Zmienione przepisy umożliwiają przeprowadzenie zgromadzenia właścicielskiego na odległość nawet wtedy, gdy takiej możliwości nie wpisano w statucie albo umowie organu. Możliwe stało się też podejmowanie decyzji przez zarządy i rady nadzorcze bez konieczności spotykania się.
Jeszcze do niedawna przepisy kodeksu spółek handlowych (dalej: k.s.h.) wymagały co do zasady, ażeby w spółkach kapitałowych rady nadzorcze podejmowały decyzje na posiedzeniach, w których członkowie biorą udział osobiście (np. art. 222 k.s.h. w odniesieniu do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością). Analogiczną zasadę stosowano do posiedzeń zarządów oraz zgromadzeń właścicielskich. Przy czym istniała możliwość dopuszczenia w umowie (dla spółek z o.o.) bądź statucie (dla spółek akcyjnych) możliwości porozumiewania się na odległość. To się zmieniło za sprawą nowelizacji z 31 marca 2020 r. specustawy w sprawie zwalczania koronawirusa (czyli ustawy o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw; Dz.U. poz. 568), która znowelizowała k.s.h.
Nowe przepisy – w największym uproszczeniu – odwracają zasadę zawartą w k.s.h. Domyślnie organy spółek kapitałowych mogą obradować zdalnie. Wyjątkiem będzie sytuacja, gdy wprost w umowie bądź statucie wskazane będzie, że zdalne podejmowanie decyzji jest niedopuszczalne. Mówiąc językiem prawników: zasadę „wstępowania do zdalności” zastąpiono zasadą „wystąpienia ze zdalności”.
Jak odbyć zgromadzenie wspólników w spółce z o.o. …
Zwołanie zgromadzenia wspólników leży w gestii zwołującego zgromadzenie, czyli zarządu. Może on, lecz nie musi, uznać, że udział w zgromadzeniu następuje przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej (zmieniony art. 2341 par. 1 k.s.h). Jeśli zapadnie taka decyzja, to o sposobie zdalnego udziału trzeba poinformować uczestników w zawiadomieniu. Musi ono zawierać informacje o sposobie uczestnictwa (np. wskazanie aplikacji, która zostanie wykorzystana w tym celu), zasadach wypowiadania się, formie wykonywania prawa głosu oraz instrukcję, jak można wnieść sprzeciw od podjętej uchwały.
Zmianie nie ulegają dotychczasowe generalne wymogi co do zasad zawiadamiania. Zgodnie z art. 238 par. 1 k.s.h. zgromadzenie wspólników zwołuje się za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia. Zamiast listu poleconego lub przesyłki kurierskiej zawiadomienie może być wysłane pocztą elektroniczną, jeżeli wspólnik uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane.
…a jak walne w akcyjnej
Zasady dla spółki akcyjnej są analogiczne, przy czym odmienności od ustawowych rygorów znajdować się powinny, z natury rzeczy, w statucie spółki.
O możliwości udziału w walnym zgromadzeniu akcjonariuszy także postanawia zwołujący zgromadzenie. Co istotne – to uprawnienie, a nie obowiązek. To znaczy zwołujący zgromadzenie nie jest zobligowany do tego, by przewidzieć formę zdalną udziału. To o tyle logiczne, że w wielu spółkach nie ma takiej potrzeby, gdyż akcjonariat nie jest rozproszony, lecz skupiony w jednej lub kilku parach rąk.
W przypadku spółek akcyjnych publicznych istnieje natomiast wymóg, by zapewniona była transmisja obrad walnego zgromadzenia w czasie rzeczywistym, np. za pośrednictwem strony internetowej spółki (zakładki dla akcjonariuszy). W przypadku wykonywania prawa głosu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej spółka niezwłocznie powinna przesłać akcjonariuszowi elektroniczne potwierdzenie otrzymania głosu.
W przypadku spółki akcyjnej trzeba również pamiętać o tym, że nadal obowiązują przepisy dotyczące zasad informowania o zgromadzeniu. Zgodnie z art. 402 par. 1 k.s.h. ogłoszenie o zwołaniu powinno być dokonane na trzy tygodnie przed terminem odbycia zgromadzenia. Gdy zaś mowa o spółce publicznej, termin wynosi 26 dni przed walnym (art. 4021 par. 2 k.s.h.). Wyjątkiem jest przypadek spółki akcyjnej, w której wszystkie akcje są imienne – wówczas zgromadzenie zwołuje się przez ogłoszenie, które powinno być dokonane co najmniej na trzy tygodnie przed terminem walnego.
