W wyniku wstrzymania pracy systemów IT przeciętna firma na świecie traci od 1,4 do 2,3 mln dol. rocznie. Takich sytuacji wyeliminować się nie da, ale można je ograniczyć.
Awarie infrastruktury głównie informatycznej i związane z nimi przestoje są poważnym zagrożeniem dla przedsiębiorstwa w niemal każdej branży. – Ponad 80 proc. dyrektorów IT w przedsiębiorstwach twierdzi, że ma problem z osiągnięciem wydajności, której oczekują użytkownicy, klienci, partnerzy w zakresie dostępu do danych, ciągłości biznesowej, funkcjonowania systemów informatycznych – twierdzi Tomasz Krajewski, lider zespołu konsultantów w Europie Wschodniej firmy Veeam Software.
Firma w obłokach
W przedsiębiorstwach najczęściej zdarzają się awarie poszczególnych aplikacji – statystycznie częściej niż raz na miesiąc (średnio trzynaście razy w ciągu roku). Dlatego bardzo istotne jest systematyczne, w odstępach czasu zależnych m.in. od wielkości posiadanych zbiorów oraz intensywności ich wykorzystywania, tworzenie kopii zapasowych zarówno dokumentów, jak i całego wirtualnego środowiska, w którym funkcjonuje firma.
– Niestety, w wielu – szczególnie małych i mikro przedsiębiorstwach – kwestie z tym związane traktowane są jako mało istotne, w zasadzie standardem jest sytuacja, że kopie zapasowe nie są w ogóle tworzone do czasu wystąpienia pierwszej awarii i utraty danych – wskazuje Artur Gajda, specjalista ds. informatycznych pracujący na zlecenie firm z sektora MSP. – W wielu przypadkach straty trzeba odrabiać miesiącami – dodaje.
Ale samo tworzenie kopii zapasowych może nie wystarczyć, bo jedna na sześć prób ich przywrócenia kończy się niepowodzeniem. Oznacza to, że posiadane przez przedsiębiorstwa dane cyfrowe trwale tracone są przynajmniej dwa razy w ciągu dwunastu miesięcy. Ważne jest zatem, aby znajdowały się w odpowiednim miejscu. W przypadku mniejszych organizacji powinno wystarczyć włączenie do firmowej sieci zewnętrznego dysku twardego oraz wykupienie miejsca na publicznych tzw. chmurach obliczeniowych i regularne przesyłanie tam danych. Ważne jest przy tym, jak podkreślają specjaliści, aby kopie tworzone były na różnych nośnikach i przechowywane w maksymalnie zróżnicowanym środowisku.
– Dysk twardy włączony do sieci także może ulec awarii, a dane w chmurze publicznej, po pozyskaniu konta i hasła, są bardzo łatwo dostępne – tłumaczy Gajda.
Lustrzane środowisko
W przypadku większych przedsiębiorstw przechowujących duże ilości danych lub bardziej narażonych na awarie albo ataki korzystniejsze wydają się technologie z obszaru wirtualizacji. Profesjonalne tego rodzaju rozwiązania prócz tego, że optymalnie chronione, zapewniają uzyskanie wysokich wartości docelowego czasu odzyskiwania – poniżej 15 minut. Systemy takie umożliwiają szybkie tworzenie kopii zapasowych w środowiskach wirtualnych. Powstają one na poziomie tzw. obrazów, spójnych z aplikacją wyjściową kopii zapasowych. Mogą także być tworzone za pomocą zaawansowanego przetwarzania uwzględniającego specyfikę poszczególnych aplikacji albo na podstawie tzw. migawek pamięci masowej, które pozwalają na błyskawiczne tworzenie kopii i przywrócenie zdefektowanego softu w kilka minut (w niektórych przypadkach nawet mniej niż 120 sekund).
