Wakacje to czas imprez dla klientów. Od września natomiast ruszają atrakcje dla pracowników.
Branża eventowa jest nadal w naszym kraju dość słabo monitorowana. Brakuje szczegółowych danych dotyczących liczby organizowanych przez korporacje imprez, obrotów poszczególnych firm, budżetów, osób zajmujących się tym biznesem itp.
– Eventy to nadal pewna nowość w naszym kraju – mówi Magdalena Kondas, redaktor specjalistycznego miesięcznika branży „MICE Poland”. – Jednak z naszych obserwacji wynika, że organizowanych jest coraz więcej imprez, branża jest bardzo perspektywiczna i dość dynamicznie się rozwija.

Kontakty to podstawa

– Aby założyć firmę eventową, potrzebny jest telefon, komputer, ale przede wszystkim gruby zeszyt z kontaktami – mówi Magdalena Kondas.
Dużo pracy trzeba włożyć w znalezienie kontrahenta. W każdej większej korporacji pracują osoby odpowiedzialne za organizację imprez (tzw. event managerowie). Ale robią to także poszczególne działy: marketing, human resources, brand managerowie poszczególnych produktów, a nawet osobista asystentka prezesa (organizująca osobiste święta szefa i jego rodziny).
Pierwszym krokiem jest zatem odszukanie w korporacjach odpowiednich osób, nawiązanie z nimi kontaktów i uzyskanie informacji, jakie imprezy znajdują się w ich kalendarzach.

Jak wygrać wyścig

Drugim krokiem będzie przygotowanie oferty. Trzeba włożyć w to sporo wysiłku. Przede wszystkim konieczne jest opracowanie szczegółowego scenariusza, oszacowanie kosztów. Być może konieczne będzie zatrudnienie grafika, który narysuje, jak będą wyglądać dekoracje (raczej w przypadku dużych eventów skierowanych do konsumentów – odbiorców produktów lub zewnętrznych współpracowników firmy).
Jaka jest szansa na uzyskanie zlecenia? Oczywiście firma, która nie ma doświadczenia, znajduje się na gorszej pozycji od tej, która w swoim portfolio ma liczne i skomplikowane logistycznie imprezy.
– Ale młoda agencja zawsze możne wygrać wyścig, oferując na przykład większą liczbę atrakcji za niższą cenę – mówi Kondas. – Akurat mniejsze i nowe firmy mają pod tym względem dużo większą swobodę niż duże, zmanierowane, ale mające renomę eventowe organizacje.



Impreza imprezie nierówna

Jak twierdzą specjaliści, najpopularniejsze w Polsce są eventy integracyjne dla pracowników. Pozwalają one nie tylko na zacieśnienie więzi, ale stworzenie zgranego zespołu. Wśród tego typu imprez na rynku polskim warto wyróżnić tematyczne, organizowane w określonym stylu. Przykładem może być wieczór w stylu np. gruzińskim. Pracownicy dostają odpowiednie stroje, obowiązuje gruzińskie menu, wystrój, muzyka i proponowane zabawy.
Wyjazdy motywacyjne nastawione są z kolei na stymulowanie zaangażowania ludzi pracujących w firmie.
Szczególną popularnością cieszą się np. rejsy. Żeglarska wyprawa po Adriatyku czy Morzu Śródziemnym jest dobrym sposobem na wyróżnienie najlepszych i dodanie motywacji pozostałym. Przy okazji na wynajętym statku, o ile posiada on centrum konferencyjne, można przeprowadzić dodatkowe szkolenia.
Jak zauważa Katarzyna Szczurek z portalu IPO.pl, tego typu przedsięwzięcia są coraz popularniejsze, wiążą się jednak ze sporym wydatkiem, co dla niektórych firm może być barierą nie do przejścia.
Coraz liczniejsze są także tzw. szkolenia outdoorowe, polegające na połączeniu przygody z doskonaleniem określonych umiejętności, takich jak rozwiązywanie sporów, doskonalenie komunikacji czy sztuka negocjacji.
Program imprezy i stopień skomplikowania zadań są szyte na zamówienie, a całość powinni prowadzić profesjonalni trenerzy. Szkolenia takie bazują na nauce przez doświadczenie, które, jak dowodzą specjaliści, jest znacznie skuteczniejsze niż tradycyjne formy nauki i bardziej atrakcyjne dla pracowników.
Event marketing to także imprezy promocyjne, mające na celu bezpośredni kontakt z grupą docelową produktu. Taka impreza ma za zadanie przede wszystkim przyciągnięcie uwagi klientów i promocję marki. Obejmuje nie tylko samo wydarzenie, ale również wiele działań okołopromocyjnych, takich jak reklama w gazetach i internecie, fotoreportaż z imprezy.
Rozbieżność cen jest duża. Wszystko zależy od charakteru imprezy, spodziewanej liczby uczestników, liczby i jakości planowanych atrakcji.

Ile na tym można zarobić

Organizacja prostego wieczoru integracyjnego dla 100 pracowników firmy w pubie, podczas którego przewidziana jest jedna prosta atrakcja (na przykład wizyta telewizyjnej gwiazdy wręczającej nagrody najlepszym sprzedawcom), to wydatek rzędu 5 – 10 tys. zł. Imprezy eventowe dla partnerów zewnętrznych firmy mogą kosztować nawet 50 tys. zł. Budżety ogromnych imprez dla klientów mają budżety liczone nawet w milionach zł.
Wysokość marży agencji jest za każdym razem negocjowana. Dobre, ale dość rzadko uzyskiwane wynagrodzenie wynosi 20 – 30 proc. budżetu. Niskie – to ok. 5 – 7 proc. Większość agencji pracuje na prowizjach zamykających się w tym przedziale.