Administrator musi zadbać o to, by korespondencja faktycznie trafiała wyłącznie do właścicieli lokali. W przeciwnym razie naraża się na ryzykowo naruszenia ochrony danych osobowych.
W jednym z ostatnich numerów newslettera Urzędu Ochrony Danych Osobowych przeznaczonego dla inspektorów ochrony danych organ nadzorczy wyraził pogląd, że korespondencja zawierająca dane dłużników wspólnoty mieszkaniowej powinna być doręczona w taki sposób, aby mogli się z nią zapoznać wyłącznie jej członkowie. „Nieuprawnione jest zatem wrzucanie jej do skrzynek pocztowych bez odpowiedniego zabezpieczenia, gwarantującego, że dostępu do takich danych nie uzyskają osoby nieuprawnione, np., wynajmujące mieszkania, które nie mają prawa do zapoznania się tego typu informacjami. Taka sytuacja rodzi zatem ryzyko naruszenia ochrony danych osobowych” – czytamy w informacji.
UODO poinformował przy tym, że do wspólnoty, która doręczała w ten sposób pisma, skierował niedawno wezwanie do zmiany praktyk.
Organ przypomina też, że powyższe wynika z art. 27 ustawy z 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 737 ze zm.). Zgodnie z nim każdy właściciel lokalu ma prawo i obowiązek współdziałania w zarządzie nieruchomością wspólną. Zdaniem UODO oznacza to, że możliwość uzyskiwania informacji o zadłużeniach poszczególnych lokali ma tylko właściciel lokalu.
Tajemnica korespondencji
Skrytykowana przez organ wspólnota już wprowadziła rozwiązania gwarantujące, że listy do jej członków będą trafiały wyłącznie do nich. Mianowicie w przypadku, gdy mieszkania są wynajmowane, korespondencja ma być kierowana listem poleconym na wskazany przez właściciela adres do doręczeń. Tymczasem w przesłanym do nas dodatkowym wyjaśnieniu UODO podkreślił, że nie krytykuje samej praktyki polegającej na wrzucaniu korespondencji o zobowiązaniach do skrzynek pocztowych. Istotne jest jednak to, aby skrzynka faktycznie była używana przez adresata takich listów, a same przesyłki były odpowiednio zabezpieczone (patrz: stanowisko Urzędu Ochrony Danych Osobowych). W momencie, gdy koperta zawierająca poufne informacje jest zamknięta i opisana danymi adresata, to chroni ją bowiem tajemnica korespondencji.
Co grozi za naruszenie
Uprawnienia naprawcze prezesa UODO (na podstawie art. 58 ust. 2 RODO):
• wydawanie ostrzeżeń dotyczących możliwości naruszenia RODO;
• udzielanie upomnień w przypadku naruszenia RODO;
• nakazanie administratorowi lub podmiotowi przetwarzającemu spełnienie żądania osoby, której dane dotyczą;
• wprowadzenie czasowego lub całkowitego ograniczenia przetwarzania, w tym zakazu przetwarzania;
• nałożenie, oprócz lub zamiast pozostałych środków naprawczych, administracyjnej kary pieniężnej.
Kary Prezesa UODO mogą wynieść:
• do 10 mln euro lub do 2 proc. całkowitego rocznego światowego obrotu przedsiębiorstwa z poprzedniego roku obrotowego (zastosowanie ma kwota wyższa) za np.: nieprawidłowości w zakresie powierzenia przetwarzania danych; niewłaściwe prowadzenie rejestru czynności przetwarzania lub jego brak; czy też niezgłoszenie naruszenia ochrony danych lub niezawiadomienie o naruszeniu osoby, której dane dotyczą;
• do 20 mln euro lub w wysokości do 4 proc. całkowitego rocznego światowego obrotu przedsiębiorstwa z poprzedniego roku obrotowego, np. za przetwarzanie danych osobowych niezgodnych z zasadami RODO, niedotrzymanie warunku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych, niedotrzymanie warunków przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych, niedopełnienie obowiązku informacyjnego, czy prawa do sprostowania.
