Następstwem przeprowadzonej – opisywanej w jednym z poprzednich odcinków – procedury wyboru dostawcy przedmiotu projektu jest podpisanie umowy dostawy. Również na tym etapie warto zwrócić uwagę na kilka kwestii praktycznych, które pozwolą uniknąć problemów przy późniejszym rozliczaniu inwestycji lub strat związanych ze zmianą wielkości kosztów kwalifikowanych.

Karolina Sadowska konsultant Faber Consulting, Europejska Perspektywa Zasadniczą kwestią jest dopuszczalność zmiany przedmiotu umowy dostawy, czyli zmiany (jakościowej lub ilościowej) zakresu rzeczowego projektu. To, czy zmiana będzie możliwa, zależy bezpośrednio od jej charakteru, tzn. od tego, w jaki sposób wpłynie ona na zachowanie zadeklarowanych we wniosku o dofinansowanie celów inwestycji. Zgodnie z tym dopuszczalna będzie np. taka zmiana typu zakupowanej maszyny, która (biorąc pod uwagę cechy użytkowe obu typów – pierwotnie zakładanego i ostatecznie zakupionego) nie obniży szans osiągnięcia zadeklarowanych we wniosku o dofinansowanie wskaźników rezultatu. Może to mieć miejsce szczególnie wtedy, gdy od złożenia wniosku o dofinansowanie do faktycznej realizacji inwestycji upływa sporo czasu (wnioskodawca czekał z rozpoczęciem projektu na decyzję o dotacji) i w czasie tym na rynku pojawia się nowy, udoskonalony model maszyny, który w dniu składania wniosku nie był jeszcze dostępny. Naturalne jest, że przedsiębiorca może (czy wręcz – uwzględniając duży nacisk na innowacyjność i wykorzystywanie w projektach najbardziej zaawansowanych technologicznie rozwiązań – powinien) być zainteresowany zakupem nowszego, udoskonalonego urządzenia i pod tym względem wymogi programu nie stanowią żadnej przeszkody. Taka zmiana będzie możliwa, chociaż wiąże się również z już opisywaną procedurą aneksowania umowy dofinansowania. Ale jeżeli nowsza maszyna będzie droższa niż pierwotnie zakładano, nie ma co liczyć na wyższą kwotę dofinansowania (w takim przypadku beneficjent otrzymuje kwotę, o którą pierwotnie wnioskował, chociaż stanowi ona mniejszy procent w stosunku do faktycznie poniesionych przez niego kosztów kwalifikowanych). Warto podkreślić, że nie ma możliwości rozszerzenia ilościowego zakresu prac podlegających dofinansowaniu (np. kupna czterech maszyn zamiast trzech w sytuacji, w której spadek cen rynkowych pozwalałby na taką modyfikację bez wpływu na wielkość kosztów projektu), a ewentualne dodatkowe zakupy – nawet takie, które nie spowodują przekroczenia wielkości zakładanych kosztów projektu – przedsiębiorca musi sfinansować ze środków własnych. Należy zwrócić uwagę na termin podpisania umowy dostawy. Ponieważ za dzień rozpoczęcia realizacji inwestycji uznaje się dokonanie jakiejkolwiek czynności prawnej, rzeczowej lub finansowej zmierzającej do jej wykonania, a podpisanie umowy dostawy mieści się w tak określonych kategoriach, musi ono nastąpić w określonym we wniosku o dofinansowanie terminie realizacji. Podpisanie umowy na zakup towarów lub usług przed dniem złożenia wniosku o dofinansowanie dyskwalifikuje projekt do wsparcia, nawet jeżeli faktura zostanie wystawiona już po jego złożeniu. Podobnie niedopuszczalne jest, aby jakakolwiek płatność zrealizowana została przed datą ustaloną w harmonogramie rzeczowo-finansowym projektu jako dzień rozpoczęcia jego realizacji – nawet jeśli jest to zaliczka, stanowiąca jedynie formę zabezpieczenia się dostawcy przed ewentualną rezygnacją zamawiającego z zakupu.