Obowiązek ścisłego stosowania się do założeń harmonogramu rzeczowo-finansowego projektu realizowanego ze środków Unii Europejskiej nie kończy się na opisanych już wcześniej przez nas terminach realizacji. Dotyczy również pozostałych zapisów, a w szczególności zaplanowanych kategorii wydatków.

Karolina Sadowska

konsultant Faber Consulting, Europejska Perspektywa

Zgodnie z wytycznymi do Działania 2.3 możliwe było uznanie za koszt kwalifikowany nie tylko wydatków na zakup środków trwałych, ale również wydatków na ich instalację i uruchomienie z wyłączeniem jedynie kosztów szkoleń. Wobec tego, jeżeli wnioskodawca – chcąc otrzymać dofinansowanie wydatków związanych z instalacją i uruchomieniem zakupionych w ramach inwestycji maszyn i/lub urządzeń – przedstawił je jako osobną kategorię (rodzaj wydatków kwalifikowanych) w harmonogramie rzeczowo-finansowym inwestycji, musi zadbać o to, aby również w umowie dostawy wydatki te zostały w jasny sposób wyodrębnione, a ich kwota była zbieżna z zakładaną na etapie wnioskowania. W przeciwnym wypadku, ponieważ umowa dostawy stanowi załącznik do wniosku o wypłatę wsparcia, należy liczyć się z tym, że regionalna instytucja finansująca (RIF) sprawdzająca wniosek o płatność zażąda wyjaśnień i specyfikacji do umowy dostawy. Wyjaśnienia będą konieczne również wtedy, gdy z zapisów umowy dostawy wynika, że takie koszty, jak transport, ubezpieczenie, cło czy przeszkolenie personelu, zawarte zostały w cenie nabywanego środka trwałego. W takim przypadku trzeba jednak liczyć się nie tylko z koniecznością składania dodatkowych wyjaśnień, ale również z obniżeniem kwoty wypłaconego dofinansowania. Ponieważ wymienione kategorie kosztów nie należą do kwalifikowanych, będą musiały – po sprecyzowaniu ich wielkości – zostać odjęte od ceny środka trwałego. W efekcie kosztem kwalifikowanym, od którego naliczana jest dotacja, nie będzie kwota z umowy dostawy, a jedynie mniejsza w porównaniu z nią wartość środka trwałego stanowiącego przedmiot inwestycji. Z praktycznego punktu widzenia najkorzystniejsze dla beneficjenta byłoby więc takie skonstruowanie umowy, zgodnie z którym koszty niekwalifikowane bierze na siebie sprzedający. Wprowadzenie takiego zapisu do umowy pozwoli uniknąć dodatkowych wyjaśnień (i opóźnień w rozliczeniu), a przede wszystkim obniżenia kwoty wypłaconego dofinansowania. Analizując zapisy umowy dostawy, warto pamiętać jeszcze o jednym. Konieczne jest, aby z umowy dostawy wynikały warunki gwarancji na przedmiot sprzedaży, w tym m.in. okres objęty gwarancją oraz usługi (i warunki, na jakich będą one świadczone), do jakich uprawniony jest kupujący (do jakich zobowiązał się sprzedający). Gwarancja może być częścią umowy dostawy lub stanowić odrębny dokument, jest jednak konieczna – stanowi jedną z przesłanek do zapewnienia wymaganej trwałości projektu objętego wsparciem. Wskazane byłoby również, aby umowa dostawy wskazywała rachunek bankowy sprzedającego, na który przelewane będą płatności za przedmiot umowy, oraz precyzowała warunki realizacji kolejnych płatności w ramach umowy. Chociaż wprowadzenie takich zapisów nie jest bezwzględnie wymagane (nie ma ścisłych wytycznych odnoszących się do zapisów umowy dostawy w tym zakresie), powinno to ułatwić ocenę prawidłowości realizacji inwestycji przez regionalną instytucję finansującą na etapie kontroli złożonego przez wnioskodawcę wniosku o płatność i sprawozdania z realizacji inwestycji. Leży to w interesie beneficjenta, bo łatwiejsza kontrola dla RIF daje szansę na szybsze zaakceptowanie złożonych przez wnioskodawcę dokumentów rozliczeniowych, a tym samym na szybszą wypłatę wsparcia.