„Wszyscy kradną!” słysząc to wielu kierowników, dyrektorów obruszy się, powie, że nie wszyscy, przecież ich ludzie nie kradną. Kadrze kierowniczej ciężko uwierzyć, że podwładni dopuszczają się nieuczciwych zachowań.
Niestety w wielu przypadkach osoby obdarzone zaufaniem przez kierownictwo firmy kradną lub popełniają inne nadużycia. Niestety, nie ma firmy, w której nie dochodziłoby do nadużyć.

Okazja, motyw, racjonalizacja

Jak pokazują statystyki, popełnieniu nadużycia sprzyjają trzy elementy. Po pierwsze okazja, która czyni złodzieja. Po drugie motyw – pracownik ma jakiś powód, by dopuścić się nieetycznego działania. Po trzecie racjonalizacja – by pozbyć się dysonansu poznawczego, pracownik uzasadnia swoje działania: „wszyscy tak robią”, „każdy by tak postąpił na moim miejscu”, „firma tyle na mnie zarabia, a mnie tak mało płaci”. Motywy popychające do nadużycia można podzielić na czynniki wewnętrzne – dotyczą sytuacji, w której znajduje się pracownik (np. ma długi, jest hazardzistą, chce się szybko dorobić czy też pragnie pokryć koszty leczenia członka rodziny), i zewnętrzne – wynikające ze słabej procedury kontroli czy sprzyjającej nadużyciom kultury korporacyjnej.

Jak walczyć ?

Kierownictwo firmy powinno monitorować działania pracowników – np. dzięki odpowiednim szkoleniom kadra kierownicza uczy się, na co zwracać uwagę, co może być sygnałem dopuszczenia się nadużyć. Oczywiście nie zawsze nowy, luksusowy samochód księgowej oznacza, że zdefraudowała ona pieniądze. Z drugiej strony miesięczne wakacje magazyniera na Bali mogą być nie wymarzoną podróżą, na którą oszczędzał latami, a następstwem nadużyć. Jedno jest pewne, kierownictwo firmy nie może bagatelizować poszczególnych przypadków, ale powinno też zachować ostrożność przy formułowaniu zarzutów.
Jak wskazują badania Stowarzyszenia Biegłych ds. Wykrywania Nadużyć Gospodarczych (ACFE), najskuteczniejszą metodą pozyskiwania wiedzy na temat nadużyć i nieprawidłowości w firmie są anonimowe informacje od pracowników. Prawie połowa wykrytych przypadków ujrzała światło dzienne dzięki wskazówkom uzyskanym od pracowników. Tak więc bardzo istotne jest, by w każdej firmie istniały i funkcjonowały procedury raportowania o symptomach nadużyć – może to być specjalna linia telefoniczna czy bezpieczny dla użytkowników adres e-mail. Przy czym warto zwrócić uwagę, że statystycznie rzecz biorąc informacje o nieprawidłowościach częściej są przekazywane przez szeregowych pracowników niż np. udziałowców firmy. Nie można też bagatelizować informacji od klientów.
I tak według ostatnich badań ACFE, kierownictwa firm za symptomy mogące świadczyć o nadużyciach uważają: wysoką stopę życia pracowników, która nie ma pokrycia w oficjalnych dochodach; trudności finansowe pracowników. Ich zdaniem tego typu przestępstwom sprzyjają też: rozwody, problemy rodzinne, uzależnienia (od hazardu, leków, alkoholu czy narkotyków), brak awansu czy niezadowolenie z płacy. Podejrzane są też nieprofesjonalnie bliskie kontakty z klientami czy dostawcami lub też duża rotacja personelu, np. w dziale finansowym – w przypadku częstych zmian osobowych ciężko jest określić, kto za co jest odpowiedzialny.
Natomiast psycholodzy zwracają uwagę, że osoba dopuszczająca się nadużyć często ma zmienne nastroje, może być też agresywna lub też nadmiernie podejrzliwa. Może także odmawiać awansu lub wykorzystania urlopu. Powód? Oszukujący pracownik nie chce przekazywać informacji swojemu następcy lub zastępcy, ponieważ boi się wykrycia nieprawidłowości.



Procedury i bezpieczeństwo

Bezpieczeństwo zasobów i informacji w firmie zależy od właściwie zdefiniowanych procesów i procedur oraz stopnia ich egzekwowania. Gdy nie ma kontroli, wzrasta szansa na działania niezgodne z prawem. Gdy brak jest mechanizmów, które zapewniają np. uczciwą rekrutację pracowników czy wybór dostawców, to pojawia się pole do nadużyć.
W dużych firmach są także problemy związane z rozliczaniem prywatnych wydatków razem z tymi poniesionymi na cele służbowe. Od kupienia zeszytów dla dziecka wraz z biurowymi segregatorami, do zakupu komputerów wraz z jednym dodatkowym do domu.
Kierownictwo powinno również zwrócić uwagę na nietypowe transakcje, które w znaczący sposób wpływają na wynik finansowy firmy – np. nadmiernie wysokie rezerwy lub odpisy aktualizujące należności, jak i płatności o nadmiernej wartości w stosunku do rzeczywiście wykonanych usług. Podejrzane są zapisy księgowe niepoparte dokumentacją, liczne nieuzasadnione korekty tuż przed zamknięciem okresu rozliczeniowego. Natomiast większa liczba napraw gwarancyjnych, likwidacji wadliwych produktów oraz zwiększona rotacja produktów może świadczyć o zmowie pracowników.
Czasem oszukują akcjonariusze, którzy pragną wykazać się pozytywnymi wynikami finansowymi, by zwiększyć wartość akcji firmy – np. podczas oferty publicznej lub w związku z opłacanymi kredytami bankowymi.

Jak zmniejszyć ryzyko

Należy przede wszystkim rozbić trójkąt, tj. ograniczać okazje, które czynią złodzieja, przez uczciwe i jasne zasady wynagradzania oraz klarowne ścieżki zawodowe.
Ukształtowanie lojalnego i uczciwego pracownika wymaga konsekwencji. I to nie tylko w kontaktach z podwładnym. Trzeba dać samemu dobry przykład. A na pewno nie jest nim jeżdżenie na rodzinne wakacje, które traktuje się jako wyjazdy szkoleniowe i wpisuje się potem w koszty firmy. Jeżeli tak postępuje szef, to czy należy się dziwić, że podwładni prywatne międzynarodowe rozmowy będą prowadzić ze służbowych telefonów. Walcząc z nadużyciami, należy pamiętać, że przykład idzie z góry, a zapobieganie jest dużo tańsze niż naprawianie szkód.
DGP
Wykrywalność nadużyć zawodowych / DGP
Powiadomienia o sygnałach nadużyć / DGP