Ustawodawca postanowił, że w odniesieniu do zgromadzeń właścicielskich (w obu typach spółek kapitałowych), które zostały zwołane przed 31 marca 2020 r., zwołujący je może postanowić o umożliwieniu uczestnictwa w nich w zdalnym trybie. Warunkiem jest poinformowanie zainteresowanych nie później niż na cztery dni przed dniem odbycia zgromadzenia.
Trzeba zacząć od regulaminu
Doktor Radosław L. Kwaśnicki oraz Karol Szymański z kancelarii RKKW – Kwaśnicki, Wróbel & Partnerzy, którzy brali udział w pracach nad przygotowaniem nowelizacji, zwracają uwagę, że aby przeprowadzić zgromadzenie z elementem „zdalnym”, konieczne jest, by uprzednio rada nadzorcza (w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością zaś, w której organ ten nie występuje – sami wspólnicy, procedując choćby pisemnie) określiła w formie regulaminu szczegółowe zasady udziału w organie właścicielskim przy wykorzystywaniu środków komunikacji elektronicznej. Wspomniany regulamin nie może ustalać wymogów utrudniających uczestnictwo w zgromadzeniach na odległość oraz warunków nieproporcjonalnych do potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa procedowania. – Obowiązek opracowania przywołanego regulaminu stanowi również pewną ochronę wspólników oraz akcjonariuszy przed arbitralnością w doborze środków łączności elektronicznej przez osoby zwołujące zgromadzenie – wyjaśniają eksperci.
O czym pamiętać, ustalając zasady
Prawnicy z kancelarii RKKW podkreślają, że każdy uczestnik zgromadzenia spółki kapitałowej na odległość musi mieć zapewnioną możliwość dwustronnej komunikacji w czasie rzeczywistym z pozostałymi osobami biorącymi udział w wydarzeniu. Chodzi w szczególności o porozumiewanie się z przedstawicielami zarządu, rady nadzorczej oraz innymi wspólnikami czy akcjonariuszami. – Trzeba umożliwić takim osobom realizowanie wszystkich przysługujących im praw korporacyjnych, jak uczestniczenie w dyskusji oraz prezentowanie projektów uchwał, w takim samym zakresie, jak gdyby byli fizycznie obecni w sali obrad – zaznaczają Radosław Kwaśnicki i Karol Szymański.
Zarządzający spółkami muszą pamiętać, że podczas zgromadzeń właścicielskich chodzi nie tylko o przegłosowanie tego, co trzeba poddać pod głosowanie. Trzeba także umożliwić dialog w celu ustalenia dalszych działań spółki. Brak warunków do wymiany poglądów podczas obrad zgromadzenia wypaczałby sens tego organu, a efekty mogłyby być wadliwe.
Jakie środki porozumiewania się
Wielu mniej doświadczonych menedżerów zastanawia się, co to znaczy, że decyzje można podejmować „z wykorzystaniem środków porozumiewania się na odległość”. Większość osób przez to pojęcie rozumie wideokonferencję podobną do tej, która jest dostępna np. za pośrednictwem aplikacji Skype czy Zoom. W pełni dopuszczalna jednak jest również telekonferencja. Zgodnie z doktryną utożsamianie środków porozumiewania się na odległość jedynie z usługami internetowymi nie jest uprawnione, jakkolwiek obecnie najczęściej to za pośrednictwem internetu przekazuje się dane. W rachubę wchodzić może również przekaz głosowy z wykorzystaniem telefonu komórkowego lub czat, za pośrednictwem którego uczestnik zgromadzenia wyraża swą wolę. Warunkiem jest to, by komunikacja była dwustronna.
W spółkach, w których w zgromadzeniu bierze udział niewiele osób, najlepszym rozwiązaniem wydaje się albo telekonferencja (usługę taką oferuje większość rodzimych operatorów telefonicznych), albo prosty program do obsługi wideokonferencji. W zgromadzeniach, w których udział może wziąć wiele osób, rozwiązania te się nie sprawdzą. Trudno wyobrazić sobie przecież telekonferencję na sto osób. Kiepskim pomysłem jest również wykorzystanie aplikacji do streamingu wideo (przekonała się o tym ostatnio duża spółka obuwnicza, która konferencję wynikową prowadziła za pośrednictwem aplikacji Zoom – wskutek technicznych niedoskonałości i złego skonfigurowania aplikacji na ekranie widzów szybko pojawiły się obrazki pornograficzne oraz swastyki).