Z kolei radca prawny Ewa Derc, wspólnik w Kancelarii Derc Pałka Kancelaria Radców Prawnych w Warszawie przypomina, że zgodnie z art. 267 par. 1 kodeksu karnego kto bez uprawnienia uzyskuje dostęp do informacji dla niego nieprzeznaczonej, otwierając zamknięte pismo, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. – Wydaje się zatem, że zamknięta i zaadresowana koperta wrzucona do skrzynki pocztowej powinna być wystarczająca, gdyż takie działania administratora danych osobowych, jakim jest wspólnota mieszkaniowa, znacząco mitygują ryzyko naruszenia ochrony danych osobowych – potwierdza mec. Ewa Derc.
Natomiast Maciej Gawroński, partner zarządzający w kancelarii Gawroński & Partners, uważa, że dane dotyczące windykacji wspólnota lub spółdzielnia mieszkaniowa może przetwarzać na podstawie tzw. uzasadnionego interesu administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). – W takim przyypadku zawsze trzeba wyważyć, jakie działania będą proporcjonalne do celu, jakim jest zaspokojenie długu. Zdecydowanie takich danych nie można wrzucać po prostu do skrzynki, jeżeli nie ma się pewności, że prawidłowy adresat nie będzie w stanie odebrać takiej korespondencji – uważa mec. Maciej Gawroński.
Nieco odmienne stanowisko prezentuje dr Marlena Sakowska-Baryła, radca prawny i partner w Sakowska-Baryła Czaplińska Kancelaria Radców Prawnych oraz redaktor naczelna „ABI Expert”. Według niej, choć właściciel lokalu ma ustawowe prawo do zapoznania się z informacją o długu, to jednocześnie w jego interesie leży, aby wspólnota posiadała jego prawidłowy adres do korespondencji. Ma więc wątpliwości, czy w momencie, gdy przesyłka jest odpowiednio zabezpieczona i wysłana na adres podany przez właściciela lokalu, to wspólnota może ponosić odpowiedzialność za sytuację, w której adres okaże się być nieprawidłowy.
Co z innymi danymi
Powstaje jeszcze jedno pytanie: czy, biorąc pod uwagę opinię UODO, odpowiednie zabezpieczenie informacji należy stosować również do korespondencji innej niż ta o ewentualnych długach? Zdaniem mec. Ewy Derc praktyka doręczania różnego rodzaju korespondencji powinna być spójna. – A zatem tak informacje o zadłużeniu, jak i np. informacje dotyczące wysokości czynszu powinny trafiać do rąk faktycznego adresata – uważa mec. Ewa Derc. Wtóruje jej dr Zuzanna Łaganowska, radca prawny w kancelarii Bąkowski Kancelaria Radcowska, która uważa, że korespondencja dotycząca np. informacji o sprawdzaniu stanów licznika, planowanych prac remontowych może być wysyłana w zapieczętowanej kopercie pod adres wskazany przez członka wspólnoty. – Zarówno wspólnoty, jak i spółdzielnie praktykują okresowe przeprowadzanie ankiet dotyczących adresów do doręczeń. Wrzucenie listów do skrzynki wydaje się być wystarczające – stwierdza dr Zuzanna Łaganowska.
Ściganie dłużników
Dr Zuzanna Łaganowska, radca prawny w kancelarii Bąkowski Kancelaria Radcowska uważa, że dbałość o doręczenie korespondencji do właściwego adresata może leżeć w interesie wspólnoty mieszkaniowej. – Jeżeli chodzi o wysyłkę pisma zawierającego wezwanie do zapłaty lub innego rodzaju pisma przedsądowego, to zawsze powinno być ono wysłane listem poleconym za zwrotnym poświadczeniem odbioru. Ewentualnie, co bywa powszechne, korespondencję dostarcza personel sprzątający lub gospodarz domu, czyli pracownik wspólnoty. Zbierają oni potwierdzenie odbioru w postaci podpisu adresata – mówi dr Zuzanna Łaganowska. I dodaje, że daje to wspólnocie dowód, że ważna korespondencja została wysłana i doręczona bądź niedoręczona właściwemu adresatowi. To bardzo ważne, gdyż potwierdzenie może być użyte jako dowód w sprawie.
Co jednak zrobić w momencie, gdy właściciel wynajmujący mieszkanie i będący dłużnikiem wcale nie jest skory do podania właściwego adresu do korespondencji? Wszak po niedawnej reformie kodeksu postępowania cywilnego, wprowadzającej określone negatywne konsekwencje w przypadku braku posiadania przez wierzyciela (powoda) adresu faktycznego zamieszkania dłużnika (pozwanego), rośnie prawdopodobieństwo stosowania takich uników. – Wówczas wyjściem z sytuacji może być skorzystanie z pomocy komornika, który ma uprawnienia do poszukiwania osoby i jej faktycznego adresu. Niestety, wymaga to czasu – mówi mec. Ewa Derc.
