Osoba uzyskująca przychody z najmu poza działalnością gospodarczą płaci podatek dochodowy, w tym zaliczki na podatek, jeśli są wymagane, dopiero wtedy, gdy faktycznie uzyska przychód.
U osób rozliczających się z fiskusem z przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej przychód powstaje niezależnie od tego, czy otrzymają one należność za sprzedany towar czy świadczoną usługę. Zasada ta dotyczy także osób, które rozliczają najem jako formę usługi świadczonej w ramach działalności gospodarczej. Natomiast w przypadku przychodów z najmu jako odrębnego źródła przychodu obowiązek podatkowy pojawia się dopiero z chwilą faktycznego otrzymania należności. I to nawet wtedy, gdy osoby takie wystawią wynajmującemu rachunek.

Podatek od należności

Mówiąc najogólniej, nawet gdy strony najmu wiąże umowa najmu zawarta na piśmie, a w umowie tej jasno są określone terminy przekazywania należności z tytułu tej umowy przez najemcę na rzecz wynajmującego, to jeśli nie ma należności, nie ma obowiązku podatkowego. Reguła ta dotyczy zarówno osób, które dla rozliczeń z fiskusem dla przychód z najmu stosują ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, jak i tych, które pozostają przy opodatkowaniu dochodów z najmu według skali tabeli podatkowej.
W konsekwencji może być tak, że osoby takie nie płacą ryczałtu ani zaliczek na podatek regularnie.

Bez przychodu nie ma ryczałtu

Zgodnie z art. 6 ustawy o podatku zryczałtowanym, opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych podlegają również otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń z tytułu umowy najmu, podnajmu, dzierżawy, poddzierżawy lub innych umów o podobnym charakterze. Z przepisu tego wynika jednoznacznie, że aby powstał obowiązek zapłaty ryczałtu od przychodów z najmu, trzeba otrzymać lub przynajmniej mieć postawioną do dyspozycji wartość (np. zgodnie z umową najmu najemca płaci należność do rąk wynajmującego i chce ją zapłacić, a wynajmujący z jakichś powodów nie chce lub nie może jej odebrać).
Jeśli więc z umowy najmu wynika, iż należności płatne są co miesiąc, to wynajmujący płaci od nich ryczałt tylko za te miesiące, w których je otrzymał. Gdy wcześniej wybrał rozliczenia kwartalne, analogicznie ryczałt płaci tylko za te kwartały, w których pieniądze otrzymał. Jeśli zdarzy się, że mimo zawartych umów najmu nie uda mu się od wynajmującego w danym roku żadnych pieniędzy wyegzekwować, wówczas nie płaci ani ryczałtu, ani nie składa PIT-28 od najmu do końca stycznia następnego roku.

Zaliczka i podatek od dochodu

Ta ogólna reguła o powstaniu obowiązku podatkowego dotyczy także osób rozliczających się z najmu według skali tabeli podatkowej. Zgodnie z art. 11 ustawy o PIT, przychodami, z pewnymi zastrzeżeniami, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Te zastrzeżenia dotyczą niektórych źródeł przychodów, m.in. z działalności gospodarczej, w którym to przypadku za przychód uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane.
Przy rozliczeniach w formie zaliczkowej otrzymanie należności jeszcze nie przesądza o tym, czy podatnik musi faktycznie zapłacić zaliczkę na podatek. Taki obowiązek pojawi się bowiem dopiero wówczas, gdy przychód pomniejszony o koszty da dochód wyższy do kwoty wolnej od podatku (3091 zł za 2008 r.). Gdy dochód przekracza tę kwotę, podatnik płaci zaliczki na podatek za każdy miesiąc, w którym dochód (liczony narastająco od początku roku) uzyskał. Ostateczne rozliczenie, po zsuwaniu z innymi dochodami podlegającemu podatkowi ustalanemu według skali tabeli podatkowej, w jego przypadku stanowi PIT-36 składany w terminie do 30 kwietnia następnego roku podatkowego.