Kaucja przekazywana wynajmującemu przez najemcę ma być formą gwarancji zabezpieczającą roszczenia z tytułu najmu i szkód powstałych w przedmiocie najmu ponad standardowe jego zużycie.
Kaucja może w praktyce być dobrym narzędziem do uelastyczniania warunków najmu. W relacjach wynajmujący-najemca dotyczących nieruchomości standardem przyjętym na rynku jest przekazywanie wynajmującemu kaucji w wysokości jednomiesięcznej należności czynszowej.

Kaucja dla wynajmującego

Zgodnie z prawem cywilnym kaucja taka co do zasady podlega zwrotowi po zakończeniu najmu. I to zarówno wtedy, gdy umowa terminowa dobiegła końca, jak i nastąpiło jej wypowiedzenie na warunkach zgodnych z prawem.
W związku z tym, że podlega zwrotowi, co do zasady kaucja nie jest przychodem z najmu. Może nim się stać jedynie wtedy (cała lub jej część), gdy wynajmujący nie jest zobowiązany do zwrotu w związku z zaległością czynszową najemcy. Albo wtedy, gdy najemca nie użytkował w sposób właściwy wynajętej nieruchomości, wskutek czego doszło do szkód w majątku, zaległości w opłatach licznikowych czy wobec dostawców mediów elektronicznych albo uszkodzeniu ponad standardowe zużycie uległ sam lokal lub zgromadzone w nim sprzęty i wyposażenie.
Z kaucji można uczynić dużo większy użytek, przede wszystkim do zabezpieczenia ponadstandardowych oczekiwań stron umowy. I to zarówno wynajmującego, jak i najemcy.

Ponadstandardowe oczekiwania

Zdarza się, że potencjalny najemca warunkuje zawarcie umowy na warunkach proponowanych przez wynajmującego tylko wtedy, gdy wynajmujący uzupełni wyposażenie lokalu (np. o dodatkowe meble, wyposażenie kuchni, sprzęt rtv itp.) albo podwyższy jego standard, np. instalując klimatyzację. To zaś oznacza dla wynajmującego dodatkowe koszty. Ma dwie możliwości: poczekać na innego kontrahenta gotowego do zawarcia umowy najmu albo ustąpić w negocjacjach i zdecydować się na koszty.
Dodatkowa inwestycja może jednak okazać się nietrafiona, gdy najemca szybko odstąpi od najmu, a dla nowych kontrahentów zmiany poczynione w przedmiocie najmu nie będą na tyle ważkie, by byli oni skłonni dopłacić za podwyższony standard.
Wynajmujący może proponować podwyższenie czynszu najmu w związku z wydatkami poniesionymi na ponadstandardowy jego status – na co zgody może nie wyrazić zgłaszający taki postulat kandydat na najemcę – albo np. zaproponować mu wpisanie do umowy najmu dodatkowego zabezpieczenia.

Kaucja jak odszkodowanie

Zabezpieczeniem może być dodatkowa kaucja – jedno- czy nawet wielomiesięczna, która w przypadku odstąpienia od umowy najmu przez najemcę przed terminem z przyczyn nieleżących po stronie wynajmującego stanie się dla niego odszkodowaniem, a więc nie będzie podlegać zwrotowi. Natomiast gdy umowa najmu zostanie rozwiązana w uzgodnionym wcześniej terminie, także ta dodatkowa kwota wróci do rąk najemcy.
Na podobnych zasadach można uzgodnić w umowie najmu wszelkie inne ponadstandardowe warunki, które wymagają dodatkowego, umownego zabezpieczenia, by równowaga praw i obowiązków stron umowy najmu była zachowana. Bo przecież zachowanie takiej równowagi to fundamentalna zasada gwarantująca trwałość każdego kontraktu.