Dodatkowym atutem może być automatyczne testowanie i weryfikowanie każdej kopii oraz maszyny pod kątem możliwości odzyskania danych. Systemy posiadające wbudowaną tzw. akcelerację sieci WAN pozwalają natomiast na kilkudziesięciokrotnie szybsze przesyłanie kopii do zewnętrznej lokalizacji, co znacznie obniża obciążenie przepustowości sieci przedsiębiorstwa. Wiele takich rozwiązań jest udostępnianych za darmo w okresie próbnym.
Oszczędności przynosi także brak konieczności budowy we własnym zakresie środowiska danych (dyski twarde, rozbudowa sieci, wykupienie miejsca na zewnętrznym serwerze chmurowym). – Profesjonalny system to w zasadzie lustrzane odbicie wirtualnego środowiska przedsiębiorstwa – tłumaczy Gajda. – W każdej chwili może ono zastąpić system, który ulega awarii.
Przepraszamy za usterki
Jednak nawet w przypadku regularnego tworzenia kopii i właściwego ich przechowywania może dojść do awarii oraz przerw w pracy. Dlatego w firmie powinien być wcześniej opracowany scenariusz postępowania w takiej sytuacji. – Najgorszym wyjściem jest bagatelizowanie problemu – przekonuje Artur Pajkert ze spółki technologicznej Ogicom. – Powoduje zazwyczaj, że klienci i kooperanci dowiadują się o problemie z forów internetowych, co jest najgorszym źródłem z punktu widzenia konieczności ochrony kapitału zaufania.
W razie awarii najważniejsza jest szybka i sprawna komunikacja. W pierwszej kolejności należy powiadomić o niej pracowników i kooperantów. W takim działaniu najlepiej sprawdzają się listy adresowe działające na zasadzie przekierowania poczty. W panelu klienta dostawcy usług hostingowych można wcześniej przygotować adres typu pracownicy@nazwafirmy.pl, który przeznaczony będzie wyłącznie do zastosowań wewnętrznych. Następnie wystarczy ustawić przekierowania na skrzynki pocztowe konkretnych osób.
Ale bardziej istotne jest jednak zawiadomienie klientów i kontrahentów. Informacja o kryzysie zatem możliwie szybko powinna się znaleźć na stronie internetowej firmy. Jeżeli awaria dotknęła również serwer, a czas potrzebny do jej usunięcia przekracza trzy, cztery godziny, warto utworzyć planszę zastępczą. Następnie trzeba możliwie szybko ustawić odpowiednie tzw. autorespondery. Dzięki nim każdy, kto prześle na adres firmy pytanie lub zamówienie, będzie wiedział, że musi liczyć się z wydłużonym czasem oczekiwania na odpowiedź. – Dobry komunikat działa uspokajająco, pomaga ograniczyć straty – twierdzi Pajkert. – Klientów firmy najbardziej bowiem irytuje brak jakiejkolwiek informacji.
Ile kosztuje awaria
70 proc. firmowych dokumentów ma obecnie postać cyfrową. Prawie 90 proc. w ogóle nie jest drukowane i pozostaje tylko w pamięciach. Awaria sprzętu może mieć charakter tzw. logiczny (awaria układów) lub mechaniczny (zniszczenie fizyczne). W pierwszym przypadku dane mogą zostać odzyskane we własnym zakresie. Najprostsze programy (np. Recover My Files, TestDisk, Undelete Plus) dostępne są za darmo, ale przeznaczone są głównie do użytku domowego (mają ograniczone funkcjonalności). Rozbudowane, komercyjne wersje pozwalające na odzyskiwanie danych w różnych aplikacjach, nośnikach oraz przywracanie wiadomości z poczty elektronicznej to wydatek rzędu kilku tysięcy złotych (cena zależy od liczby wbudowanych funkcjonalności oraz użytkowników). Najprostsza, przeznaczona dla jednej stacji wersja EasyRecovery kosztuje ok. 500 zł. Najbogatsze, wielostanowiskowe pakiety to wydatek rzędu 6–7 tys. zł.