Prawniczka uważa, że już dziś wspólnoty mieszkaniowe zapobiegawczo mogą pomyśleć o wprowadzeniu odpowiednich zmian w statucie wspólnoty. – Warto poszerzyć statut lub inny akt wewnętrzny regulujący stosunki wewnątrzwspólnotowe o konieczność podawania i aktualizowania adresu do korespondencji – radzi mec. Ewa Derc.
A jak w spółdzielniach?
Czy powyższe dywagacje można odnieść również do spółdzielni mieszkaniowych? UODO w odpowiedzi na nasze pytanie wskazało dość ogólnie, że zgodnie z zasadą rozliczalności, każdy administrator jest odpowiedzialny za to, by zorganizować doręczanie korespondencji w sposób zgodny z zasadami RODO. „Opisanych zasad powinni przestrzegać wszyscy administratorzy, a więc także spółdzielnie mieszkaniowe” – czytamy w stanowisku UODO. [stanowisko]
Zdaniem mec. Ewy Derc z racji braku analogicznego przepisu jak art. 27 ustawy o własności lokali, wrzucanie korespondencji do skrzynek pocztowych pod adres wskazany przez członka spółdzielni wydaje się być wystarczające, o ile oczywiście listy są zabezpieczone i opisane danymi adresata.
Warto zaznaczyć, że organ nadzorczy od dawna prezentuje dość konserwatywne podejście w kwestii przetwarzania danych osobowych dłużników spółdzielni mieszkaniowych. Przypomnijmy, że GIODO (poprzednik UODO) prezentował – zdaniem ekspertów – restrykcyjny pogląd dotyczący art. 4 ustawy z 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 845 ze zm.)., który to stanowi, że dorosłe osoby współzamieszkujące z członkiem spółdzielni są współzobowiązane do zapłaty należności w przypadku zaistnienia długu w danym lokalu. GIODO wyrażał opinię, że spółdzielnie nie mogą zbierać informacji o osobach współzamieszkujących do czasu, aż wspomniany dług nie powstanie – dopiero wówczas powstaje bowiem podstawa do zbierania danych osobowych osób współzamieszkujących. – Spółdzielniom, pomimo posiadania podstawy prawnej, organ nadzorczy ograniczył de facto uprawnienie do możliwości ściągania długów – wskazuje mec. Ewa Derc.
Stanowisko Urzędu Ochrony Danych Osobowych z 22 listopada 2019 r. dla DGP
Tak jak wskazano w materiale opublikowanym w październikowym wydaniu newslettera dla IOD, „wspólnota mieszkaniowa powinna w taki sposób zorganizować doręczanie wszelkiej korespondencji zawierającej dane osobowe jej członków, by jednocześnie był on współmierny z celem ich przetwarzania i chroniony przed dostępem osób trzecich”. Zatem każda korespondencja zawierająca dane osobowe powinna być doręczana tak, by zapewnić, że nie dostanie się ona w ręce osób nieuprawnionych. Zasady tej powinni przestrzegać wszyscy administratorzy, a więc także wspólnoty i spółdzielnie mieszkaniowe.
W ocenie UODO dopuszczalne jest, by korespondencja była dostarczana do skrzynek pocztowych, czy to przez listonoszy, czy przez upoważnionych pracowników administratora albo zarządcy nieruchomości. W tym drugim przypadku ważne jest, by każda osoba, która przy wykonywaniu obowiązków służbowych ma dostęp do danych osobowych, miała nadane upoważnienie do ich przetwarzania.
Istotne jest również, by korespondencja zawierająca dane osobowe była zabezpieczona przed dostępem osób trzecich, a więc np. znajdowała się w zaadresowanej imiennie, zaklejonej kopercie.
Jednocześnie warto zaznaczyć, że zgodnie z zasadą rozliczalności każdy administrator jest odpowiedzialny za to, by zorganizować sposób doręczania korespondencji w sposób zgodny z zasadami RODO. Ma więc przy tym pewną swobodę, ale odpowiada za podjęte decyzje. Zasady tej powinni przestrzegać wszyscy administratorzy, a więc także (…) spółdzielnie mieszkaniowe”.