O tym, że to wyzwanie dla spółek, przekonuje Julia Trzmielewska, senior associate w kancelarii Gessel, Koziorowski. Przyznaje ona, że spółki dotychczas rzadko decydowały się na prowadzenie zdalnych zgromadzeń, co wynikało przede wszystkim z kosztów i obaw o możliwość zapewnienia odpowiedniej infrastruktury technicznej. Bo w przypadku zgromadzeń dużych podmiotów, w których udział może wziąć wiele osób, najlepiej wykorzystać aplikację specjalnie przygotowaną na takie okazje. Nie tylko umożliwia ona odbiór obrazu i dźwięku z innych miejsc oraz możliwość przesyłania obrazu i dźwięku, lecz także zawiera prosty mechanizm głosowania za poszczególnymi uchwałami.
– Całkiem niedawno Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych wyszedł temu naprzeciw i udostępnił aplikację eVoting opartą na technologii blockchain, która umożliwia zdalny udział i głosowanie na walnych zgromadzeniach. Co ważne, koszt wykorzystania tej technologii nie jest wysoki. Na rynku dostępne są obecnie także inne, komercyjne rozwiązania – wskazuje Julia Trzmielewska. I dodaje, że zapewne zarówno KDPW, jak i inne podmioty, biorąc pod uwagę obecne potrzeby, będą dążyły do rozbudowania funkcjonalności swoich aplikacji, tak by odpowiadały na potrzeby emitentów i akcjonariuszy w jeszcze większym stopniu.
Ramka 1
Posiedzenia na nowych zasadach
Zgodnie z nowo dodanymi do art. 208 k.s.h. par. 51‒53 w posiedzeniu zarządu sp. z o.o. można uczestniczyć przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Zarząd może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Członkowie zarządu mogą brać udział w podejmowaniu uchwał, oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu. Tym samym w praktyce ustawodawca pozwolił menedżerom spółki samodzielnie określić sposób podejmowania decyzji. Nic nie stoi na przeszkodzie, by np. dwóch członków zarządu siedziało w sali konferencyjnej, trzeci zaś zabierał głos i wyrażał swoją wolę za pośrednictwem tele- lub wideokonferencji.
Analogiczne zasady dotyczą rady nadzorczej w spółce z o.o. Ustawodawca dookreślił jedynie, że uchwała jest ważna wtedy, gdy wszyscy członkowie rady zostali powiadomieni o treści projektu uchwały oraz co najmniej połowa członków rady wzięła udział w podejmowaniu uchwały. Jednocześnie umowa spółki może przewidywać surowsze wymagania dotyczące podejmowania uchwał.
Ramka 2
Teraz także uchwały personalne online
Ustawodawca postanowił również umożliwić podejmowanie w zdalny sposób decyzji personalnych, co do tej pory było niemożliwe.
– Uchylono dotychczasowe ograniczenia podejmowania uchwał w trybie online lub na piśmie w zakresie wyborów przewodniczącego i wiceprzewodniczącego rady nadzorczej, powołania członka zarządu oraz odwołania i zawieszania w czynnościach tych osób – wyjaśnia Bartosz Sierakowski, wspólnik w kancelarii Zimmerman i Wspólnicy.
Janusz Kowalski, wiceminister aktywów państwowych, tłumaczy, że w dobie epidemii wymiana części składu zarządzającego spółką może być konieczna. Przykładowo można sobie wyobrazić, że niektórzy członkowie zarządu zachorowali na koronawirusa i nie są w stanie wypełniać swych zadań. Zarazem może istnieć potrzeba, by ktoś ich zastąpił w roli członka zarządu. – To ważne decyzje personalne, które niekiedy trzeba podejmować szybko. Nie ma żadnego powodu, by to utrudniać poprzez wymóg osobistego, fizycznego głosowania, które z wielu względów może być niemożliwe – wyjaśnia minister Kowalski.
– Nadal nie będzie możliwości oddania głosu na piśmie co do spraw wprowadzonych do porządku obrad na posiedzeniu rady nadzorczej. Innych ograniczeń nie przewidziano – dodaje Bartosz Sierakowski.
Podstawa prawna
• art. 208 par. 51‒53, art. 222, art. 2341 par. 1, art. 238 par. 1, art. 402 par. 1, art. 4021 par. 2 ustawy z 15 września 2000 r. ‒ Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 505; ost. zm Dz.U. z 2020 r. poz. 568),
• ustawa z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (t.j. Dz.U. poz. 374; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 568).
