skuteczna realizacja zadań” (w Polsce nakładem Onepress cztery lata później) z miejsca stała się nową biblią zarządzania czasem. Amerykański magazyn „Wired” nazwał system Allena (znany jako „GTD” od angielskiego tytułu „Getting Things Done”) „nowym kultem ery informatycznej”.
GTD to nie tylko bestsellerowa i przełożona na ponad 20 języków książka. To również, a może przede wszystkim, założone 15 lat temu przedsiębiorstwo David Allen Company, które oferuje np. płatny dostęp do strony poświęconej poprawianiu osobistej i zawodowej produktywności (48 dol. miesięcznie za subskrybcję), jednodniowe publiczne seminaria (600 dol.), trening dla dużych korporacji (20 tys. dol.) czy portfele z organizerami, plastikowe foldery, a nawet ulepszenia popularnych komputerowych programów pocztowych. Pytany o sukces systemu GTD Allen odpowiada niezmiennie: – Ludzie po prostu chcą, by ktoś powiedział im, co mają zrobić, żeby lepiej zaplanować swój czas. Siedem zasad Stevena Coweya jest OK, ale ludzie odkładają jego książkę i mówią: no pięknie, ale co ja mam zrobić ze stertą 3 tys. zaległych e-maili? – tłumaczył w jednym z wywiadów. Allen skupia się więc na konkrecie. Tworzy system, który – jego zdaniem – pozwoli mieć ZAWSZE wolną głowę, bez względu na to, czy wisi nad nami obowiązek kupienia prezentów gwiazdkowych dla całej rodziny, czy koordynacja wartego kilka miliardów biznesowego przejęcia. Jak to zrobić? – Niezależnie od sytuacji wypisywać wszystko, co mamy do zrobienia, rozbijając czynności na najdrobniejsze detale. Nie wpisuj „naprawić buty”, tylko „wyjąć je z szafy”, „włożyć do samochodu”, wreszcie „zawieźć do szewca” – uczy Allen. Nad takimi listami trzeba siadać z żelazną regularnością co tydzień i planować, jak najefektywniej przeprowadzić wszystkie punkty. To wystarczy.
Komercyjne sukcesy systemów Coveya i Allena wywołały lawinę książek o podobnej tematyce. Zazwyczaj wtórnych, ale dowodzących niesłabnącego zapotrzebowania na nowinki z dziedziny zarządzania czasem. Na przykład w 2010 r. amerykański chirurg i dziennikarz hinduskiego pochodzenia Atul Gawande odniósł olbrzymi księgarski sukces, publikując „Checklist Manifesto” (w wolnym tłumaczeniu „Niech żyje lista zadań!”). Książka, która na długo zagościła na liście bestsellerów „New York Timesa”, dowodzi na przykładach z własnej praktyki autora, że nawet chirurdzy z wieloletnim doświadczeniem powinni podczas operacji korzystać z przygotowanej zawczasu listy zadań, bo to wydatnie podnosi ich skuteczność w sytuacjach kryzysowych.
Również inne niezliczone publikacje, nawet jeśli nie wprowadzają niczego nowego, przynajmniej przypominają i wprowadzają do biznesowego obiegu stare i zapomniane już nieco techniki zarządzania czasem jak na przykład „metoda pomidorowa”, czyli dzielenie pracy na 25-minutowe interwały podzielone krótkimi przerwami (przy odmierzaniu czasu zaleca się używanie kuchennego minutnika. Autor posługiwał się czasomierzem w kształcie pomidora – stąd nazwa). Wiele przywołuje też tzw. metodę Pareto dowodzącą, że 80 proc. zadań (tych mniej ważnych) można wykonać w ciągu 20 proc. dniówki. W konsekwencji pozostałe 80 proc. dostępnego czasu można wówczas poświęcić na te 20 proc. najważniejszych strategicznych wyzwań. Albo schemat Eisenhowera (miał się nim bowiem posługiwać sam 34. prezydent USA): dzielimy zadania na ważne – nieważne i pilne – niepilne. Ważne i pilne wykonujemy od razu, nieważne i niepilne z zasady odrzucamy, nieważne i pilne delegujemy podwładnym, a koncentrujemy się na ważnych, ale niepilnych (najczęściej o strategicznym znaczeniu). Są nawet i tacy autorzy, którzy koncentrują się na tym, jak sprawić, by samo zarządzanie czasem nie stało się de facto największym wrogiem naszego czasu.
Biznesowy time management – choć w wielu sytuacjach faktycznie podnoszący ekonomiczną produktywność – ma jednak ograniczenia. Szczególna frustracja rodzi się na przykład, gdy sami już znajdziemy i wprowadzimy w życie własny system zarządzania czasem, ale nasze zawodowe otoczenie za nim... nie nadąży. Kontrahenci nadal będą odpowiadać z opóźnieniem, szefowie zarzucać nas niewykonalnymi albo niepotrzebnymi zadaniami, a podwładni nie przestaną zawalać tego, co im delegowaliśmy. Wówczas pozostaje nam już tylko zdrowy rozsądek, bo święte księgi time managementu nie rozwiążą za nas każdego biurowego problemu.